Smartcat-Einführungshandbuch für Projektmanager und Übersetzer

CAT-Tools (Computer Assisted Translation) eignen sich sowohl für diejenigen, die einen einfachen Text oder ein Bild übersetzen möchten, als auch für diejenigen, die große Übersetzungsprojekte wie die Lokalisierung von Websites oder Apps verwalten und schnell und effizient arbeiten müssen.

Smartcat ist eine Übersetzungs- und Lokalisierungsplattform, die umfangreiche Funktionen bietet, von der Übersetzung von Dateien in fast jeder Sprache und jedem Format mithilfe von Technologie und menschlicher Arbeit bis hin zur teilweisen oder vollständigen Automatisierung des Projektmanagements.  

In unserer Reihe von Übersichtsartikeln zeigen wir Ihnen, wie Sie Smartcat und Ihre gewählte Rolle auf der Plattform optimal nutzen können.

Wenn Sie hauptsächlich kleine Übersetzungen anfertigen möchten, empfehlen wir Ihnen, mit maschineller Übersetzung zu beginnen. Warum? Weil sie schnell und nahezu unbegrenzt ist – Sie können Hunderte von Seiten in wenigen Sekunden übersetzen.

Smartcat extrahiert den Text aus fast jeder Quelldatei, findet die beste Engine und übersetzt ihn automatisch für Sie. Es ist so einfach wie 1, 2, 3.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Smartcat-Konto an und erstellen Sie eine neue Übersetzung.

2. Wählen Sie Ihr Sprachpaar aus, laden Sie die Datei hoch oder ziehen Sie sie per Drag & Drop* hinein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dateien übersetzen“.

*Smartcat unterstützt über 281 Sprachen sowie Sprachcodes und über 40 Dateiformate, von Microsoft Office und Hypertext bis hin zu Untertiteln und Bildern.

3. Laden Sie die Übersetzung herunter oder bearbeiten Sie sie weiter.

• Smartcat extrahiert den Text aus Ihrer Datei mithilfe optischer Zeichenerkennung oder anderer Technologien. Der Text wird zur schnelleren Verarbeitung in Segmente (in der Regel Sätze) unterteilt.

• Unsere KI wählt die beste Übersetzungsmaschine für Ihre Übersetzungsanforderungen aus und prüft, ob Sie ähnliche Übersetzungen haben, die Sie wiederverwenden können.

• Die Übersetzung wird unter Verwendung zuvor übersetzter Segmente, die in der Smartcat-Datenbank (Translation Memory) gespeichert sind, und automatisierter Übersetzung erstellt.

• Daten zur Übersetzung (Übersetzungspaket), darunter das Datum, die Ausgangs- und Zielsprachen sowie die Anzahl der übersetzten Dateien, Segmente und Wörter, werden ebenfalls zu Ihrer Information angezeigt. Sie können die Übersetzung herunterladen, bearbeiten oder löschen.

• Smartcat verwendet eine Art Guthaben namens „Smartwords“, um die Nutzung der Technologie abzudecken. Jedes Mal, wenn Sie auf „Dateien übersetzen“ klicken, wird die Anzahl der übersetzten Wörter automatisch von Ihrem Smartwords-Guthaben abgezogen. Je nach Ihrem Abonnement erhalten Sie bei der Registrierung eine bestimmte Anzahl an Smartwords kostenlos, sodass Sie Übersetzungen ohne Kosten erstellen können.

• Smartcat behält das Layout Ihrer Dateien bei, sodass beispielsweise eine übersetzte PDF-Datei genauso aussieht wie Ihre ursprüngliche PDF-Datei in der Ausgangssprache.

• Smartcat kann automatisch Text aus einem Bild, einem Codeabschnitt usw. extrahieren.

Übersetzen einer PDF-Datei

Übersetzen einer XLIFF-Datei

Übersetzen eines Dokuments

Selbst mit dem besten Übersetzer oder der besten Übersetzungsmaschine ist keine Übersetzung perfekt. Deshalb müssen Sie als Nächstes Ihre Übersetzung überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Um Ihre Übersetzung zu verbessern, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in Ihrem Übersetzungspaket.

Ihnen werden die verfügbaren Bearbeitungsoptionen angezeigt: Sie können die Übersetzung selbst oder gemeinsam mit Ihren Kollegen bearbeiten oder einen Fachmann vom Smartcat Marketplace* beauftragen.

*Bitte beachten Sie, dass Sie ein Übersetzungsprojekt erstellen müssen, um mit Freiberuflern und Agenturen zusammenzuarbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbessern“, um zur unten beschriebenen „Manager-Ansicht“ zu wechseln.

Mit dem Smartcat Editor ist es wieder so einfach wie 1, 2, 3!

1. Öffnen Sie Ihre Übersetzung im Editor.

