Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Schulungsmaterialien

Die Erstellung effektiver Schulungsmaterialien für Mitarbeiter ist in vielen Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil der Aufgaben der Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung (L&D).

Schließlich kann das Schließen von Qualifikationslücken innerhalb eines Unternehmens mithilfe von internen Schulungsmaterialien oder einem KI-Kursersteller die Leistung der Mitarbeiter steigern, ihr Engagement erhöhen und die Mitarbeiterbindung verbessern.

Es bietet L&D-Teams auch die Möglichkeit, Mitarbeiter in den Besonderheiten der Prozesse und der Kultur ihres Unternehmens zu schulen. Die richtigen Schulungsmaterialien zu finden, ist jedoch nicht immer einfach.

Dazu gehört es, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu kennen, den Lernprozess und die Ziele der Organisation zu verstehen und die Fähigkeit zu besitzen, die neuesten Tools, Technologien und Strategien voll auszuschöpfen, um Informationen auf klare, überzeugende und einprägsame Weise zu präsentieren.

In diesem Leitfaden besprechen wir die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Schulungsmaterialien zu erstellen, die die besten Lernergebnisse für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen erzielen. Darüber hinaus befassen wir uns mit der Bedeutung effektiver Schulungsmaterialien, geben Ratschläge dazu, was Sie in Ihre Schulungsinhalte aufnehmen sollten, wie Sie KI zur Erstellung Ihrer Materialien nutzen können, und stellen die besten auf dem Markt erhältlichen Softwareprodukte vor.

Am Ende verfügen Sie über das nötige Wissen, um ansprechende und effektive Schulungsunterlagen, Videos, Präsentationen und interaktive Inhalte zu erstellen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter effektiv schulen können.

Ganz gleich, ob Sie neue Mitarbeiter einarbeiten oder Ihre Mitarbeiter beim Erlernen neuer Fähigkeiten und Prozesse unterstützen – gut konzipierte und ansprechende Schulungsmaterialien sind der Schlüssel zum Erfolg, damit Ihre Mitarbeiter in ihren Rollen und Teams hervorragende Leistungen erbringen können.

Schulungsmaterialien, seien es Lehrvideos, herunterladbare Dateien oder interaktive Übungen und Quizfragen, ermöglichen es Teamleitern, ihre Teammitglieder beim Lernen zu unterstützen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Wenn Schulungsmaterialien den Schwerpunkt auf den Wissenserwerb, die Informationsspeicherung und die Einbindung der Lernenden legen, verfügen die Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Kenntnisse, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv auszuführen, was zu einer Steigerung der Produktivität und einer Verbesserung der Arbeitsqualität führt. Aber das ist noch nicht alles.

Wenn ansprechende und personalisierte Mitarbeiterschulungsprogramme und -materialien innerhalb eines Unternehmens Priorität haben, steigt die Konsistenz und Qualität der Arbeit des gesamten Teams, während die Leistung und Produktivität des Einzelnen und des Teams gesteigert werden.

Dies senkt die Kosten, da keine externen Experten für bestimmte Aufgaben hinzugezogen werden müssen und die Schulungsmaterialien so oft wie nötig verwendet werden können, wodurch die Kosten für externe Kurse reduziert werden.

Für einzelne Mitarbeiter bietet die Arbeit mit Schulungsmaterialien auch eine Reihe persönlicher Vorteile.

Investitionen in die berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern können das Gefühl fördern, dass sie vom Unternehmen geschätzt werden. Infolgedessen suchen sie weniger wahrscheinlich anderswo nach Möglichkeiten, ihre Karriere voranzutreiben, was die Fluktuation verringert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Ihre Schulungsmaterialien müssen speziell auf die Lernbedürfnisse der Personen zugeschnitten sein, die sie verwenden werden. Es gibt jedoch einige bewährte Standardverfahren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn es um die Art von Inhalten geht, die die besten Lernergebnisse für Ihre Mitarbeiter erzielen.

Versuchen Sie, nach Möglichkeit die folgenden Elemente in Ihre Compliance-Schulungsunterlagen und Bildungsmaterialien aufzunehmen, um die bestmögliche Lernerfahrung und Ergebnisse zu gewährleisten.

Lernziele erfüllen in Ihren Schulungsunterlagen zwei wichtige Zwecke. Erstens helfen sie den Mitarbeitern beim Lernen und sorgen dafür, dass sie ihre Anstrengungen auf die richtigen Bereiche konzentrieren.

Zweitens helfen sie Teamleitern dabei, den Fortschritt einzelner Mitarbeiter effektiv zu messen und zu beurteilen, wie effektiv die Schulungsmaterialien selbst das Lernen der Mitarbeiter unterstützen.

