Wie man Word-Dokumente schnell mit KI übersetzt

Möchten Sie Inhalte aus Word-Dokumenten übersetzen? Das kann eine gewaltige Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie Genauigkeit, Konsistenz und kulturelle Relevanz gewährleisten möchten. Microsoft Word-Dokumente sind zudem bekanntermaßen schwierig zu bearbeiten, da versteckte Zeichen, Abstände und andere Formatierungsprobleme selbst erfahrene MS Office-Benutzer vor Probleme stellen können.

Glücklicherweise können Sie mit Hilfe einer Sprachplattform wie Smartcat mit unserem Dokumentübersetzungs-Agent ein ganzes Dokument in nur wenigen einfachen Schritten übersetzen. 

Dokumente sind für fast jeden Arbeitsablauf unverzichtbar, aber ihre manuelle Übersetzung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Dieser Agent macht das Kopieren und Einfügen, das Korrigieren der Formatierung und das Hin- und Herwechseln überflüssig, sodass Teams schneller arbeiten und skalieren können, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie den Dokumentübersetzungs-Agent verwenden. Außerdem geben wir Ihnen einige Tipps zur Sprachlokalisierung von Word-Dokumenten, damit Ihr Projekt bei Ihrer Zielgruppe Anklang findet und den lokalen sprachlichen und kulturellen Normen entspricht.

• Mit dem Dokumentübersetzungsdienst von Smartcat können Sie Word-Dokumente in wenigen Minuten übersetzen, indem Sie einfach Ihre Dateien hochladen und die KI-Übersetzung ausführen, wobei Formatierung, Struktur und Markenstimme erhalten bleiben.

• KI-Übersetzung in Verbindung mit Reviewer-Workflows und Glossaren sorgt für eine genaue, markenkonsistente Lokalisierung.

• Durch die Übersetzung von Inhalten in die Muttersprache ihrer Zielgruppen können Unternehmen die Relevanz ihrer Marke steigern, Vertrauen aufbauen und letztendlich das Wachstum sowohl auf lokalen als auch auf internationalen Märkten vorantreiben.

Die Bibliothek mit KI-Agenten von Smartcat wurde für die gängigsten Workflows in den Bereichen Content-Erstellung, Übersetzung und Automatisierung entwickelt. Diese Agenten sind ohne Einrichtung einsatzbereit, sodass Teams schnell loslegen können.

Diese Agenten übernehmen repetitive Aufgaben und optimieren alltägliche Arbeitsabläufe, sodass Teams Inhalte schneller, mit weniger manuellem Aufwand und weniger Tools erstellen und veröffentlichen können. Smartcat bietet eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, über 80 Dateitypen zu übersetzen – darunter auch Microsoft Word. So übersetzen Sie Word-Dokumente in Smartcat Schritt für Schritt:

Die Registrierung bei Smartcat dauert nur wenige Sekunden. Sobald Sie ein Konto haben, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an, um loszulegen.

Beginnen Sie damit, ein neues Projekt in Smartcat anzulegen. Dazu müssen Sie Projektdetails wie Ausgangs- und Zielsprachen, Projektnamen und spezifische Anweisungen für Korrektoren festlegen. Durch die Erstellung eines Projekts wird ein zentraler Ort für alle Übersetzungs- und Bearbeitungsaktivitäten geschaffen, wodurch Ihr Projektmanagement optimiert wird.

Die Auswahl des geeigneten Workflows schafft die Voraussetzungen für einen reibungslosen Übersetzungsprozess. Smartcat bietet verschiedene Workflow-Optionen, wir empfehlen jedoch den AI+Editing-Workflow für optimale Effizienz und Qualität. Dieser Workflow kombiniert die Geschwindigkeit der Smartcat-KI-Übersetzung mit einer Überprüfung durch menschliche Korrektoren in Echtzeit und gewährleistet so Genauigkeit bei minimaler Bearbeitungszeit.

Sobald Ihr Projekt eingerichtet ist, laden Sie die Word-Dokumente, die Sie übersetzen möchten, hoch oder ziehen Sie sie per Drag & Drop hinein. 

Sie können auch Referenzdateien wie Glossare, Stilrichtlinien oder frühere Übersetzungen hochladen, um der KI-Technologie und den Korrektoren Kontextinformationen zur Verfügung zu stellen. Durch das Hochladen aller relevanten Dateien wird sichergestellt, dass die Korrektoren Zugriff auf die notwendigen Ressourcen für eine genaue Lokalisierung haben.

Mit der Funktion KI-Übersetzung von Smartcat können Sie schnell erste Übersetzungen erstellen. Wählen Sie die Option zur KI-Übersetzung des Word-Dokuments aus, und Smartcat stellt Ihnen KI-generierte Übersetzungen zur Überprüfung bereit.