2. Bearbeiten Sie die Übersetzung Satz für Satz und bestätigen Sie die endgültige Version, indem Sie entweder die Tastenkombination Strg+Eingabetaste drücken, auf die Schaltfläche „Bestätigen“ in der Symbolleiste klicken oder das Kontrollkästchen „Segment bestätigen“ auf der rechten Seite aktivieren.

3. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf „Fertig“ und kehren Sie zu Ihrer Liste der Übersetzungspakete zurück oder laden Sie die Übersetzung direkt aus dem Editor herunter.

• Smartcat unterteilt Ihre Übersetzung in Segmente, die der Aufteilung Ihres Ausgangstextes entsprechen. Sie können diese Segmente nach Belieben zusammenführen oder weiter aufteilen.

• Die zur Erstellung Ihrer Übersetzung verwendeten Ressourcen – maschinelle Übersetzung oder Translation Memory – sind immer sichtbar.

• Wenn Sie ein Segment bearbeiten, werden die gleichen Änderungen auf alle identischen Segmente in der Datei angewendet. Das Segment wird außerdem im Translation Memory gespeichert, sodass Sie dieses bestimmte Segment in Zukunft nie wieder korrigieren müssen.

• Alle bestätigten Segmente werden im Translation Memory gespeichert, sodass Sie sie bei der Arbeit an ähnlichen Texten wiederverwenden können.

• Der Editor überprüft automatisch die Übersetzungsqualität und markiert mögliche Fehler in Segmenten mit einem Warnzeichen.

• Sie können ganz einfach nach bestimmten Wörtern, Phrasen oder Sätzen sowohl im Ausgangs- als auch im Zieltext suchen.

• Sie können ganz einfach mit Teamkollegen zusammenarbeiten. Um einen Teamkollegen einzuladen, klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf die Schaltfläche „Teilen“.

• Wählen Sie die Rollen Ihrer Teammitglieder aus, und der Einladungslink wird automatisch generiert.

• Senden Sie diesen Link an alle Personen, die Sie zu Ihrem Konto hinzufügen möchten.

Übersicht über den Editor

Arbeiten im Editor

Benutzereinstellungen im Editor

Smartcat ist viel mehr als nur ein Tool für maschinelle Übersetzungen. Wenn Ihre Anforderungen über das einfache Ziehen und Ablegen von Dateien zur Übersetzung und das Hochladen der Übersetzungsergebnisse hinausgehen, bieten wir Ihnen eine ganze Reihe von Funktionen für das Lokalisierungsmanagement*. Mit diesen Funktionen können Sie groß angelegte Projekte wie die Lokalisierung einer Website oder einer mobilen App durchführen und Ihre personellen und sprachlichen Ressourcen bequem verwalten.

*Wenn Sie Ihre Reise mit komplexeren Szenarien fortsetzen möchten, wechseln Sie einfach Ihre Rolle von „Einzelperson“ zu „Manager“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Danach haben Sie nicht nur Übersetzungen, sondern Projekte mit einer Vielzahl von Merkmalen und damit verbundenen Aufgaben.

Je komplexer Ihre Projekte werden, desto stärker und flexibler muss Ihr Team sein, und Smartcat kann Ihnen dabei helfen. Wir schaffen komfortable Arbeitsbereiche und virtuelle Umgebungen, in denen Sie Projekte, Sprachressourcen und andere Ressourcen mit Ihren Teamkollegen teilen können.

Bei der Erstellung Ihres Smartcat-Kontos haben Sie die Möglichkeit, einem bestehenden Arbeitsbereich in Ihrer Organisation beizutreten oder einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen und Ihre Teamkollegen per E-Mail einzuladen. Sie können jedoch jederzeit Kollegen, Auftragnehmer oder andere Personen einladen, mit Ihnen in Smartcat zusammenzuarbeiten. Dazu müssen Sie lediglich einen Link teilen.

• Gehen Sie zur Registerkarte „Team“.

• Klicken Sie auf „Teammitglieder“ und dann auf „Einladen“.

• Wählen Sie die Rollen Ihrer Teammitglieder aus, woraufhin automatisch ein Einladungslink generiert wird.

• Senden Sie diesen Link an alle Personen, die Sie zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen möchten.

Benutzer des Arbeitsbereichs können:

• Erstellen, anzeigen und bearbeiten Sie Übersetzungen und Projekte.

• Erstellen und verwalten Sie Übersetzungsspeicher und Glossare.

• Nutzen Sie die Smartwords im Arbeitsbereich, um kostenlose maschinelle Übersetzungen zu erhalten.

• Genehmigen, laden Sie herunter und teilen Sie Übersetzungen.

• Finden und beauftragen Sie Sprachdienstleister mit der Übersetzung und Nachbearbeitung.

• Testen Sie die Übersetzer und überprüfen Sie die Übersetzungsqualität manuell oder über Smartcat.

Arbeitsbereichsadministratoren können (zusätzlich zu den Benutzerberechtigungen):

• Alle Projekte im Arbeitsbereich anzeigen und Informationen zu deren Eigentümern abrufen,

• Smartcat-Abonnement verwalten und Smartwords für den Arbeitsbereich aufladen,

• Neue Anbieter und Teammitglieder zu Projekten einladen.

