Wie Softwareunternehmen Lokalisierung und Agile miteinander vereinbaren können – die Geschichte von Infobip

Lassen Sie mich Ihnen ein wenig über den Ansatz von Infobip in Bezug auf Lokalisierung erzählen. Als globale Kommunikationsplattform für Unternehmen und Entwickler sind wir stets bestrebt, unseren Lokalisierungsprozess zu verbessern, insbesondere wenn es darum geht, ihn innerhalb unseres agilen Frameworks zum Funktionieren zu bringen.

Aus diesem Grund haben wir uns kürzlich entschlossen, eine weitere Runde von Forschungen und Experimenten durchzuführen, die zu interessanten und sogar überraschenden Ergebnissen geführt haben.

Aber zunächst einmal: Was ist Lokalisierung und was hat sie mit Softwareentwicklung zu tun? Lokalisierung ist die Anpassung von Produkten und Inhalten an einen bestimmten Standort, beispielsweise eine Region oder ein Land, um sicherzustellen, dass sie in diesem kulturellen und sprachlichen Umfeld funktionieren.

Bei Infobip konzentrieren wir uns auf die kontinuierliche Lokalisierung. Dies ist die neueste Form der Lokalisierung und wurde entwickelt, um die Engpässe zu beseitigen, mit denen Softwareunternehmen typischerweise konfrontiert sind, wenn sie die Lokalisierung in ihre Softwareentwicklungszyklen integrieren. Sie ist äußerst hilfreich für Unternehmen mit mehreren Entwicklerteams.

Heutzutage ist Software gleichbedeutend mit Agilität. Das bedeutet kurze Release-Zyklen, d. h. Entwickler nehmen kleine Ergänzungen und Änderungen an Softwareprodukten vor, und zwar häufig und in kleinen Schritten. Diese kleinen, sich wiederholenden Releases müssen ebenfalls lokalisiert werden, sodass alle am Lokalisierungsprozess Beteiligten – ob Sprachdienstleister, Übersetzungsunternehmen oder interne Teams – ebenfalls agil sein sollten.

Leider herrscht in der Lokalisierungsbranche nach wie vor eine sehr traditionelle Denkweise vor – man verwendet die langsame, lineare Wasserfallmethode, bei der endliche Schritte nacheinander ausgeführt werden, bevor man zum nächsten übergeht. Diese altmodische Methode mag in einigen Branchen (gerade noch) funktionieren, aber bei Softwareunternehmen sind Engpässe unvermeidlich, da alles viel schneller erledigt werden muss.

Betrachten wir als Beispiel unseren eigenen Fall. Unsere Produkte (UI) umfassen etwa 95.000 Wörter. Es kann vorkommen, dass wir innerhalb von 48 Stunden einen Text von nur 120 Wörtern in 11 Sprachen übersetzen müssen.

Jeder LSP, den wir kontaktiert haben, musste:

• die Anforderungen klären und das Projekt annehmen

• bis zu 11 Anbieter kontaktieren

• deren Verfügbarkeit bestätigen und Ersatz für diejenigen finden, die so kurzfristig nicht verfügbar oder nicht erreichbar waren

• den Fortschritt des Projekts überwachen

• Fragen beantworten und Probleme lösen

• die Fertigstellung überprüfen und die Übersetzungen liefern

• dem Kunden eine Rechnung ausstellen und die Anbieter bezahlen

Aufgrund der Anforderungen standen wir in der Regel vor drei Problemen: Mindestgebühren von Sprachdienstleistern und deren Lieferanten, knappe Fristen und Qualitätseinbußen. Dabei ist zu beachten, dass Sprachdienstleister natürlich viel zu tun haben, was es schwierig macht, mit unserem kontinuierlichen Strom kleiner Projekte Schritt zu halten.

Kontinuierliche Lokalisierung war schon immer unser Ziel bei Infobip, aber aufgrund der oben genannten Einschränkungen war sie bestenfalls „halbkontinuierlich”. Deshalb haben wir kürzlich ein risikoarmes, aber vielversprechendes Experiment gestartet, um zu sehen, ob wir unseren Lokalisierungsprozess wirklich kontinuierlich gestalten können. Mit anderen Worten: Wir wollten herausfinden, ob wir unseren Lokalisierungsprozess nahtlos in unser agiles Framework integrieren können.

