Cloud-basierte CAT-Tools und warum sie für Ihren Sprachdienstleister die beste Wahl sind

Wir haben bereits darüber gesprochen, warum Cloud-basierte Tools für Unternehmen so großartig sind. Nun kehren wir zum Thema Übersetzung zurück und besprechen die Vorteile von cloudbasierten CAT-Tools für Übersetzungsagenturen.

Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

Sie müssen kein Geld für den Kauf und die Inbetriebnahme von Geräten ausgeben.

Skalieren Sie nach Bedarf: Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Benutzer zu, ohne dass zusätzliche Lizenzen erforderlich sind – Smartcat ist für Übersetzungsagenturen, Unternehmenskunden und Freiberufler kostenlos. Das Smartcat-Team kann auf Anfrage zusätzliche Serverkapazitäten für jedes globale Projekt bereitstellen.

Das sind jedoch nicht die einzigen Vorteile, die ein cloudbasiertes CAT-Tool bietet. Dank moderner Technologien können wir heute eine Arbeitsumgebung, einen Übersetzer-Marktplatz und Zahlungsinstrumente miteinander kombinieren und unnötigen Papierkram vermeiden. Schauen wir uns das einmal genauer an.

In modernen CAT-Tools arbeiten die Anbieter gleichzeitig an einem Projekt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Agentur die Cloud- oder die Server-Version verwendet: In beiden Fällen überprüft der Lektor den Text nach dem Übersetzer, und der Korrektor beginnt sofort mit der Bearbeitung des überarbeiteten Textes.

Wenn der Projektmanager keinen Freiberufler mit den erforderlichen Fachkenntnissen hat, kann er interne Kollegen zur Mitarbeit an dem Projekt einladen oder aus dem Übersetzer-Marktplatz auf der cloudbasierten Plattform Smartcat auswählen: 50.000 Übersetzer und Lektoren aus aller Welt warten dort auf Aufträge und sind bereit, sofort mit der Arbeit zu beginnen.

Das bedeutet, dass es im Cloud-Programm viel einfacher ist, sowohl neue Freiberufler als auch interne Mitarbeiter mit einem Projekt zu verbinden – der Projektmanager sendet einfach eine Einladung aus dem Cloud-CAT. Serverbasierte Lösungen bieten nicht das gleiche Maß an Flexibilität. Projektmanager verbringen viel Zeit damit, einen Anbieter zu finden, die Projektbedingungen zu vereinbaren, ihn an die bestehende Infrastruktur anzubinden und einen Vertrag zu unterzeichnen. Anschließend muss der Projektmanager die CAT-Tool-Lizenz aktualisieren und die Vertraulichkeit des internen Netzwerks konfigurieren, bevor der Übersetzer mit der Arbeit beginnen kann.

In einem cloudbasierten CAT-Tool arbeiten alle Beteiligten in einer einzigen Umgebung: Freiberufler, interne Übersetzer, Lektoren und Korrektoren. Übersetzungsspeicher und Glossare werden innerhalb des Systems gemeinsam genutzt, sodass Projektmanager Referenzmaterialien einfach verwalten und Benutzer mit der neuesten Version arbeiten können. Projektmanager müssen nicht jedem Übersetzer Zugriff auf die Unternehmens-E-Mails gewähren und müssen keine Zeit damit verbringen, Auftragnehmer mit Dateien zu bombardieren. Alle Änderungen im Übersetzungsspeicher oder Glossar sind für jeden Benutzer sofort sichtbar: Projektmanager müssen nicht jedem Übersetzer separat aktualisierte Dateien zusenden. Projekte nehmen weniger Zeit in Anspruch.

Wenn der Projektmanager Anbieter wechselt oder neue hinzufügt, muss diese Änderung nicht kommuniziert oder den Mitarbeitern mitgeteilt werden. Das cloudbasierte Tool funktioniert weltweit online – Projektmanager benötigen keine alternativen Kommunikationsmittel.

Projektmanager können den Fortschritt von Freiberuflern online verfolgen: Smartcat zeigt, wie viel bereits erledigt wurde und wie viel noch zu tun ist. So kann der Projektmanager entscheiden, ob weitere Mitarbeiter zum Projekt hinzugezogen werden sollen oder ob der Kunde davon überzeugt werden soll, die Frist zu verlängern.

Transparenz kommt allen zugute. Freiberufler wissen, was von ihnen erwartet wird, und können entscheiden, ob sie die Aufgabe bewältigen können, während Projektmanager keine Projekte in der Schwebe haben oder Probleme mit verschwundenen Übersetzern haben.

Wenn das cloudbasierte CAT-Tool mit dem Freelancer-Marktplatz verbunden ist, müssen Projektmanager nicht mehr um jedes Wort feilschen. Die Anbieter geben bei der Registrierung ihre Preise, Spezialisierungen, Sprachpaare und Erfahrungen an und laden ein Portfolio hoch.

