Einsatz von KI-Agenten in der Aus- und Weiterbildung: Antworten auf Ihre Fragen

Die Landschaft des Lernens und der Entwicklung (L&D) hat mit dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz (KI) einen grundlegenden Wandel erfahren. Während KI die Türen zu einer schnelleren Kurserstellung, Lokalisierung und Veröffentlichung geöffnet hat, suchen Fachleute noch immer nach praktischen Möglichkeiten, diese Tools effektiv zu nutzen. Mit der Einführung von KI-Agenten suchen L&D-Fachleute auch nach Möglichkeiten, diese digitalen Teamkollegen in ihre aktuellen Prozesse zu integrieren, um mehr zu erreichen und gleichzeitig die Qualität aufrechtzuerhalten.

In diesem Artikel beantworten wir einige der drängendsten Fragen, die L&D-Fachleute heute beschäftigen, und stützen uns dabei auf Erkenntnisse aus dem kürzlich abgehaltenen Webinar From Prompt to Published: Wie KI-Agenten Ihr L&D-Leben automatisieren können, das von Debbie Richards, Chief Learning Officer bei Cognota und emeritierte Präsidentin von ATD Houston, und Genevieve Carbone, Produktmarketing-Direktorin für L&D bei Smartcat, veranstaltet wurde.

• Generative KI beschleunigt die Erstellung von Inhalten, löst jedoch nicht die allgemeinen Workflow-Herausforderungen im Bereich L&D wie Formatierung, Lokalisierung und Veröffentlichung.

• KI-Agenten automatisieren gesamte End-to-End-Lern-Workflows und beschleunigen so sowohl die Erstellung als auch die Bereitstellung von Inhalten in mehreren Sprachen.

• L&D-Teams sollten mit einem kleinen, wiederholbaren Workflow beginnen, um den Nutzen zu beweisen, und dann die Automatisierungsbemühungen auf das gesamte Unternehmen ausweiten.

• Als digitale Teamkollegen reduzieren KI-Agenten manuelle Arbeit, verbessern die Zusammenarbeit und verbinden Lernergebnisse direkt mit geschäftlichen Auswirkungen.

Generative KI-Tools, wie beispielsweise Plattformen zur Textgenerierung, sind zweifellos in der Lage, Kursbeschreibungen, Skripte und Inhalte schneller als je zuvor zu erstellen. Allerdings reichen diese Tools oft nicht aus, um ganzheitliche Lösungen für L&D-Workflows bereitzustellen. Debbie Richards, Expertin für Lerninnovationen, erklärt:

Anstatt den Gesamtprozess zu beschleunigen, verlagern generative KI-Tools die Reibung oft auf andere Phasen des Arbeitsablaufs. Debbie fügt hinzu:

„Es ist, als hätte uns die KI einen Vorsprung verschafft, aber wir sind dem Ziel noch nicht näher gekommen.“

L&D-Fachleute benötigen Lösungen, die nicht nur die Erstellung von Inhalten, sondern auch die Lokalisierung, Formatierung und Veröffentlichung umfassen, um wirklich skalierbare Arbeitsabläufe zu erreichen.

KI-Agenten sind darauf ausgelegt, eine durchgängige Automatisierung im Bereich Lernen und Entwicklung zu ermöglichen, indem sie als Projektdurchführer fungieren, die mehrere Aufgaben nahtlos bewältigen. Genevieve Carbone, eine Strategin mit Erfahrung in der Optimierung von Nachrichtenübermittlung, betont den transformativen Charakter dieser Agenten:

„KI-Agenten sind nicht dazu da, Ihnen nur bei einer einzigen Aufgabe Zeit zu sparen – sie sind dazu da, das gesamte Ergebnis zu beschleunigen. Sie können ihnen ein Ziel vorgeben, beispielsweise die Erstellung eines Moduls in fünf Sprachen, und sie kümmern sich um alles Weitere. Sie treiben den Arbeitsablauf nicht mehr voran, sondern die Agenten sind der Arbeitsablauf.“

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Fachexperte einen einzigen Entwurf einreicht und am Ende des Tages ein ausgefeilter Kurs in mehreren Sprachen veröffentlicht wird – KI-Agenten machen diese Zukunft möglich. Debbie erläutert:

Durch die Konsolidierung von Aufgaben wie Dateiformatierung und Übersetzung verwandeln KI-Agenten unübersichtliche, mit mehreren Tools durchgeführte Arbeitsabläufe in optimierte, intuitive Prozesse, bei denen Geschwindigkeit und Konsistenz im Vordergrund stehen.