Die KI-Übersetzung liefert zwar einen schnellen ersten Entwurf, aber es ist wichtig zu bedenken, dass die Bearbeitung durch lokale Experten unerlässlich ist, um die Übersetzungen zu verfeinern und sprachliche Genauigkeit zu gewährleisten. Sie können professionelle Korrektoren innerhalb der Smartcat-Plattform über den Smartcat Marktplatz – einem der weltweit größten Netzwerke geprüfter Experten (über 500.000) – professionelle Korrektoren einstellen. 

Diese können Ihre übersetzten Inhalte auf ihre Genauigkeit überprüfen. Das KI-Sourcing-Tool gleicht Ihre Inhalte, Sprache und Projektanforderungen mit den Profilen der Korrektoren ab und erstellt eine Liste geprüfter Experten, die für Ihr Projekt geeignet sind.

Nach der Erstellung der KI-Übersetzungen können Sie, Ihr Team oder eingeladene Sprachprüfer die übersetzten Inhalte in der Smartcat Editor-Oberfläche neben den Originalinhalten überprüfen. 

Hier können Sie die Übersetzungen optimieren, Ungenauigkeiten korrigieren und die Konsistenz im gesamten Dokument sicherstellen. Der Editor bietet eine benutzerfreundliche Umgebung mit intuitiven Bearbeitungswerkzeugen, die den Überprüfungsprozess effizient und problemlos gestalten. Außerdem werden Änderungen und Teamaktivitäten für ein effektives Projektmanagement protokolliert.

Wenn Sie mit den Übersetzungen zufrieden sind, laden Sie das lokalisierte Word-Dokument herunter oder exportieren Sie es. Smartcat bietet verschiedene Exportoptionen, darunter Word-, DOCX-, PDF-Dokumente, Excel, XLSX, PPTX, TXT, Powerpoint und andere Dateiformate, um die Kompatibilität mit Ihrer bevorzugten Veröffentlichungsplattform zu gewährleisten. Mit dem Herunterladen des fertigen Dokuments ist der Übersetzungsprozess abgeschlossen. Jetzt kann Ihr Dokument an Ihre Zielgruppe verteilt werden.

Smartcat AI speichert Ihre bevorzugten Übersetzungen, Bearbeitungen, Glossare und andere Elemente in Ihrem Smartcat Drive und wendet sie automatisch auf zukünftige Übersetzungen an. Dies beschleunigt Ihre nächsten Projekte und trägt zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung und Markenkonsistenz aller Ihrer übersetzten Inhalte bei.

Übersetzungen sind für Unternehmen unerlässlich, um effektiv mit unterschiedlichen Zielgruppen zu kommunizieren, Sprachbarrieren zu überwinden und neue Märkte zu erschließen – ein Bedarf, der sich im Markt für Sprachübersetzung und NLP widerspiegelt, der in den USA bis 2025 voraussichtlich ein Volumen von rund 9,9 Milliarden US-Dollar erreichen wird.[1] Im Jahr 2023 war Englisch mit Abstand die am meisten gesprochene Sprache weltweit, gefolgt von Chinesisch und Hindi.[3]

Vor der Zentralisierung ihrer Übersetzungsdienste verfügte die Stadt Seattle über ein dezentrales System, bei dem jede Abteilung für die Vergabe von Sprachdienstleistungen nach Bedarf verantwortlich war. Dieser fragmentierte Ansatz war ineffizient und führte oft zu Doppelarbeit und uneinheitlicher Qualität. Aufgrund des Fehlens einer zentralen Datenbank, in der alle Übersetzungen gespeichert sind, konnte es vorkommen, dass verschiedene Abteilungen dasselbe Dokument mehrfach übersetzten. Dies führte nicht nur zu erhöhten Kosten, sondern auch dazu, dass derselbe Begriff in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich übersetzt wurde, was bei Einwohnern mit eingeschränkten Englischkenntnissen zu Verwirrung und Frustration führen konnte.

Als erstes zentralisierte die Stadt Seattle die Übersetzung von Dokumenten, indem sie mit dem Document Translation Agent von Smartcat zusammenarbeitete. Dank seiner Online-Verfügbarkeit war der Zugriff für die verteilten Mitarbeiter der Stadtverwaltung einfach, und seine zahlreichen Funktionen – wie Übersetzungsspeicher, Glossare und Qualitätssicherungstools – trugen dazu bei, die Arbeitsabläufe zu optimieren und den Prozess zu beschleunigen, ohne dass die Qualität darunter litt.

