LSP-Leitfaden zur Optimierung des Vertriebsprozesses für mehr Umsatz

Wissen Sie, wie Ihre idealen Kunden Kaufentscheidungen treffen? Wer in der Organisation ist für die Suche nach Anbietern zuständig? Wer trifft die endgültige Entscheidung? Wie hoch ist ihr durchschnittliches Budget?

Die Erstellung einer effektiven Vertriebsstrategie beginnt hier. Zunächst müssen Sie wissen, an wen Sie Ihre Dienstleistungen verkaufen möchten. Und dann, wie diese Kunden Entscheidungen über vertraglich vereinbarte Dienstleistungen treffen.

Alle Aspekte Ihres Vertriebsprozesses – Ihre Marketingmaterialien, Verkaufsskripte, Angebote usw. – werden auf der Grundlage dieser Informationen effektiver sein.

In diesem Artikel gehen wir den gesamten Vertriebsprozess durch, von der Erstellung eines idealen Kundenprofils und der Suche nach Leads bis hin zum Verfassen eines erfolgreichen Angebots und dem Abschluss des Geschäfts.

Schritt eins: Stellen Sie sicher, dass Sie an die richtigen Personen verkaufen. Ein ideales Kundenprofil (ICP) ist eine detaillierte Analyse des Marktes und der Unternehmen, mit denen Sie am liebsten zusammenarbeiten möchten. Um ein ICP zu erstellen, müssen Sie nach Gemeinsamkeiten zwischen Ihren aktuellen Kunden suchen und diejenigen mit den besten Produktionszahlen identifizieren. Außerdem müssen Sie recherchieren, um zu verstehen, wie der Übersetzungsmarkt in Ihrem Land und in den Branchen aussieht, auf die Sie abzielen. Und schließlich müssen Sie Veränderungen in der Weltwirtschaft, Ihren spezifischen Märkten und der Technologie verfolgen, die sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, an neue Kunden zu verkaufen.

Warum Sie mit Ihren bestehenden Kunden beginnen sollten

In einem früheren Artikel haben wir darüber gesprochen, wie Sie Ihre aktuellen Kunden analysieren können. Konkret suchen Sie nach Überschneidungen hinsichtlich ihrer Größe, Branche und ihres Budgets. Wenn Sie bereits Kunden einer bestimmten Größe und Branche haben, werden Sie wahrscheinlich ähnliche Unternehmen anziehen.

Beispielsweise suchen biotechnologische Forschungs- und Entwicklungsorganisationen nach Sprachdienstleistern, die Erfahrung mit der Übersetzung technischer Dokumente in ihrem Bereich haben. Wenn Sie Erfahrung in einer bestimmten Branche haben (und dies auch weiterhin tun möchten), dann sind Unternehmen dieser Branche Ihre idealen Kunden.

Es gibt noch einen weiteren Grund, warum Sie sich auf Größe und Branche festlegen sollten. Er hilft Ihnen dabei, realistisch einzuschätzen, welche Arten von Kunden Sie gewinnen können. Unternehmen suchen nach Sprachdienstleistern mit Erfahrung in ihrer Branche. Der Lokalisierungsexperte Michael Klinger erklärt, dass große Unternehmen auch nach Unternehmen einer bestimmten Größe suchen. Er erklärt beispielsweise: „Die großen Pharmaunternehmen haben einen umfangreichen Prozess, und als kleines Unternehmen (mit weniger als 20 Millionen Dollar Umsatz) kommen Sie nicht über die Einkaufsabteilung hinaus.“

Die Konzentration auf einen Markt und eine Unternehmensgröße kann auch Ihre Kundenakquisitionskosten (CAC) senken. Sie werden relevantere Projektbeispiele haben, Sie können in Ihren Verkaufsmaterialien auf bekannte Kunden verweisen und Sie können sich stärker auf Kundenempfehlungen und Bewertungen stützen. All dies wird Ihnen helfen, leichter neue Aufträge von ähnlichen Unternehmen zu erhalten.