Herkömmliche Arbeitsabläufe umfassen oft eine Vielzahl fragmentierter Tools und manueller Schritte, wodurch Teams durch Ineffizienzen ausgebremst werden. Debbie veranschaulicht diesen Punkt anhand eines Beispiels:

Im Gegensatz dazu optimieren KI-Agenten diese Prozesse, indem sie Aufgaben auf einer einzigen Plattform zentralisieren: „Anstatt ein Dutzend verschiedener Tools zu verwenden, verwalten Sie nur noch einen einzigen Output.“

Diese Umstellung spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen, sodass sich die Teams auf strategische Aspekte der Lernkonzeption konzentrieren können.

Unternehmen haben oft besondere Anforderungen, wie strenge Sicherheitsmaßnahmen, mehrsprachige Inhalte und hohe Skalierbarkeitsanforderungen. KI-Agenten wurden speziell für diese Herausforderungen entwickelt. Genevieve sagt dazu:

„Die Agenten befinden sich in einer sicheren Umgebung, und für alles ist ein Prüfpfad aktiviert. Alle Ihre Daten bleiben innerhalb Ihrer Domäne.“

Debbie unterstreicht außerdem den unternehmerischen Fokus von KI-Agenten:

„Sie versuchen nicht, alles zu sein; sie sind speziell für L&D-Aufgaben konzipiert. Man muss sie nicht von Grund auf schulen. Sie wissen bereits, wie man ein Lernmodul strukturiert, und sie generieren Inhalte in mehreren Sprachen.“

Dank dieser Funktionen eignen sich KI-Agenten ideal für Unternehmensteams, die zuverlässige, skalierbare und sichere Lösungen benötigen.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von KI liegt darin, klein anzufangen und die Bemühungen schrittweise auszuweiten. Debbie empfiehlt, zunächst einen einzigen wiederholbaren und hochwertigen Arbeitsablauf zu testen, beispielsweise die Umwandlung einer PDF-Datei in einen Kurs. Dieser Ansatz minimiert das Risiko und liefert gleichzeitig einen Proof of Concept. Debbie erklärt:

„Fangen Sie klein an. Wählen Sie einen Workflow aus, den Sie testen können – etwas Wiederholbares und Wertvolles, wie beispielsweise die Konvertierung einer PDF-Datei in einen Kurs. Nutzen Sie diesen, um den Wert zu beweisen. Sobald Sie Ergebnisse sehen, können Sie von dort aus skalieren. Es geht nicht darum, alles auf einmal zu machen, sondern darum, Vertrauen aufzubauen und frühzeitig Wirkung zu zeigen.“

Genevieve hebt auch hervor, wie KI-Agenten bereits in der Anfangsphase unmittelbare Vorteile bieten können:

„Sie automatisieren die Ergebnisse und das Ergebnis. KI-Agenten können Teil Ihres Teams werden.“

Ein Pilotprojekt ermöglicht es Teams, sich mit diesen Agenten vertraut zu machen und gleichzeitig den Stakeholdern messbare Ergebnisse zu präsentieren.

KI-Agenten sind hervorragend darin, sich wiederholende Aufgaben zu minimieren, die L&D-Teams oft ausbremsen, sodass sich Fachleute auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Genevieve Carbone stellte eine Fallstudie eines globalen Pharmaunternehmens vor, bei dem die Arbeitsbelastung der Fachexperten um 70 % reduziert werden konnte:

„Selbst in frühen Pilotprojekten sehen Teams sofort messbare Ergebnisse – Zeitersparnis, geringere Übersetzungskosten und weniger Engpässe. Ein globales Team, mit dem wir zusammengearbeitet haben, konnte die Arbeitsbelastung der Fachexperten um 70 % und die Übersetzungskosten um denselben Prozentsatz senken und gleichzeitig die Konsistenz zwischen den Regionen verbessern. Das ist die Art von operativer Steigerung, die KI-Agenten bewirken können.“

Ein weiteres Beispiel betraf ein Produktionsunternehmen, das die mehrsprachigen Schulungen für Produkteinführungen optimierte. Genevieve merkte an:

„Sie konnten die Übersetzungskosten um 70 % senken und dabei eine wirklich hohe Qualität beibehalten.“

Die Beseitigung dieser Engpässe spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für eine bessere Abstimmung zwischen der Durchführung von Schulungen und den Unternehmenszielen.

