Die Entwicklung der Tools der Lokalisierungsabteilung: Fallstudie BDO

Der Weg zu effizienten Übersetzungen ist für jedes Unternehmen, das auf internationale Märkte expandieren möchte, eine einzigartige Geschichte. Schließlich gibt es kein Patentrezept, das einfach funktioniert – man muss verschiedene Tools und Ansätze ausprobieren, um herauszufinden, welches am besten zu den eigenen Anforderungen passt.

Natalia Garbuz, Leiterin der Abteilung für Datenverarbeitung bei BDO Ukraine, durchlief viele verschiedene Phasen, bis sie schließlich bei Smartcat landete.

Ziemlich viele. Wir sind ein saisonales Unternehmen, das mit vielen eher typischen Dokumenten zu tun hat. Je nachdem, wie gut man das Geschäft kennt, ist das eine Herausforderung für sich.

Zunächst mussten wir sicherstellen, dass alle Abteilungen, die mit Dokumentvorlagen arbeiten, dasselbe System verwenden konnten wie unsere Lokalisierungsabteilung. Trados beispielsweise musste auf jedem einzelnen PC separat installiert werden, was zusätzliche Kosten verursachte und die Zusammenarbeit an einem einzigen Projekt unmöglich machte.

Zweitens haben wir strenge Richtlinien für die visuelle Formatierung – das bedeutet, dass alles, was hereinkommt, auch genau so wieder herauskommen muss. Trados, das wir verwendet haben, änderte beim Export die Formatierung des Dokuments, was uns endlose Kopfschmerzen bereitete.

Was wir wirklich brauchten, war eine cloudbasierte Kollaborationsplattform mit redaktionellen Funktionen, Übersetzungsspeichern, persönlichem Speicherplatz und gemeinsamen Funktionen. Da wir uns ausschließlich mit Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung und Finanzberichterstattung befassen, benötigten wir natürlich auch eigene Glossare.

Wir haben in Smartcat alle Funktionen und Merkmale gefunden, die wir uns gewünscht haben. Dazu gehören Übersetzungsspeicher, Terminologiedatenbanken, Glossare, maschinelle Übersetzungen von verschiedenen Anbietern (z. B. DeepL), ein Unternehmenskonto mit separaten Lizenzen für Mitarbeiter und vieles mehr. Wir sind auch sehr froh darüber, dass die Formatierung der Dokumente beim Export erhalten bleibt – das ist ein Segen.

Darüber hinaus ist Smartcat cloudbasiert, was wir aufgrund der Ausrichtung unseres Unternehmens auf Cybersicherheit und Datenschutz für sehr wichtig halten.

Die Wahl des richtigen Tools war für uns nicht einfach. Vor 20 Jahren war es ein gedrucktes Wörterbuch. In den 90er Jahren kam Trados auf den Markt, was ein großer Schritt in die richtige Richtung war, aber auch dieses Tool musste weiterentwickelt werden. Die 2000er Jahre? Google Translate. Ein Traum! Kostenlos, effizient und mit unzähligen Sprachpaaren, aber manchmal auch komisch ungenau. Alles gut, aber immer noch nicht gut genug, um professionelle Übersetzungen vollständig zu unterstützen. Die Vorteile einer ausgereiften maschinellen Übersetzung waren ebenfalls etwas, das wir uns wünschten.

Dann kam 2012 Smartcat und entschied, dass cloudbasierte computergestützte Übersetzung (CAT) mit maschineller Übersetzung, kontinuierlicher Übersetzung, Übersetzungsspeichern und vielen anderen Funktionen der richtige Weg ist. Und sie hatten Recht. Es bietet einfach alles, was wir brauchen, im Gegensatz zu anderen Lösungen, die entweder nur einige der von uns benötigten Funktionen oder gar keine davon bieten.

Unser erster Schritt war natürlich das Testen, einige Wochen bevor wir uns entschieden haben, Smartcat für das erste Jahr zu abonnieren. Als wir mit dem Testen begannen, erhielten wir ein großes Übersetzungsprojekt mit einer knappen Frist. Die perfekte Gelegenheit, um zu sehen, was Smartcat so drauf hat, sozusen in der Hitze des Gefechts.

Als wir das Projekt abgeschlossen hatten und mit dem Kauf der Lizenz fortfuhren, hatten wir bereits die Grundlagen gelernt und sogar ein kleines Glossar und eine Übersetzungsspeicher aufgebaut. Das war definitiv ein Gewinn.

Danach haben wir beschlossen, eine Unternehmenssitzung einzuberufen, und alle mit einem überzeugenden Pitch und einem kurzen Schulungsvideo davon überzeugt. Wo unser eigenes Wissen über Smartcat nicht ausreichte, sprang das Support-Team ein und half uns mit ausführlichen Antworten zu allen Themen, die uns interessierten.

Der letzte Schritt war, es unternehmensweit einzuführen! Wir sprechen hier von etwa 70 Mitarbeitern. Das Support-Team hat uns erneut tatkräftig bei diesem Prozess unterstützt. Letztendlich mussten wir nur eine E-Mail-Adresse und einen Benutzernamen angeben und ein Passwort erstellen. Und schon waren alle angemeldet! So einfach war das.

In unserem Geschäft sind wir stark auf Übersetzungsspeicher angewiesen. Der Aufbau eines solchen Speichers erfordert viel Fachwissen und Know-how. Ohne das fantastische Support-Team von Smartcat hätte es sicherlich sehr lange gedauert, bis wir dies ordnungsgemäß umgesetzt hätten – und Zeit ist unsere wertvollste Ressource.

Aufgrund unseres hochkomplexen Prozesses war es nicht möglich, unsere Übersetzungsspeicher (eine Reihe von Word-Dokumenten mit Textalignern, die ein Dokument in das TMX-Format umwandeln können) so in Smartcat zu übertragen, dass unsere Vertraulichkeitsstandards erfüllt wurden. Letztendlich war dies jedoch kein großes Problem, da unsere Übersetzungsspeicher im Laufe der Zeit mit jedem erfolgreich abgeschlossenen Projekt in Smartcat erweitert wurden.

Wir arbeiten weiterhin daran, Glossare und Übersetzungsspeicher aufzubauen und die Effizienz unserer Lokalisierungsabteilung zu verbessern. Diese Arbeit ist nie abgeschlossen, aber wir sind froh, dass sie jetzt so optimiert ist. Und natürlich ist es wieder einmal erwähnenswert, dass wir nun alle gemeinsam in einem einzigen, sicheren, cloudbasierten Kollaborationsbereich arbeiten. Und unsere Dokumente werden beim Export nicht mehr durcheinandergebracht! So weit, so gut – wir werden Smartcat und seine ständig wachsende Funktionspalette weiterhin nutzen.

Ja, das Support-Team! Wir meinen es ernst: Bei technischen Problemen sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Das Team ist immer für Sie da und bereit zu helfen. Das ist wie ein Wunder. Außerdem werden Ihre Wünsche zur Verbesserung des Produkts tatsächlich gehört. Irgendwann haben wir und einige andere Nutzer festgestellt, dass in den Segmenten, in die der Text unterteilt ist, nicht druckbare Zeichen fehlen. Die App meldete einen Fehler, obwohl in Wirklichkeit keiner vorlag, was optisch verwirrend war.

Wissen Sie, was passiert ist? Eine Woche später haben sie das Problem behoben. Sie kümmern sich wirklich gut um ihre Kunden, und das allein ist schon extrem wertvoll.

Besuchen Sie unsere bevorstehende Veranstaltung #LocFromHome. Die Teilnahme ist kostenlos!