Wie Sie Ihr ICP erweitern können: Vertikaler vs. horizontaler Fokus

Ihr idealer Kunde kann sich im Laufe der Zeit ändern. Oder Sie möchten mit Ihrem Wachstum in größere oder mehrere Märkte expandieren. Jedes Unternehmen muss im Zuge seines Wachstums entscheiden, wie es seine Reichweite ausbauen möchte: horizontal oder vertikal.

Horizontales Wachstum bedeutet, dasselbe Dienstleistungsangebot für verschiedene Arten von Unternehmen anzubieten. Ein Anbieter von Sprachdienstleistungen, der hauptsächlich mit Finanzunternehmen zusammenarbeitet, könnte beispielsweise beginnen, seine Übersetzungsdienstleistungen auch anderen Branchen anzubieten.

Vertikales Wachstum bedeutet, mehr Dienstleistungen für dieselbe Branche anzubieten. Anbieter von Sprachdienstleistungen könnten beginnen, mehr Sprachkombinationen anzubieten. Damit könnten sie ihren bestehenden Kunden einen Mehrwert bieten.

Sobald Sie wissen, wer Ihre idealen Kunden sind, sollten Sie herausfinden, wer sonst noch diese Zielgruppe anspricht. Recherchieren Sie andere Sprachdienstleister in Ihrem Land oder Markt, die die gleichen Dienstleistungen (Sprachkombinationen) anbieten.

• Recherchieren Sie deren Preismodelle.

• Recherchieren Sie deren Qualitätssicherungsprozesse.

• Welche Projektmanagement-Software sie verwenden

• Mit welchen Unternehmen sie bereits zusammengearbeitet haben

• Was sie als ihre Stärken betrachten

Je mehr Sie über Ihre Mitbewerber wissen, desto besser sind Sie gerüstet, um einen Kunden davon zu überzeugen, stattdessen mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Sobald Sie ein ideales Kundenprofil entwickelt haben, wissen Sie, welche Art von Kunden Sie suchen. Jetzt geht es nur noch darum, diese zu finden.

In diesem Abschnitt behandeln wir eine Outbound-Methode zur Suche nach potenziellen Kunden, bei der Sie neue Kunden suchen, anstatt darauf zu warten, dass diese Sie finden. Diese gezielt angesprochenen Leads haben möglicherweise noch nie von Ihrem Unternehmen gehört. Eine Outbound-Kontaktaufnahme umfasst Kaltakquise per Telefon und E-Mail sowie die Interaktion über soziale Medien. Der traditionelle Outbound-Vertriebsansatz beginnt mit der Erstellung einer Liste von Leads.

1. Erstellen Sie eine erste Liste der Zielunternehmen

Streben Sie eine Liste mit 100 bis 200 Unternehmen an, die zu Ihrem ICP passen. Sie können diese Liste selbst erstellen oder einen Dienstleister beauftragen, der sich auf die Suche nach Leads spezialisiert hat.

Finden Sie diese Unternehmen, indem Sie branchenspezifische Online-Communities und Foren, Branchenverbände und nicht zuletzt LinkedIn recherchieren.

Behalten Sie den Überblick über diese Unternehmen mithilfe einer Tabelle, Lead-Management-Software (LMS) oder Ihre Customer-Relationship-Management-Software (CRM) verfolgen. Es gibt zwar unbegrenzt viele Informationen, die Sie über einen potenziellen Kunden erfassen können, aber Sie sollten mindestens die Größe des Unternehmens, seinen Jahresumsatz, die Länder, in denen es tätig ist (oder in denen es Niederlassungen hat), und die Kontaktdaten der für die Lokalisierung zuständigen Abteilung oder Person angeben. Dies sind die wichtigsten Informationen, die Sie benötigen, wenn Sie beginnen, Leads zu priorisieren und zu bearbeiten.

Sie sollten auch jeden Kontakt mit dem Unternehmen aufzeichnen, einschließlich der Kontaktperson und der verwendeten Methode.