• Sie können jeden einladen: ein Mitglied Ihres Teams, einen Kollegen aus einer anderen Abteilung, einen außerhalb von Smartcat beauftragten Freiberufler, einen Anbieter aus dem Smartcat Marketplace;

• Der Workspace-Administrator kann alle Projektdetails einschließlich des Fortschritts jeder einzelnen Aufgabe auf einer Seite einsehen, was die Einschätzung des Arbeitsaufwands und die Zuweisung von Aufgaben erheblich erleichtert.

Wenn Sie noch kein Lokalisierungsteam haben oder zusätzliche Unterstützung für ein unerwartet großes Projekt benötigen, können Sie direkt über Ihre Projektseite qualifizierte Linguisten beauftragen, die Ihnen zur Seite stehen.

Kritische Lokalisierungsprojekte, insbesondere solche mit hohem technischem Anspruch, erfordern besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich Terminologie und Formulierung. Und wer möchte nicht, dass alle Übersetzungen korrekt und konsistent sind? Aus diesem Grund ermöglichen wir unseren Nutzern, Übersetzungsspeicher und Glossare zu erstellen und zu verwenden.

Übersetzungsspeicher (TMs) sind Datenbanken mit zuvor übersetzten Sätzen, in der Regel in CAT-Tools, und Glossare sind Datenbanken mit festgelegten Begriffen.

Sie können sie als Übersetzungsreferenzen für Ihre Projekte verwenden und so Zeit und Geld bei der Bearbeitung sparen und gleichzeitig hohe Übersetzungsqualitätsstandards aufrechterhalten.

Das System kombiniert das Translation Memory mit der von Smartcat AI für die automatisierte Übersetzung ausgewählten, am besten geeigneten Übersetzungsengine.

Während Smartcat Ihren Text verarbeitet, wird jedes Segment mit den im Übersetzungsspeicher gespeicherten Segmenten verglichen. Wenn eine exakte Übereinstimmung oder ein sehr ähnliches Segment gefunden wird, verwendet das Tool dieses Segment in der Übersetzung wieder.

• Wenn ein neues Übersetzungsprojekt erstellt wird, richtet Smartcat automatisch Übersetzungsspeicher ein, sodass Sie sich nicht um die Erstellung eines neuen Speicherplatzes kümmern müssen.

• Das Tool wählt anhand Ihrer Projekteinstellungen automatisch den richtigen Übersetzungsspeicher aus.

• Übereinstimmungen im Übersetzungsspeicher werden im Editor angezeigt, sodass Sie weiterhin entscheiden können, ob Sie diese akzeptieren oder verwerfen möchten.

Erstellen eines Translation Memory

Importieren eines Translation Memory

Erstellen eines Glossars

Trotz all dieser großartigen Funktionen zur Übersetzungsautomatisierung suchen Sie vielleicht immer noch nach einer Lösung, um den Aufwand für Ihre Übersetzungsprojekte zu reduzieren. Und genau hier kommen Smartcat Automated Project Management und Integrations ins Spiel.

Smartcat überträgt die Kontrolle über Ihr Projekt der KI und kümmert sich um

• Suche und Einstellung von Linguisten aus der Marketplace-Datenbank entsprechend Ihrem Projektzeitplan und Budget;

• Überwachung des Aufgabenfortschritts;

• Kontaktaufnahme mit dem Support bei auftretenden Problemen.

• Weniger Zeitaufwand für die Suche nach Lieferanten und Verhandlungen mit ihnen;

• Keine Notwendigkeit, sich um eine gleichmäßige Aufteilung der Aufgaben zwischen den Lieferanten zu kümmern;

• Intelligente Benachrichtigungen über den Fortschritt und die Fertigstellung von Aufgaben;

• Zahlungen über eine einzige Rechnung.

Und mit Integrationen können Sie den Austausch von Inhalten zwischen dem CMS und den von Ihnen verwendeten Entwicklertools automatisieren. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr mit Dutzenden von Quelldateien und Zeichenfolgen jonglieren müssen und kostspielige Fehler vermeiden können.

Smartcat verbindet sich mit Ihrem Tool, lädt automatisch die zu übersetzenden Texte herunter und sendet die Übersetzungen auf dem gleichen Weg zurück.

• Kontinuierliche Lokalisierung ohne zusätzlichen Aufwand;

• Minimiert menschliche Fehler beim Herunterladen und Hochladen von Inhalten;

• Weniger Zeitaufwand für die Aktualisierung von Übersetzungen auf Ihrer Website oder in der App;

• Einfachere Lokalisierungstests.

Das sind die Grundlagen für den Einstieg in Smartcat! In Kürze werden wir hier weitere hilfreiche Artikel zur Verwendung von Smartcat veröffentlichen, also bleiben Sie dran.