Als wir uns hinsetzten, um darüber nachzudenken, warum echte kontinuierliche Lokalisierung so schwierig war, wurde uns klar, dass wir uns vollständig von dem wasserfallartigen, sequenziellen Ansatz für Lokalisierungsprojekte verabschieden mussten. War das überhaupt möglich?

Nun, wir fanden heraus, dass eine Gruppe von Softwareentwicklern bereits 2001 vor derselben Herausforderung stand. Sie reagierten auf die Wasserfallmethode mit ihrem Agilen Manifest, das eine andere Herangehensweise an die Softwareentwicklung vorschlug. Es revolutionierte vor 20 Jahren die Softwareentwicklung und ist heute aktueller denn je.

^{Agiler Ansatz VS Wasserfall-Ansatz}

Mit nur wenigen Änderungen am ursprünglichen Manifest haben wir also einige Grundsätze entwickelt, wie auch die Lokalisierung agil gestaltet werden kann.

Hier sind unsere 12 Leitlinien für eine kontinuierliche Lokalisierung:

1. Veröffentlichen Sie Übersetzungen frühzeitig und verbessern Sie sie später – warten Sie nicht auf perfekt überprüfte Übersetzungen.

2. Seien Sie auf ständige Inhaltsaktualisierungen vorbereitet – verlangen Sie keine Entwicklungsstopps, da Sie dadurch Ihre Markteinführungszeit verzögern.

3. Veröffentlichen Sie Übersetzungen so häufig wie möglich – warten Sie nicht auf große Stapel und verlangsamen Sie den Zyklus nicht (dies ist das Kennzeichen der alten Wasserfallmethode).

4. Sorgen Sie für eine unternehmensweite Zusammenarbeit – isolieren Sie das Lokalisierungsteam nicht.

5. Setzen Sie auf Menschen, Vertrauen und Teamarbeit – wenden Sie in Ihrer Lokalisierungsabteilung oder Ihrem Lokalisierungsprogramm keinen Befehls- und Kontrollstil an.

6. Priorisieren Sie direkte Kommunikationsmethoden mit Übersetzern und anderen Beteiligten – verlassen Sie sich nicht auf indirekte Kommunikation über den Sprachdienstleister.

7. Sammeln Sie Feedback von Endnutzern – sie zeigen Ihnen, was wirklich wichtig ist, und sind der wahre Maßstab für Qualität.

8. Richten Sie einen kontinuierlichen, skalierbaren Prozess ein – der Prozess darf nicht verzögert werden, wenn das Lokalisierungsteam nicht verfügbar ist.

9. Verbessern Sie Ihre Lokalisierungstools und -systeme kontinuierlich – erwarten Sie nicht, dass generische Software von Drittanbietern alle Ihre Anforderungen erfüllt, eine gewisse interne Entwicklung ist weiterhin erforderlich.

10. Automatisieren oder minimieren Sie manuelle Arbeit – verlassen Sie sich nicht auf menschliches Projektmanagement oder menschliches Engagement, wenn dies automatisiert werden kann.

11. Lassen Sie das Lokalisierungsteam selbst entscheiden, wie es arbeitet – bestehen Sie nicht auf streng definierten Verfahren.

12. Überprüfen Sie Prozesse und Pläne regelmäßig – lassen Sie nicht Jahre verstreichen, ohne notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Wir wollten diese Prinzipien testen, also haben wir alle Schritte unseres Lokalisierungsprozesses analysiert, einige davon entfernt und dann untersucht, wie wir die verbleibenden Schritte effizienter gestalten können. Die agilen Prinzipien passten ohne Ausnahme gut dazu.

Eine der wichtigsten Änderungen in unserem Experiment war die Neupositionierung der Rolle des Sprachdienstleisters – wir stellten ihn uns als dritte Instanz neben den Übersetzern und dem Kunden (uns) vor, anstatt als Vermittler zwischen dem Kunden und den Übersetzern.

Nachdem wir den richtigen Sprachdienstleister gefunden hatten (Beluga Linguistics), wählten wir Schwedisch als Testsprache und richteten unser neu definiertes Dreieck ein: Kunde, Sprachdienstleister und zwei freiberufliche Übersetzer. Wir stellten sicher, dass wir alle Wasserfall-Praktiken hinter uns ließen, indem wir Technologie einsetzten und innerhalb des Dreieckskreislaufs miteinander kommunizierten.