2. Finden Sie neue Leads (und nehmen Sie ersten Kontakt auf) persönlich

Persönliche Veranstaltungen sind eine der besten Möglichkeiten, einen bleibenden positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Anhand Ihrer ersten Liste mit potenziellen Kunden können Sie herausfinden, nach wem Sie Ausschau halten sollten. Finden Sie heraus, wo diese Personen möglicherweise Vorträge halten. Behalten Sie wichtige Veranstaltungen für die Branchen im Auge, auf die Sie sich konzentrieren. Klinger erklärt: „Wenn Sie Finanzunternehmen oder Life Sciences ansprechen möchten, besuchen Sie die entsprechenden Konferenzen. Viele der großen Sprachdienstleister sind dort mit großen Ständen vertreten. TransPerfect ist bei jeder großen Life-Science-Veranstaltung dabei. Das ist clever.“

Sie können auch eigene Veranstaltungen organisieren – eine Taktik, die in der Übersetzungsbranche noch viel zu selten genutzt wird. Ein Sprachdienstleister, der mit Pharmaunternehmen zusammenarbeitet, kann beispielsweise ein Networking-Event für Personen organisieren, die in dieser Branche für Übersetzungsdienstleistungen verantwortlich sind. Bei kleinen Veranstaltungen wie dieser können Sie treue Kunden (die als Fürsprecher fungieren können) und neue Interessenten aus dem gleichen Bereich oder mit ähnlichen Interessen zusammenbringen. Veranstaltungen können dazu dienen, gleichzeitig Leads und bestehende Kunden zu pflegen, indem sie beiden Seiten einen Mehrwert bieten.

3. Bitten Sie um Empfehlungen

Eine weitere sehr wichtige Quelle für neue Leads sind Ihre bestehenden Kunden. Wenn Sie Ihren Kunden einen guten Service geboten und ihre Loyalität gewonnen haben, werden sie Sie gerne weiterempfehlen!

Wir haben über bewährte Methoden für die Einholung von Empfehlungen geschrieben, beispielsweise, dass Sie jeden Kunden einzeln fragen sollten, anstatt eine Massen-E-Mail zu versenden.

Der Smartcat-Unterschied

Smartcat kann Sprachdienstleistern dabei helfen, neue Unternehmen auf organischere Weise zu finden und für sich zu gewinnen. Eine Möglichkeit ist unser LSP-Marktplatz, auf dem Sie Ihr Unternehmensprofil präsentieren und Ihre Dienstleistungen allen Nutzern vorstellen können, die auf der Suche nach einem Anbieter sind. Eine weitere Möglichkeit, über Smartcat potenzielle Kunden zu finden, ist unser Partnerprogramm. Als Smartcat-Partner empfehlen wir Sie anderen Sprachdienstleistern und Endkunden, die nach Anbietern in Ihrer Region oder Ihrem Fachgebiet suchen.

Jeder, der schon einmal im Vertrieb gearbeitet hat, weiß, dass es oft mehr als einen Versuch braucht, um einen potenziellen Kunden zu einer Reaktion zu bewegen – und mehr als ein Gespräch, um an den Punkt zu gelangen, an dem Sie Ihre Dienstleistungen erfolgreich anbieten können.

Ein Großteil des Vertriebsprozesses besteht nicht darin, Ihre Dienstleistungen zu verkaufen. Vielmehr geht es darum, bei einem potenziellen Kunden Markenbekanntheit aufzubauen, eine echte Verbindung herzustellen und einen Mehrwert zu bieten. Es gibt viele Techniken, um diese Ziele zu erreichen.

Bevor Sie eine Outbound-Vertriebskampagne starten, sollten Sie eine klare Kommunikationssequenz über verschiedene Kanäle entwerfen. Die Anzahl der Möglichkeiten, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Ihre potenziellen Kunden können per Telefon, E-Mail, LinkedIn, Twitter sowie über branchenspezifische Online-Communities kontaktiert werden. Beispielsweise gibt es in den meisten Großstädten oft branchenspezifische Meetup-Communities.