Seien Sie bei der Festlegung Ihrer Lernziele so konkret wie möglich in Bezug auf die Erwartungen an die Lernenden und verwenden Sie eine klare Sprache ohne Fachjargon.

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Lernenden einen Überblick über die Themen und Unterthemen haben, die sie während der Schulung behandeln werden. Fügen Sie daher am Anfang der Schulungsunterlagen ein Inhaltsverzeichnis ein.

Dies hilft dabei, Erwartungen zu steuern, die voraussichtliche Dauer der Schulung anzugeben, die Vielfalt der verwendeten Lernformate aufzuzeigen, Projekte oder Bewertungen zu skizzieren, für die die Lernenden Beiträge einreichen müssen, und eine klare Vorstellung vom Lernverlauf der Mitarbeiter zu vermitteln.

Wenn ein Abschlussprojekt oder eine Abschlussprüfung zu absolvieren ist, sollte dies ebenfalls hier angegeben werden, damit die Studierenden Zeit zur Vorbereitung haben.

Der Kernbestandteil Ihrer Schulungsunterlagen sind Informationen zum gewählten Thema und detaillierte Anweisungen zu Übungen oder Aktivitäten, die dazu beitragen, das Wissen jedes Lernenden zu festigen.

Diese Informationen können textbasiert, bildbasiert, interaktiv über eine App oder Website oder in einem Schulungsvideo bereitgestellt werden. Es ist wichtig, Zeit in die Erstellung von Materialien und Ressourcen zu investieren, mit denen sich die Mitarbeiter schnell und einfach vertraut machen können, um die erforderlichen Aufgaben oder Übungen durchzuführen.

Darüber hinaus können gut gestaltete Inhalte, unabhängig von ihrem Format, als allgemeine Referenz oder Leitfaden für Mitarbeiter dienen, auf den sie immer wieder zurückgreifen können.

Eine effektive Methode, um komplexere Konzepte, Verfahren oder Methoden zu veranschaulichen, besteht darin, in Ihren Schulungsunterlagen Beispiele aus der Praxis anzuführen.

Dies hilft den Lernenden, sich leichter mit den Inhalten auseinanderzusetzen, und bietet ihnen einen praktischen Kontext für ihr Lernen, was das Verständnis und die Wissensspeicherung fördert. Diese bewährte Methode schließt auch die Lücke zwischen realen Arbeitssituationen und theoretischem Wissen sowie dessen Anwendung.

Die visuelle Darstellung komplexer Konzepte oder Datensammlungen mithilfe von Grafiken, Tabellen und Diagrammen kann eine effektive Methode sein, um Ihre Schulungsmaterialien zugänglicher und für die Lernenden leichter verständlich zu machen.

Dies eignet sich besonders gut für visuelle Lerner, denen es leichter fällt, Informationen visuell zu behalten als ausschließlich über Text. Diagramme können auch verwendet werden, um Prozesse zu veranschaulichen und wichtige Themen hervorzuheben, wodurch das Lernerlebnis insgesamt unterstützt und bessere Ergebnisse erzielt werden.

Es ist wichtig, die Inhaltsabschnitte durch Übungsaufgaben, Fragen und Aktivitäten zu unterbrechen, damit die Mitarbeiter das Gelernte in die Praxis umsetzen, ihr Wissen festigen und ihre eigenen Fortschritte beurteilen können.

Eine effektive Methode hierfür ist es, jeden Themenabschnitt mit einem kurzen Quiz oder einer Übung abzuschließen, die sich auf das gerade behandelte Thema konzentrieren. Dies wird zwar nicht formal bewertet, hilft den Lernenden jedoch dabei, das Gelernte anzuwenden und zu erkennen, wo noch Wissenslücken bestehen.

KI-Tools können Teamleiter bei der Erstellung von Schulungsmaterialien auf vielfältige Weise unterstützen.

KI-Tools können verwendet werden, um Schulungsinhalte in Form von Texten, Videos, Bildern, Quizfragen und sogar interaktiven Simulationen zu erstellen.

Das L&D-Team kann sogar KI nutzen, um maßgeschneiderte Lektionen zu erstellen, indem es Daten und vordefinierte Ziele eingibt, wodurch Inhalte entstehen, die wirklich den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen.

Wenn gesammelte Daten zu Präferenzen, Lernstilen und Leistungen von Mitarbeitern in ein KI-Tool eingegeben werden, können KI-Algorithmen diese Informationen analysieren und maßgeschneiderte Schulungsmaterialien erstellen, die auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen zugeschnitten sind.