Projektmanager wählen einen geeigneten Übersetzer aus und laden ihn zum Projekt ein. Der Anbieter hat den Bedingungen der Plattform (Angebot) bereits bei der Registrierung zugestimmt; Projektmanager müssen keine zusätzlichen Vereinbarungen unterzeichnen lassen.

Das Projekt ist abgeschlossen. In der Regel regelt der Projektmanager die Zahlungen mit den Übersetzern und Lektoren – tauscht Zertifikate aus und wickelt Zahlungen auf Bankkonten, Geldüberweisungen und Online-Geldbörsen ab. Wenn das Projekt in Smartcat abgeschlossen wurde, muss der Projektmanager lediglich die Zahlungsmethode auswählen: Bankkarte, Überweisung oder Online-Zahlungstool.

Die Übersetzungsagentur wählt die Zahlungsweise und -häufigkeit in ihrem Benutzerkonto aus: nach Abschluss des Projekts oder nach jeder einzelnen Aufgabe. Die gesamte Kommunikation mit den Anbietern wird vom Smartcat-Team übernommen.

Die Vertraulichkeit und Sicherheit von Cloud-Diensten ist ein interessantes und wichtiges Thema, weshalb wir ihm in Kürze einen ganzen Beitrag widmen werden. Kurz gesagt sind Cloud-Dienste jedoch standardmäßig genauso zuverlässig wie E-Mail oder Mobilfunk. Theoretisch können sie gehackt und ihre Daten gestohlen werden, aber in der Praxis ist dies schwer zu bewerkstelligen. Ein Unternehmen, das eine serverbasierte Lösung kauft, ist für deren Wartung verantwortlich, während die Sicherheit cloudbasierter Systeme von großen IT-Organisationen und Rechenzentren gewährleistet wird.

Smartcat ist wie andere Unternehmensprogramme für die Sicherheit seiner Daten verantwortlich: Es verschlüsselt Daten, erstellt Sicherungskopien und schließt Geheimhaltungsvereinbarungen mit Freiberuflern ab. Wenn eine Übersetzungsagentur an einer Ausschreibung teilnimmt, die erhöhte Sicherheitsanforderungen stellt (spezielle Verschlüsselung, zusätzliche Vereinbarungen, Alufolienhüte, Faraday-Käfige), passt das Smartcat-Team die Plattform an diese Anforderungen an. Wir werden in einem zukünftigen Beitrag näher auf dieses Thema eingehen.

Bei einem cloudbasierten CAT-Tool muss nichts installiert werden: Die Entwickler konfigurieren alle Updates ohne Mitwirkung des Benutzers.

Manchmal benötigen Anwender bestimmte Funktionen. Ein cloudbasiertes CAT-Tool reagiert schnell auf Branchenanforderungen, im Gegensatz zu stationärer Software, die irgendwann in der Vergangenheit gekauft wurde. Wenn Projektmanager und Freiberufler den Entwicklern mitteilen, welche Funktionen sie für ihre tägliche Arbeit benötigen, werden diese Funktionen bald in das Tool implementiert. So wachsen die Vorteile weiter.

So hat das Smartcat-Team auf das Feedback der Nutzer reagiert und Verbesserungen vorgenommen:

Wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen einem Projektmanager und einem Freiberufler kommt, kann Smartcat bei der Lösung helfen. Die Plattform kann projektbezogene Probleme zwischen der Übersetzungsagentur und den Anbietern innerhalb von Smartcat klären: Übersetzungsqualität, Zahlungsmethoden, Erweiterung von Projektteams usw. Die einzige Ausnahme ist, wenn eine Agentur sich weigert, für die geleistete Arbeit zu bezahlen.

Cloud-basierte CAT-Tools sind einfach zu implementieren und zu skalieren. Sie müssen kein Geld für den Kauf und die Inbetriebnahme von Geräten ausgeben.

Es ist viel einfacher, sowohl neue Freiberufler als auch interne Mitarbeiter mit einem Projekt zu verbinden – der Projektmanager sendet einfach eine Einladung aus der Cloud-CAT oder wählt aus dem Marktplatz aus.

Der Projektmanager überwacht den Prozess und weiß, wie viel bereits übersetzt wurde und wie viel noch zu tun ist. Dies hilft dem PM dabei, die Anzahl der Anbieter und die Anzahl der Aufgaben anzupassen.

Wenn das cloudbasierte CAT-Tool mit einem Freelancer-Marktplatz verbunden ist, müssen sich Projektmanager keine Gedanken mehr über Zahlungen, Salden und andere buchhalterische Probleme machen.

Cloud-basierte CAT-Tools sind ein zuverlässiger Ort zur Speicherung Ihrer Daten. Bei Bedarf kann das Entwicklungsteam zusätzliche Sicherheitsfunktionen aktivieren.

Cloud-basierte CAT-Tools werden automatisch aktualisiert.