Wie viele E-Mails sollten Sie versenden oder wie viele Anrufe tätigen, bevor Sie aufhören? Eine übliche Outbound-Vertriebssequenz kann bis zu sechs bis zehn E-Mails, einige LinkedIn-Nachrichten (einschließlich einer benutzerdefinierten Verbindungsanfrage) und einige Telefonanrufe umfassen.

Viele Vertriebsprofis sind der Meinung, dass es völlig in Ordnung ist, potenzielle Kunden weiterhin zu kontaktieren, wenn Sie noch keine Absage erhalten haben. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen und spammen Sie potenzielle Kunden nicht täglich. Bei all Ihren Kontakten sollten Sie die Gratwanderung zwischen Beharrlichkeit und Belästigung meistern.

In seinem Leitfaden für Kaltakquise per E-Mail empfiehlt der Unternehmer und Autor Tucker Max, E-Mails kurz zu halten und sich zu überlegen, warum jemand sich die Zeit nehmen sollte, sie zu öffnen.

Zu diesem Zweck empfehlen wir, jede E-Mail oder jeden Anruf anhand einer Abfolge von Zielen oder wichtigen Punkten zu skizzieren, die Sie ansprechen möchten (d. h. Sie sollten nicht jedes Mal, wenn Sie Kontakt aufnehmen, dasselbe sagen).

Bieten Sie beispielsweise etwas Wertvolles an: „Wenn Sie recherchiert und einen wichtigen Schwachpunkt des Empfängers gefunden haben und Sie Abhilfe schaffen können, heben Sie dies hervor“, schreibt Max. Stellen Sie eine nützliche Ressource zur Verfügung, z. B. eine Fallstudie oder einen Branchenbericht.

Hier zahlt es sich aus, jeden potenziellen Kunden recherchiert zu haben, damit Sie Ihre Skripte (und Ihr Angebot) individuell anpassen können.

Bei der Gestaltung Ihrer Vertriebsaktivitäten sollte das Ziel jeder E-Mail oder jedes Anrufs nicht darin bestehen, den potenziellen Kunden zum Kauf zu bewegen, sondern ihn zum nächsten Schritt zu bewegen. Da es viel schwieriger ist, einen Verkauf per E-Mail oder Textnachricht abzuschließen, sollte eines Ihrer ersten Ziele darin bestehen, den potenziellen Kunden zu einem ersten Telefonat zu bewegen.

Schauen wir uns ein Beispiel für eine Sequenz an und wie diese für Ihren LSP funktionieren könnte.

Erwägen Sie während dieses Prozesses, laufende A/B-Tests mit verschiedenen Betreffzeilen und Nachrichtentexten durchzuführen, um deren Wirksamkeit zu beurteilen. Behalten Sie im Auge, welche mehr Antworten erhalten. Wenn Sie mehr dieser E-Mails und Anrufe usw. versenden, werden Sie Details (wie bestimmte Wörter in der Betreffzeile) erkennen, die besser funktionieren als andere.

In seinem Buch The Ultimate Startup Guide to Outbound Sales schreibt Steli Efti, Mitbegründer und CEO von Close.io „Wenn Ihre Antwortraten unter 5 % liegen, machen Sie etwas wirklich falsch. Bei 10 % sind Sie auf dem richtigen Weg. Bei 10 % bis 30 % sind Sie wirklich sehr gut aufgestellt.“

Beispiele für hilfreiche Inbound-Outreach-Tools: Outreach, Reply, Autopilot, Mailtag, Mixmax

Bevor Sie einen Kunden kontaktieren, sollten Sie nicht nur die gesamte Kontaktierungssequenz, sondern auch den Rest Ihres Verkaufstrichters genau geplant haben. Was passiert, wenn ein Unternehmen an Ihren Dienstleistungen interessiert ist? Wir schlagen einen vierstufigen Prozess vor, der einen potenziellen Kunden vom ersten Interesse bis zur Einarbeitung nach Vertragsabschluss begleitet.

