So lokalisieren Sie Google Tabellen und optimieren Übersetzungen

Wenn Sie über die Lokalisierung von Google Tabellen nachdenken, kann Ihr Unternehmen mit zwei möglichen Szenarien konfrontiert sein. Vielleicht verwenden Sie Google-Tabellen in Ihrem Unternehmen und müssen lediglich den Inhalt übersetzen. Oder vielleicht verwenden Sie Google Sheets zur Verwaltung von Übersetzungen. Dies ist eine gängige Praxis. Auf den ersten Blick erscheint dies ganz natürlich: Sie legen eine Spalte für „Englisch“ und die nächste für „Spanisch“ an, und schon haben Sie ein komplettes Referenzdokument, das Ihre Übersetzer, Projektmanager und Ingenieure verwenden können.

Es gibt viele Gründe, warum Menschen sich überhaupt für die Arbeit mit Tabellenkalkulationen entscheiden: Sie sind einfach zu erstellen, lassen sich auf vielfältige Weise formatieren und verfügen über raffinierte Formeln. Wenn Ihr Übersetzungsaufwand jedoch zunimmt, werden Sie schnell feststellen, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen als Hauptwerkzeug für die Lokalisierung auch Nachteile hat.

In diesem Artikel werden wir einige der Probleme bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Übersetzungen untersuchen und erläutern, wie Smartcat Google Sheets Translator Ihnen dabei helfen kann, diese zu überwinden.

Bevor wir beginnen, hier eine kurze Definition von TMS:

💡 Übersetzungsmanagementsysteme (TMS) dienen dazu, umfangreiche Übersetzungs- und Lokalisierungsaufgaben zu unterstützen und zu verwalten. Sie bieten einen klaren Überblick über die zu erledigenden Übersetzungsarbeiten, und Sie können Linguisten Aufgaben zuweisen, sei es Übersetzen, Bearbeiten, Korrekturlesen oder eine andere damit verbundene Dienstleistung. Sie können ein TMS in Ihre vorhandenen Softwaretools integrieren, sodass Sie Inhalte einfach an das TMS senden und Übersetzungen zurück an Ihr Tool übertragen können, ohne dies manuell tun zu müssen, z. B. durch Kopieren und Einfügen. TMS bieten außerdem zahlreiche nützliche Funktionen wie maschinelle Übersetzung, Glossare und Übersetzungsspeicher. Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie Übersetzungen direkt in Ihre Google Sheets übertragen können.

Erfahren Sie mehr über Übersetzungsmanagementsysteme (TMS).

Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für kleine Projekte mit einer begrenzten Anzahl von Beteiligten, aber sie werden schnell unübersichtlich, wenn Projekte an Umfang und Komplexität zunehmen. Hier sind fünf häufige Fehler, die Ihnen begegnen könnten.

1. Fehler sind leicht zu machen (und schwer zu erkennen)

Tabellenkalkulationen sind von ihrer Konzeption her für numerische Daten gedacht. Das kann die Arbeit mit ihnen erschweren, wenn Sie mit Text arbeiten. Zellen und Schriftarten können zu klein sein, es kann leicht passieren, dass Sie versehentlich Zeichen löschen oder einfügen, und es gibt keine visuelle Rechtschreibprüfung, die Ihnen hilft, Fehler zu erkennen.

2. Sie verschwenden viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben

Stellen Sie sich vor, Sie müssten ein Dutzend Sätze übersetzen, die sich nur in ein oder zwei Wörtern unterscheiden. In einer Tabellenkalkulation müssen Sie jeden Satz manuell aktualisieren. Das ist nicht nur zeitaufwändig und fehleranfällig, sondern es können auch leicht kleine Änderungen übersehen werden, die zu Inkonsistenzen in Ihren Übersetzungen führen. Und mit jeder Sprache, die Sie in Google Sheets hinzufügen, vervielfacht sich das Problem.

3. Es ist schwierig, sich einen klaren Überblick zu verschaffen

Wenn Sie mit großen Textmengen arbeiten, können Tabellen schnell unübersichtlich werden. Wie viele Sätze müssen noch übersetzt werden? Wie viele Wörter? Wie lange wird es dauern, bis das Projekt abgeschlossen ist? Es kann schwierig sein, sich ein klares Bild zu verschaffen, wenn man eine lange Liste von Zeichenfolgen in einer Tabelle vor sich hat.

4. Die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen kann risikobehaftet sein

Es ist nicht ungewöhnlich, dass mehrere Personen gleichzeitig an derselben Tabelle arbeiten. Dies kann jedoch zu allerlei Problemen führen, von gegenseitigen Überschreibungen bis hin zum Verlust der Übersicht darüber, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Am schlimmsten ist jedoch, dass jeder mit Bearbeitungsrechten versehentlich wichtige Daten löschen oder ändern kann.

5. Import-/Exportfehler kommen nur allzu häufig vor

Tabellenkalkulationen lassen sich nicht immer einfach aus Ihrem Repository importieren und exportieren – oder aus was auch immer Sie zur Speicherung und Darstellung Ihrer Strings verwenden. Dies kann zu Fehlern wie Datenverlusten oder falschen Formatierungen führen.

Einige Personen und Unternehmen arbeiten überhaupt nicht mit Google Sheets, sondern verwenden stattdessen nur Excel. Die Offline-Fähigkeit von Excel kann zwar bei einigen der oben genannten Probleme helfen, bringt jedoch auch eigene Herausforderungen mit sich:

• Wenn verschiedene Personen mit Tabellen arbeiten, kann es zu Inkonsistenzen kommen. Wenn Sie mit mehreren Personen an demselben Projekt arbeiten, riskieren Sie verschiedene Komplikationen, von Problemen mit der Zellformatierung bis hin zu inkonsistenten Tabellenstrukturen.

