Die häufigsten Lokalisierungsfehler und wie man sie vermeidet

Lokalisierungsmanager sind es leid, ständig zu klicken – Tag für Tag die gleiche mühsame manuelle Arbeit, ohne genügend Zeit für Optimierung und Qualitätskontrolle, weil sie oft hinterherhinken. Hier sind einige der größten Fehler, die Lokalisierungsmanager machen, und einige Ideen, wie man sie beheben kann.

Lokalisierungsmanager haben einen äußerst komplexen, aber spannenden, interdisziplinären Job, der Kenntnisse in verschiedenen Bereichen erfordert: IT, Linguistik, Finanzen und sogar Personalwesen. Sie kümmern sich um Projekte, Budgets, Arbeitsabläufe und die Kommunikation mit Kunden und arbeiten mit einer Vielzahl internationaler Fachleute zusammen. Mit einem klaren Verständnis für die Zielgruppen des Unternehmens oder Kunden sind sie bestrebt, Übersetzungen zu liefern, die zu den Zielregionen passen.

Daher benötigen Lokalisierungsmanager die organisatorischen Fähigkeiten eines Bibliothekars und die Planungsfähigkeiten eines Armeegenerals. Selbst wenn sie über diese Fähigkeiten verfügen, geraten sie ohne angemessene Planung, Kommunikationspraktiken, Tools und Berichterstattung gelegentlich in Schwierigkeiten.

Lokalisierungsmanager stehen in der Regel unter dem Druck, mehr Arbeit zu übernehmen und die Fristen für mehrere Projekte einzuhalten oder sogar vorzuverlegen. Deshalb ist es für den Erfolg unerlässlich, sich hinsichtlich der Machbarkeit einer Aufgabe klar zu äußern. Lokalisierungsmanager, die auf Anfragen mit „Vielleicht“ oder „Ich werde sehen, was ich tun kann“ antworten, könnten sich selbst monatelangen Stress einhandeln.

Wenn Sie „Ja“ sagen, sollte dies keine spontane Reaktion sein. Berücksichtigen Sie zunächst den Umfang des Projekts. Als Lokalisierungsmanager sollten Sie wissen, wie lange Aufgaben in der Regel dauern. Wenn Sie dies nicht wissen, wird es Ihnen schwerfallen, die Frage zu beantworten. Wenn Sie die für jede Art von Aufgabe aufgewendeten Stunden kontinuierlich protokollieren oder Spezialisten, d. h. Übersetzer, Korrektoren und Sprecher, befragen, erhalten Sie einen besseren Überblick.

Nachdem Sie die Projektdauer abgeschätzt haben, sollten Sie es vermeiden, ein konkretes Datum zu nennen. Geben Sie stattdessen einen Zeitraum an, der sowohl für den Liefertermin als auch für das Budget einen Sicherheitspuffer beinhaltet. Wenn Sie beispielsweise zwei Wochen oder zusätzliche 500 Dollar hinzufügen, ersparen Sie sich die Sorge, dass Sie zu viel Zeit benötigen oder das Budget überschreiten. Der Hauptakteur wird sich über die Geschwindigkeit oder die „eingesparten“ Kosten freuen.

Das Letzte, was Sie als Lokalisierungsmanager sein möchten, ist ein digitaler Papierkramverwalter mit langweiligen Aufgaben wie Klicken, Ablegen, Hochladen, Herunterladen und anderen sinnlosen, zeitraubenden Tätigkeiten. Deshalb müssen Sie die Technologie voll ausnutzen. Einige Systeme bieten Ihnen Workflows und alle Tools, die Sie benötigen für:

• die Zuweisung von Aufgaben,

• die Bereitstellung von Anweisungen,

• die Berechnung von Budgets und

• die Suche nach Übersetzern und anderen Fachkräften.

Es gibt immer mehr cloudbasierte Lokalisierungsmanagement-Tools, die diese Anforderungen erfüllen. Webbasierte TMS sind aufgrund ihrer kollaborativen Struktur, günstigeren Preise und häufigeren Updates im Vergleich zu herkömmlichen installierbaren Softwaretools eine hervorragende Lösung. Beispielsweise reduziert die All-in-One-Cloud-Plattform von Smartcat den manuellen Arbeitsaufwand für Lokalisierungsmanager um das Zehnfache im Vergleich zur herkömmlichen LSP-Kombination aus TMS, CAT und Tabellenkalkulationen. Dank der zentralisierten und umfassenden Einrichtung müssen Sie nicht mehr mühsam zwischen Kanälen, Registerkarten und anderen Tools hin- und herspringen, während die technologiegestützte Projektverteilungsfunktion Aufträge 30 % schneller als per E-Mail an Freiberufler und Anbieter vergibt. Nach der Umstellung von einem manuellen auf ein cloudbasiertes TMS meldete der EthnoLink LSP nach dem Wechsel von einem manuellen zu einem cloudbasierten TMS durchschnittliche Kosteneinsparungen von 24 % und eine Verkürzung der Projektdauer um mehrere Tage.

Egal, welches Übersetzungstool Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass es Ihnen das Leben erleichtert. Schreiben Sie eine Liste Ihrer größten Probleme auf und testen Sie die Software in einer Live-Testversion – vermeiden Sie es, nur über die Funktionen zu lesen. Haken Sie Ihre Liste ab, während Sie die Software testen, und sehen Sie sich nach der Bewertung an, wo Sie stehen. Vielleicht entdecken Sie sogar einige Funktionen, von denen Sie gar nicht wussten, dass Sie sie brauchen!