1. Anfrage oder Erstgespräch

Wenn Sie eine Outbound-Vertriebsstrategie verfolgen, führen all diese ersten Nachrichten und Anrufe zu dem, was wir als „Discovery Call” bezeichnen. Dies ist der Punkt, an dem Sie mit einem potenziellen Kunden kommunizieren und überprüfen können, ob er zu Ihnen passt und umgekehrt.

Eine Inbound-LSP-Strategie kann Sie ebenfalls an diesen Punkt bringen. Wenn ein Lead Ihnen seine Kontaktdaten zur Verfügung stellt, sollte Ihr Vertriebsteam ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt kontaktieren, um einen Rückruf zu vereinbaren.

Die wichtigsten Informationen, die Sie benötigen, sind, ob der Lead über ein Übersetzungsbudget verfügt und ob seine Anforderungen zu Ihrem Angebot passen. Unternehmen, die noch keine Übersetzungsdienstleistungen in ihrem Budget berücksichtigt haben, sind eher schwer zu gewinnen.

Wenn beide Punkte zutreffen – das Unternehmen hat ein Budget und ist speziell an den von Ihnen angebotenen Übersetzungsdienstleistungen interessiert (bestimmte Sprachkombinationen usw.) –, besteht der nächste Schritt darin, zu fragen, ob eine aktive Ausschreibung (RFP) vorliegt oder ob das Unternehmen Angebote (ohne Ausschreibung) von neuen Anbietern entgegennimmt.

Wenn keine Ausschreibung vorliegt, können Sie dieses Gespräch nutzen, um spezifische Informationen einzuholen, die Sie in Ihr Angebot aufnehmen möchten, z. B. ob bestimmte Dateiformate bevorzugt werden usw.

2. Einreichen eines Vorschlags

Viele Unternehmen werden Ausschreibungen veröffentlichen, in denen sie Ihnen konkret mitteilen, welche Prioritäten sie setzen. Sie können sich sogar bei slator.com anmelden, um Ausschreibungen zu erhalten.

Ein Angebot umfasst in der Regel:

• Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen: insbesondere Erfahrungen im Zusammenhang mit dem potenziellen Kunden

• Lebensläufe Ihres Teams

• Erläuterung des Arbeitsprozesses: einschließlich der von Ihnen verwendeten Technologie und der Vorgehensweise bei Problemen

• Qualitätssicherung: Ihre Qualitätsstandards und Ihr Qualitätskontrollprozess

• Referenzen

• Übersetzungsbeispiele

• Budget und Plan: Preise pro Projekt (in der Regel pro Wort), Bearbeitungszeit und angebotene Sprachen.

Eines der wichtigsten Kriterien, auf das Unternehmen heute achten, ist die Frage, welche Technologie ein Anbieter einsetzt und wie diese ihnen helfen kann, Kosten zu sparen und die Qualität zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise Lokalisierungsdienstleistungen anbieten, sollten Sie die verschiedenen Prozesse, einschließlich der Qualitätssicherung, die Sie einsetzen, die von Ihnen verwendeten Tools und die damit verbundene Preisstruktur definieren.

3. Nachfassen und abschließen

Wenn ein Unternehmen an Ihrer Arbeit interessiert ist, folgt in der Regel ein Folgeanruf oder ein persönliches Treffen. Seien Sie darauf vorbereitet, Fragen zu Ihrem Vorgehen zu beantworten, Einwände auszuräumen, Kosten zu klären und zusätzliche Nachweise für Ihre Arbeit vorzulegen (z. B. Fallstudien und Berichte, einschließlich KPIs).

Möglicherweise gibt es auch weitere Verhandlungen über die Bedingungen oder Kosten in Ihrem Angebot. Eine Sache, auf die Sie sich vorbereiten sollten, sind mehrere Genehmigungsstufen, die zum Abschluss eines Geschäfts erforderlich sind. Insbesondere in größeren Organisationen hat die Person, die das Angebot anfordert, möglicherweise nicht die endgültige Kaufkraft. Es kann ihr Vorgesetzter sein, der Vorgesetzte ihres Vorgesetzten oder sogar eine andere Abteilung.