„Der Agent übersetzt alle Inhalte, bereitet die Dateien für die Veröffentlichung vor und strukturiert alles für das LMS. Ob drei oder zwanzig Sprachen – der Prozess ist immer derselbe: konsistent, schnell und zuverlässig.“

Unabhängig davon, ob Teams Schulungsmaterialien in 3 oder 20 Sprachen benötigen, sorgen KI-Agenten für hochwertige Übersetzungen ohne zusätzlichen Aufwand.

Über die Automatisierung von Aufgaben hinaus fördern KI-Agenten eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams, indem sie als intuitive „digitale Teamkollegen“ fungieren. Genevieve erklärte dieses Konzept:

„KI-Agenten sind nicht nur Werkzeuge. Sie sind wie integrierte Teamkollegen, die Ihnen die schwere Arbeit in Ihrem Arbeitsablauf abnehmen. Sie ermöglichen es L&D-Teams, von der manuellen Erledigung aller Aufgaben zu einer effektiven Organisation des Lernens in großem Maßstab überzugehen. Das ist es, was den Unterschied ausmacht – nicht die Aufforderung, sondern der Prozess.“

Debbie Richards betont auch, wie wichtig es ist, KI-Agenten klare Ziele zu setzen:

„Agenten arbeiten am besten, wenn man ihnen Ziele vorgibt, statt ihnen Anweisungen zu geben. Je klarer Sie definieren, wie Erfolg aussieht, desto besser werden sie arbeiten. Es handelt sich um eine Zusammenarbeit – Sie ersetzen keine Mitarbeiter, sondern bringen den Agenten bei, wie sie mit ihnen zusammenarbeiten können.“

Dieses menschenzentrierte Interaktionsdesign stellt sicher, dass Agenten Teams effektiv unterstützen können und gleichzeitig das Vertrauen in KI-gesteuerte Prozesse fördern können.

KI-Agenten stellen einen Paradigmenwechsel für die Lern- und Entwicklungsbranche dar, da sie skalierbare, effiziente Lösungen bieten, die den gesamten Arbeitsablauf optimieren – von der Erstellung über die Lokalisierung bis hin zur Veröffentlichung. Durch Zeitersparnis, Reduzierung der Arbeitsbelastung und Gewährleistung von Konsistenz ermöglichen sie es Teams, wirkungsvolle Schulungen schneller durchzuführen. Ganz gleich, ob Sie gerade erst beginnen, KI-Tools zu erkunden, oder bereits Automatisierungstests durchführen – erwägen Sie den Einsatz von KI-Agenten, um deren Potenzial zu entdecken.

„Wir müssen aufhören, KI nur als glänzendes Objekt zu betrachten, und anfangen, die Geschäftsergebnisse zu betrachten, die sie unterstützt. Es geht nicht darum, KI um ihrer selbst willen einzusetzen – es geht darum, die Geschwindigkeit, Konsistenz und Lernerfahrung zu verbessern. So zeigen wir als L&D-Führungskräfte unseren wahren Wert.“ – Debbie Richards

Smartcat Agents wurden speziell für die hohen Anforderungen der betrieblichen Weiterbildung und Entwicklung entwickelt. Mit ihrer sicheren Infrastruktur, ihren mehrsprachigen Funktionen und ihren intuitiven Features verändern Smartcat Agents die Art und Weise, wie globale Teams Schulungsprogramme erstellen und durchführen. Ob es um die Automatisierung mehrsprachiger Lokalisierungen, die Erstellung von Microlearning-Kursen oder die Skalierung unternehmensweiter Schulungen geht – Smartcat Agents lassen sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren und helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und sich auf die Bereitstellung wirkungsvoller Lernlösungen zu konzentrieren.