• Sie können Zeichenfolgen nicht spontan aktualisieren. Mit Excel senden Sie Ihre Zeichenfolgen einmalig zur Übersetzung. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie nachträglich Änderungen vornehmen müssen, den gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen.

• Es ist noch schwieriger, den Fortschritt zu verfolgen. Da alles außerhalb der Cloud stattfindet, können Sie nur dann wissen, was vor sich geht, wenn Sie sich ständig bei allen Beteiligten des Projekts erkundigen. Dies kann schnell mühsam und zeitaufwändig werden.

Da Tabellenkalkulationen so problematisch sind, warum verzichtet man nicht einfach ganz darauf? Schließlich gibt es spezielle Tools wie Übersetzungsplattformen oder Übersetzungsmanagementsysteme (TMS), die speziell für Lokalisierungsprojekte aller Art und Größe entwickelt wurden.

Dies mag für viele Unternehmen und Einzelpersonen die perfekte Lösung sein. Die Realität sieht jedoch so aus, dass, wenn viele Beteiligte an Ihren Lokalisierungsprojekten beteiligt sind, von Ingenieuren und Produktmanagern bis hin zu Übersetzern und Anbietern, das einzige System, mit dem alle bis zu einem gewissen Grad vertraut sind, Tabellenkalkulationen sind.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, mit der Sie das Beste aus beiden Welten haben: das Smartcat Google Sheets-Übersetzungs-Plugin, eine Integration, die Ihr TMS mit Google Sheets verbindet. Auf diese Weise kann jeder weiterhin mit den Tools arbeiten, mit denen er am besten vertraut ist, und gleichzeitig alle Vorteile eines zentralisierten, cloudbasierten TMS nutzen.

Wie hilft Ihnen die Integration von Google Sheets?

Die Integration von Google Sheets in eine Übersetzungsmanagement-Plattform kann Ihnen dabei helfen, viele der oben genannten Probleme zu lösen. Das sind die Vorteile:

• Übersetzer können in einem speziell für Übersetzungen entwickelten Editor arbeiten. Das bedeutet, dass sie Funktionen wie Wörterbücher, Glossaren und Qualitätssicherungsprüfungen nutzen – all dies soll ihnen helfen, schneller zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

• Wiederholte Zeichenfolgen werden automatisch aktualisiert. Mit einem TMS können Sie Übersetzungsspeicher einrichten, die automatisch Übersetzungen für bereits übersetzte Zeichenfolgen einfügen – das spart Ihnen Zeit, Mühe und Geld.

• Sie können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Mit einer Übersetzungsmanagement-Plattform können Sie sehen, wie viele Sätze, d. h. Strings, bereits übersetzt wurden, wie viele noch ausstehen und wie viel das Projekt kosten wird.

• Die Zugriffsrechte aller Beteiligten sind klar definiert. In einem TMS können Sie steuern, wer Zugriff auf welche Teile des Projekts hat, was die jeweiligen Personen tun dürfen und wann sie dies tun dürfen. Beispielsweise kann ein Lektor Übersetzungen erst dann überprüfen und genehmigen, wenn sie von einem Übersetzer fertiggestellt wurden, und ein Übersetzer kann sich nicht in die Arbeit eines anderen Übersetzers einmischen.

• Änderungen werden in Echtzeit aktualisiert. Wenn Sie eine Integration eingerichtet haben, werden alle Übersetzungen automatisch in Ihr Content-Management-System (CMS) oder Repository übertragen, sodass zeitaufwändige Import-/Exportvorgänge, die zu Fehlern führen können, entfallen.

Die Google Sheet-Integration von Smartcat wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Lokalisierungsworkflow zu optimieren und Zeit und Geld bei Ihren Lokalisierungsprojekten zu sparen.

Die Einrichtung ist ganz einfach:

1. Installieren Sie das Add-on Smartcat für Google Sheets.

2. Öffnen Sie eine Tabelle mit dem Originaltext – oder eine leere Tabelle mit Spaltenüberschriften, wie unten gezeigt:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Smartcat-Add-on“, melden Sie sich mit Ihrem Smartcat-Konto an und geben Sie im Add-on an, welche Spalte Ihren Ausgangstext enthält und welche Spalte für die Übersetzungen verwendet werden soll:

1. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Text automatisch mit Hilfe der KI-gestützten automatischen Übersetzung von Smartcat zu übersetzen:

1. Senden Sie die Texte an Smartcat, damit menschliche Lektoren die Übersetzung fertigstellen können:

Das war's schon – jetzt können Sie alle Funktionen und Vorteile von Smartcat nutzen und gleichzeitig in der vertrauten Google Sheet-Oberfläche arbeiten, falls einer Ihrer Stakeholder die herkömmliche Tabellenkalkulation bevorzugt.

Tabellenkalkulationen haben ihre Berechtigung, werden jedoch schnell zu einem Hindernis, wenn Sie mit Übersetzungs- oder Lokalisierungsprojekten von beträchtlicher Größe und Komplexität zu tun haben. Glücklicherweise gibt es Tools, mit denen Sie ihre Schwächen überwinden und das Beste aus beiden Welten nutzen können: die Flexibilität einer Tabellenkalkulation und die Leistungsfähigkeit eines Übersetzungsmanagementsystems.

Wenn Sie nach einer Google Sheets-Integration suchen, mit der Sie Ihren Lokalisierungs-Workflow optimieren können, laden wir Sie ein, das Google Sheets-Add-on von Smartcat auszuprobieren – es ist kostenlos und mit nur wenigen Klicks einsatzbereit.