Notieren Sie sich bei jedem Folgeanruf alle Fragen oder Einwände, damit Sie später darauf reagieren können. Behalten Sie diese auch für zukünftige Kunden im Hinterkopf. Reagieren Sie auf mögliche Einwände, bevor sie geäußert werden.

Diese Phase ist abgeschlossen, wenn Sie einen unterzeichneten Vertrag vorliegen haben.

4. Pflegen Sie die Kundenbeziehung

Die Pflegephase umfasst die Bereitstellung von Kundensupport nach dem Verkauf, wie z. B. Onboarding, und die Suche nach neuen Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit mit dem Kunden fortzusetzen. Die Kundenpflege ist ein nie endender Prozess der Kommunikation mit Ihren Kunden.

Richten Sie einen Pflegeprozess und einen Zeitplan ein, der Folgendes umfasst:

• Folge-E-Mails, um zu fragen, wie das erste Projekt verläuft

• „Upselling“-Vorschläge für zukünftige Arbeiten

• Umfragen zur Kundenzufriedenheit

• Bitte um Weiterempfehlungen

Es ist wichtig, dass Sie Ihren Verkaufsprozess und Ihre Kundenbeziehungen anhand von KPIs verfolgen können. Alle Bereiche Ihres Unternehmens sollten messbar und zielorientiert sein, was uns zu Stufe fünf führt: der Optimierung.

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, ist dies eine gute Gelegenheit, darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was Sie anders gemacht hätten:

Messen Sie, wie viele E-Mails oder Verkaufsgespräche erforderlich waren, wie groß der Auftrag war usw.

In ihrem Buch Predictable Revenue empfehlen die Outbound-Sales-Experten Aaron Ross, sich eher auf Ergebnisse als auf Aktivitäten zu konzentrieren. Als Beispiel nennen sie die Verfolgung der „Anzahl der pro Monat geschaffenen qualifizierten Verkaufschancen“ anstelle der „Fokussierung auf die Anzahl der pro Tag getätigten Verkaufsgespräche“. Sie empfehlen außerdem die Verfolgung „weniger, aber wichtigerer Kennzahlen“, darunter die Anzahl der pro Monat geschaffenen neuen Leads und qualifizierten Verkaufschancen sowie die Konversionsrate von Leads zu qualifizierten Verkaufschancen.

Reflektieren Sie das Feedback neuer Kunden und deren Fragen.

Verkaufskennzahlen sind nicht die einzige Informationsquelle, die Sie zur Verbesserung Ihres Verkaufsprozesses nutzen können. Jedes Gespräch, das Sie mit neuen Kunden führen, steckt voller wertvoller Erkenntnisse. Nehmen Sie sich Zeit, um über deren Fragen und Kommentare nachzudenken.

Das Gleiche gilt für die Gespräche, die Sie mit Personen geführt haben, die sich nicht für Ihre Dienstleistungen entschieden haben. Wenn möglich, wenden Sie sich erneut an sie und fragen Sie, warum sie sich für ein anderes Unternehmen entschieden haben.

Danny Wong empfiehlt, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen (natürlich mit der Zustimmung des potenziellen Kunden), um Vertriebsmitarbeiter zu schulen und zu coachen. Diese Aufzeichnungen können jedoch auch außerhalb einer Schulungsumgebung nützlich sein. Sie können sie sich noch einmal anhören und Stellen heraushören, an denen Sie möglicherweise eine Frage falsch verstanden oder eine Gelegenheit verpasst haben, weitere Informationen zu geben.

Optimieren Sie schließlich Ihre Vertriebsmaterialien auf der Grundlage dieser neuen Informationen und passen Sie Ihren gesamten Vertriebsprozess entsprechend an.