Lasst uns unsere vorweggenommene Sorge in vorweggenommenes Denken und Planen verwandeln.
~ Winston Churchill

Vielleicht ist Ihnen das gar nicht bewusst, aber viele von uns planen Dinge im Kopf und glauben, dass wir uns daran erinnern können. Das wird jedoch immer schwieriger, wenn Sie 100 Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten zu delegieren haben.

Ein Plan und ein Workflow sind entscheidend für die erfolgreiche und pünktliche Umsetzung eines Projekts. Damit können Sie Ihrem Team zeigen, was von ihm erwartet wird, Ihrem Vorgesetzten einen Überblick verschaffen und sogar Ihre Dienstleistungen potenziellen Kunden präsentieren. Smartcat bietet die erforderlichen Organisationstools mit umsetzbaren Workflows in Echtzeit, die Sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.

Planen Sie das Projekt, damit Sie nichts Wichtiges vergessen.

Sie mögen zwar ein schlauer Kopf sein, aber Sie können unmöglich alle Details der Arbeit jedes Einzelnen kennen. Teamarbeit und die Einbeziehung der Mitglieder in die Planung erhöhen die Erfolgsquote. Einige Manager versuchen, den gesamten Plan alleine zu erstellen, aber sie wären noch effektiver, wenn sie auf die Meinungen und Erfahrungen anderer Fachleute hören würden. Schließlich werden diese die Arbeit erledigen. Wenn Sie ihre Beiträge berücksichtigen, können sie sich besser mit dem Projekt identifizieren und ein Gefühl der Verantwortung entwickeln.

Sie brauchen auch kein internes Team von Übersetzern, mit denen Sie sich beraten können – wenden Sie sich über Online-Communities an Freiberufler, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Smartcat beherbergt beispielsweise eine florierende Community mit vielen engagierten Fachleuten, die gerne Ideen austauschen.

„Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.“

~ George Bernard Shaw

Haben Sie jemals den Ausdruck „Wenn du etwas annimmst, machst du dich und mich zum Narren“ gehört? Dieser Ausdruck trifft besonders auf Lokalisierungsmanager zu. Je mehr Anweisungen Sie geben, desto besser. Je klarer Ihre Wünsche und Absichten sind, desto präziser werden die Ergebnisse sein.

Viel zu oft geben Lokalisierungsmanager ihren Übersetzern nur wenige oder gar keine Anweisungen und sind dann überrascht, wenn sie etwas zurückbekommen, das nicht ihren Erwartungen entspricht. Manchmal liegt das an Unerfahrenheit, aber selbst erfahrene Fachleute übersehen diesen Schritt, wenn sie unter Zeitdruck stehen. Übersetzer können nur so viel aus dem Kontext herauslesen. Vermutungen erhöhen den Arbeitsaufwand für Nachbesserungen.

Im schlimmsten Fall scheitert das Projekt. Eine Studie hat gezeigt, dass 29 % aller Projekte scheitern aufgrund schlechter Kommunikation.

Hier sind einige Ressourcen, die Sie Sprachspezialisten zur Verfügung stellen können, um sie mit den erforderlichen Informationen auszustatten:

• Richtlinien: Sprachpräferenzen und Stilrichtlinien.

• Kontext: Screenshots, Beispiele oder CMS-Integration.

• Glossare: Fachbegriffe, Markennamen und Rechtschreibvarianten.

• Beschreibung der Zielgruppe (Kundenprofil): Für wen schreibt der Übersetzer und wie kann er den Text so gestalten, dass er am wirkungsvollsten ist?

• Unternehmensbranding-Dokumentation: Unternehmenskultur, Werte usw.

Smartcat bietet die Möglichkeit, Stilrichtlinien, Referenzmaterialien und Kommentare für aufgabenspezifische Anweisungen hinzuzufügen. Die integrierte Chat-Funktion und Segmentkommentare eignen sich hervorragend für die Beantwortung von Fragen.

Die Überprüfung Ihrer Projekte hilft Ihnen und Ihrem Team, sich weiterzuentwickeln und zukünftige Aufgaben besser zu bewältigen. Leider übersehen viele Lokalisierungsmanager diesen Schritt im Projektlebenszyklus, oft aufgrund von Zeitmangel. Und selbst wenn sie Erkenntnisse gewinnen, geben sie diese nicht immer weiter. Der „Kampf gegen Fehler“ sollte das Hauptanliegen eines Lokalisierungsmanagers sein.

Eine teamweite Retrospektive – oder zumindest eine mit allen Teamleitern – ist eine gute Möglichkeit, Fehler der Vergangenheit zu beheben. Der Lokalisierungsmanager sollte das Feedback aller dazu einholen, was mehr oder weniger getan werden sollte und was eingestellt oder neu begonnen werden sollte.

Um die verschiedenen messbaren Projektparameter wie Produktivität, Geschwindigkeit, Kosten und Qualität zu bewerten, hat Smartcat einige Tools in petto. Mit den Team Performance Intelligence-Berichten können Sie sehen, wie produktiv Sie waren, und den Fortschritt im Laufe der Zeit überwachen, während integrierte Qualitätssicherungsfunktionen die Anzahl der Fehler in Terminologie, Zeichensetzung, Datum usw. anzeigen.

Mithilfe von Tools zur Reduzierung sich wiederholender Aufgaben, zur Überwachung des Projektfortschritts und zur Bewertung der Ergebnisse können sich Lokalisierungsmanager wieder auf die angenehmen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, wie Lokalisierung und Qualitätsoptimierung, und sogar ab und zu eine Pause genießen.

Ist das nicht ein erstrebenswertes Ziel? Überzeugen Sie sich selbst, ganz unverbindlich – probieren Sie Smartcat noch heute aus.