Zusätzlich zu den Änderungen in der Struktur und Kommunikation übernahmen wir auch die Verträge und Zahlungen an die Freiberufler (was mit wenigen Klicks mithilfe von Technologien von Drittanbietern erledigt werden konnte) und baten den Sprachdienstleister in erster Linie, uns seine Erfahrung im Management von Freiberuflerteams und im Qualitätsprozess zur Verfügung zu stellen. Dadurch wurden mögliche Konflikte zwischen unseren Interessen und denen des Sprachdienstleisters beseitigt und wir konnten uns alle vollständig auf das Endziel konzentrieren – eine schnellere und bessere Lokalisierung.

Wir haben festgestellt, dass diese neue dreieckige Anordnung endlich eine echte kontinuierliche Lokalisierung ermöglichte und allen Beteiligten zugute kam.

Vorteile für Softwareunternehmen:

• Keine Verzögerungen bei der Produktveröffentlichung – sobald die Produkte aus Sicht der Programmierung und des Marketings fertig waren, wurden sie sofort zur Übersetzung geschickt und veröffentlicht.

• Sprachliche Probleme konnten sofort behoben werden – unabhängig davon, ob es sich um die Ausgangssprache oder die Übersetzung handelte.

Vorteile für Übersetzer:

• Sie wurden entsprechend, schnell und vollständig bezahlt – ohne Abzüge von Banken oder damit verbundene Gebühren.

• Direkte Kommunikation mit dem Kunden – kein Warten auf Antworten oder Klarstellungen über den Sprachdienstleister.

Vorteile für Sprachdienstleister und Übersetzungsunternehmen:

• Keine Fristen oder Verwaltungsaufwand, um die Sie sich kümmern müssen.

• Ein garantiertes, regelmäßiges monatliches Einkommen, ähnlich wie bei einem Retainer.

Es ist erwähnenswert, dass wir angesichts der Tatsache, dass Infobip-Produkte nicht lebensbedrohlich sind, mit gelegentlichen unvollkommenen Übersetzungen leben konnten. Dadurch konnten wir die Markteinführungszeit verkürzen, aber auch den lokalen Infobip-Mitarbeitern ermöglichen, die Benutzeroberfläche im jeweiligen Land zu überprüfen und nicht im abstrakten Kontext eines TMS. Um dies zu erreichen, mussten wir zunächst unseren Lokalisierungsprozess (aus technischer Sicht) aufschlüsseln. So konnten wir Übersetzungsfehler beheben und die Änderungen innerhalb von nur 10 Minuten in der Produktion veröffentlichen, und zwar so oft wie nötig an einem Tag.

Insgesamt war unser Experiment ein Erfolg und hat gezeigt, wie effektiv eine kontinuierliche Lokalisierung sein kann, wenn sie richtig durchgeführt wird.

^{Lokalisierungsdreieck gelöst}

Es gibt nichts Besseres als eigene Erfahrungen, um sich einzuarbeiten und zu sehen, wie die Lokalisierung in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden kann. Hier sind jedoch einige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen und auf unseren Erkenntnissen aus dem Experiment basieren:

• Softwareunternehmen sollten wirklich darüber nachdenken, die Verantwortung für den Lokalisierungsprozess zu behalten. Kein Außenstehender kann dies besser als Sie selbst.

• Denken Sie daran, dass Übersetzen eine menschliche Zusammenarbeit ist und keine anonyme Kette. Kümmern Sie sich also um alle Beteiligten und profitieren Sie von den Vorteilen einer effizienten Zusammenarbeit.

• Legen Sie frühzeitig Erwartungen fest und vertrauen Sie darauf, dass die Mitarbeiter ihr Fachwissen unter Beweis stellen.

• Geben Sie den Übersetzern Raum und finanzielle Anreize, sich mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen.

• Führen Sie regelmäßig kleine Überprüfungen und Experimente durch, damit sich alle verbessern können.

Dieser letzte Punkt ist einer der wichtigsten und wird vielleicht am häufigsten übersehen. Bei Agile dreht sich alles um Iterationen, Tests und Optimierungen. Scheuen Sie sich also nicht, diesen experimentellen Ansatz auch auf Ihren Lokalisierungsprozess anzuwenden, und Sie werden bald die Vorteile einer kontinuierlichen Lokalisierung in Ihrem Softwareunternehmen nutzen können.