Diese Technologie kann auch zur Erstellung adaptiver Lernpfade und personalisierter Rückmeldungen genutzt werden. Wenn KI eingesetzt wird, um eine personalisierte Lernerfahrung für Mitarbeiter zu schaffen, werden die Lernergebnisse deutlich verbessert, die Mitarbeiter sind motivierter und infolgedessen werden die Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz gesteigert.

Wie wir gesehen haben, steigern Elemente in den Schulungsmaterialien, mit denen die Lernenden interagieren können, wie Chatbots, Gamification-Funktionen, Quizfragen und virtuelle Assistenten, das Engagement der Lernenden und verbessern die Lernergebnisse.

Bei der Auswahl einer Software zur Erstellung von Schulungsmaterialien und -ressourcen müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, die Art der Inhalte, die Sie erstellen möchten, und das L&D-Team berücksichtigen.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche digitale Tools, die bei der Erstellung effektiver und ansprechender Lernmaterialien helfen können.

Für Organisationen, die im Rahmen ihrer Schulungsunterlagen text- oder bildbasierte Präsentationen erstellen möchten, eignen sich Tools wie Canva und Microsoft Powerpoint aufgrund ihrer benutzerfreundlichen Plattformen, die die Erstellung auffälliger Präsentationen unterstützen, weiterhin branchenführend.

Unabhängig davon, ob Sie interaktive Simulationen, Quizze, Videos oder Grafikdesign einbinden möchten, beide Tools decken zahlreiche Aspekte der Kurserstellung ab.

Die KI von Smartcat für Lerninhalte ist eine bahnbrechende Neuerung für L&D-Teams, die die neueste KI-Technologie und menschliche Sprachkenntnisse für die Erstellung, Lokalisierung und Verwaltung von Schulungsmaterialien nutzen möchten.

Wiederkehrende Aufgaben wie Übersetzungen und die Anpassung von Inhalten sind vollständig automatisiert, sodass L&D-Teams ihre Zeit für Lern- und Entwicklungsstrategien sowie die Unterstützung der Mitarbeiter nutzen können. Effektive Lernmanagementsysteme bieten KI-gestützte Tools, die die Erstellung und Übersetzung von Lernmaterialien sowie die Lokalisierung all Ihrer Materialien unterstützen.

Darüber hinaus stellen diese Tools sicher, dass die Inhalte kulturell relevant, vertraut und nachvollziehbar sind. Dies verbessert das Lernengagement und die Lernergebnisse für Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern und Regionen zusätzlich.

Schließlich unterstützt Smartcat die vollständige Integration mit anderen E-Learning-Plattformen und Content-Management-Systemen, sodass Ihr Unternehmen seinen Schulungsplan und dessen Umsetzung vollständig optimieren kann.

Dies sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um effektive und ansprechende Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.

Der erste Schritt zur Erstellung effektiver Schulungsmaterialien besteht darin, die Bildungsbedürfnisse der zu schulenden Personen und die Anforderungen der Organisation als Ganzes gründlich zu bewerten.

Anhand dieser Informationen können Sie gezielte Schulungsmaterialien entwickeln, die Qualifikationsdefizite und Leistungsprobleme angehen. Dazu können Sie den aktuellen Wissensstand verschiedener Teams untersuchen, die Kompetenzen der Mitarbeiter analysieren und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

Darüber hinaus können Sie Ihr Verständnis dafür vertiefen, wie Lernende am liebsten lernen, sodass Sie Ihre Schulungsmaterialien an ihre Lernstile anpassen und auf ihre Bedürfnisse eingehen können.

Der nächste Schritt besteht darin, einige Ziele für die Inhalte festzulegen. Dieser Schritt stellt sicher, dass die von Ihnen erstellten Inhalte die Mitarbeiter effektiv in den vom Unternehmen benötigten Fähigkeiten schulen und zu den erforderlichen Wissensergebnissen führen.

Ziele sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Entwicklungsprozesses, da sie den Erstellern der Inhalte einen Fokus und eine Richtung vorgeben und dazu beitragen, dass nur relevante und zielorientierte Schulungsmaterialien produziert werden.

Einige Beispiele für Ziele sind:

• Förderung der Führungskräfteentwicklung 

• Verbesserung der Fähigkeiten in den Bereichen Entscheidungsfindung, Kommunikation und Teammanagement 

• Verbesserung der technischen Kompetenz

• Befähigung der Mitarbeiter zur Nutzung neuer Softwaresysteme und Steigerung der Produktivität

• Verbesserung der Kundendienstkompetenzen 

• Steigerung der Kundenzufriedenheit um 20 % dank verbesserter Kompetenzen im Umgang mit Kundenanfragen.

Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Lernmaterialien beginnen, müssen Sie eine logische Struktur erstellen, die mit Ihren Zielen, den Zielen der Lernenden und den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Bei der Gestaltung Ihrer Schulungsunterlagen können Sie die Inhalte so strukturieren, dass jeder Abschnitt logisch auf den vorherigen aufbaut. So können die Nutzer den Informationen leicht folgen und ihr vorhandenes Wissen schrittweise erweitern.

Ein Beispiel für eine Abschnittsstruktur ist:

1. Eine klare Einführung in das Thema, in der die Ziele des Abschnitts und seine Relevanz für den Arbeitsplatz dargelegt werden. 

2. Eine Darstellung aller Schlüsselkonzepte, unterteilt in Überschriften und Unterüberschriften. 

3. Eine Zusammenfassung und umsetzbare Erkenntnisse, die das Gelernte vertiefen. 

4. Ein Quiz oder ein kurzer Test zum behandelten Thema, der das Gelernte festigt und eventuelle Wissenslücken aufzeigt. 

Sobald Sie Ihre Inhaltsstruktur definiert haben, können Sie einen detaillierten Überblick über die gesamten Kursmaterialien erstellen und sicherstellen, dass alle wichtigen Themen abgedeckt sind.

Sie müssen verschiedene Medien einsetzen, um den unterschiedlichen Lernstilen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden.

Die Kombination verschiedener Elemente wie Text, Video und interaktiver Komponenten ist eine einfache Möglichkeit, Inhalte interessanter und dynamischer zu gestalten und sie den Lernenden besser einprägsam zu machen.

Erwägen Sie beispielsweise die Verwendung von Infografiken und Diagrammen zur Zusammenfassung großer Datenmengen und von Videos zur Demonstration der Verwendung von Tools oder Software.

Anhand der Struktur, Gliederung und Medien, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben, können Sie nun mit der Entwicklung der Kerninhalte Ihrer Schulungsunterlagen beginnen.

Um Genauigkeit und Relevanz zu gewährleisten, müssen Sie zunächst das Thema Ihrer Schulungsunterlagen gründlich recherchieren. Machen Sie sich dabei Notizen und sammeln Sie Informationen aus Quellen wie Branchenberichten, internen Experten und Fallstudien, um Ihren Unterlagen eine solide Grundlage zu geben.

Berücksichtigen Sie die Lernstile und Kompetenzniveaus Ihrer Mitarbeiter und verfassen Sie klare und prägnante Inhalte zu den recherchierten Themen. Achten Sie dabei darauf, dass die von Ihnen vermittelten Informationen mit den zu Beginn des Entwicklungsprozesses festgelegten Zielen übereinstimmen.

Visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Fotos und Tabellen verbessern die Lernerfahrung Ihrer Mitarbeiter erheblich, erhöhen die Zugänglichkeit und das Verständnis und lockern die Seite optisch auf.

Platzieren Sie diese Bilder strategisch in den Schulungsunterlagen, um den Text zu ergänzen und komplexe Konzepte zu verdeutlichen, damit ihre Wirkung maximiert wird.

Die Einbindung von Online-Schulungsvideos kann eine kluge Entscheidung für Unternehmen sein, die Lernende motivieren und Prozesse erklären möchten, die allein mit Text oder Bildern schwer zu verstehen sind. Mit Smartcat AI für Lerninhalte können Sie Videos mit KI-Synchronisation und einem KI-Avatar erstellen.

Verwenden Sie hochwertige Aufnahmegeräte und Tools wie Vimeo Create, Flexclip und Loom können Sie Animationen, Untertitel und sogar Quizfragen einbinden. Diese können das Lernen unterstützen, den Mitarbeitern helfen, Informationen zu behalten, und das Engagement der Lernenden verbessern.

In diesem Artikel haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie effektive Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter erstellen können.

Wie bei allen Prozessen empfehlen wir Ihnen, Ihre Schulungsunterlagen mit einer Testgruppe zu überprüfen und zu testen und deren Feedback zu berücksichtigen, bevor Sie Ihre Schulungsmaterialien dem gesamten Team vorstellen.

Ihre Erkenntnisse und ihr Verhalten werden entscheidend dazu beitragen, dass unterschiedliche Lernstile berücksichtigt werden und die Lernenden anhand der ihnen zur Verfügung gestellten Materialien gute Kenntnisse über das Thema erwerben.

Aus prozessualer Sicht ist es auch wichtig, diese Dokumente kontinuierlich zu verbessern, indem Sie die neuesten Technologien einbeziehen, um die Darstellung der Informationen zu optimieren, und sie mit den anerkannten Best Practices Ihrer Branche in Einklang bringen und auf dem neuesten Stand halten.