Durch die Übersetzung von Inhalten in die Muttersprache Ihrer Zielgruppen können Unternehmen die Relevanz ihrer Marke steigern, Vertrauen aufbauen und letztendlich das Wachstum sowohl auf lokalen als auch auf internationalen Märkten vorantreiben – was nicht verwunderlich ist, wenn fast die Hälfte der Internetnutzer in Märkten wie Indonesien angibt, jede Woche Online-Übersetzungstools zu nutzen.[2]

Der Weg endet jedoch nicht bei der einfachen Übersetzung. Lokalisierung, also die Kunst, Inhalte an die kulturellen Nuancen und Vorlieben des Zielmarktes anzupassen und zu optimieren, ist der Schlüssel zum globalen Geschäftserfolg.

Jede Unternehmensabteilung, die mit mehr als einer Sprache arbeitet, kann von Lokalisierung profitieren, darunter Marketing- und Weiterbildungsabteilungen.

• Marketingteams sind auf lokalisierte Inhalte angewiesen, um lokale Zielgruppen anzusprechen und ihre Botschaften an kulturelle Nuancen und Vorlieben anzupassen. Indem sie die Sprache ihrer Zielmärkte sprechen, können Unternehmen stärkere Verbindungen aufbauen, Vertrauen schaffen und letztendlich die Kundenbindung und das Umsatzwachstum fördern.

• Lern- und Entwicklungsteams können lokalisierte Schulungsmaterialien verwenden, um Mitarbeiter in verschiedenen Regionen einzuarbeiten und weiterzubilden und so eine einheitliche Wissensvermittlung und Kompetenzentwicklung sicherzustellen. Durch Investitionen in die Lokalisierung können Unternehmen neue Wachstumschancen erschließen, neue Märkte erschließen und sich als glaubwürdige Akteure auf der globalen Bühne etablieren.

Lokalisierung kann arbeitsintensiver sein als Übersetzung, aber die Mühe lohnt sich. Der Dokumentübersetzungsagent von Smartcat kann Ihnen 95 % der Arbeit abnehmen, aber bei besonders wichtigen Dokumenten können Sie die Qualität noch weiter steigern, indem Sie Sprachexperten mit der Überprüfung und Bearbeitung Ihrer KI-Übersetzungen beauftragen. Hier sind einige Tipps, wie Sie eine optimale Lokalisierung Ihrer Word-Dokumente in jeder Sprache erreichen können.

Berücksichtigen Sie bei der Übersetzung von Texten für ein neues Publikum kulturelle Nuancen, idiomatische Ausdrücke und sprachliche Präferenzen. Vermeiden Sie wörtliche Übersetzungen und streben Sie eine Lokalisierung an, die den kulturellen Kontext des Zielpublikums widerspiegelt. Arbeiten Sie mit muttersprachlichen Sprachfachleuten oder Kulturberatern zusammen, um Authentizität und Relevanz sicherzustellen.

Verwenden Sie eine mehrstufige Qualitätssicherung

Für eine optimale Qualitätssicherung sollten Sie mehrere Schritte im Übersetzungsprozess einführen, wobei jeder Schritt wichtige Details weiter verfeinert. Beispielsweise deckt eine KI-gestützte Übersetzung, gefolgt von einer manuellen Bearbeitung und einer Korrekturlesung, um alles zu überprüfen, was den Lokalisierungsredakteuren möglicherweise entgangen ist, alle Aspekte Ihrer übersetzten Inhalte ab.

Dieser mehrstufige Ansatz hilft dabei, Fehler, Unstimmigkeiten und kulturelle Ungenauigkeiten zu erkennen und sorgt für ein ausgefeiltes Endprodukt, das den höchsten Qualitätsstandards entspricht. Fehler können sowohl in Bezug auf Ressourcen als auch auf den Ruf kostspielig sein, insbesondere nachdem Dokumente bereits verteilt wurden. Daher ist es immer empfehlenswert, etwas mehr in die Qualitätssicherung im Lokalisierungsprozess zu investieren.

Wenn Sie die KI-Agenten von Smartcat zur Übersetzung Ihres Word-Dokuments verwenden, empfiehlt es sich, Sprachexperten, die Ihren Zielmarkt kennen, zur Überprüfung und Vornahme notwendiger Lokalisierungsänderungen hinzuzuziehen, um genaue Übersetzungen zu gewährleisten. Wenn Sie noch keine lokalen Experten in Ihrem Team haben, finden Sie diese ganz einfach auf dem Smartcat Marketplace.

Die Formatierung spielt bei der Lokalisierung von Dokumenten eine entscheidende Rolle. Achten Sie darauf, dass der übersetzte Text die ursprüngliche Formatierung beibehält, einschließlich Schriftarten, Schriftgrößen und Ausrichtung. Achten Sie besonders auf Elemente wie Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Einrückungen, um die optische Attraktivität und Lesbarkeit des Dokuments zu erhalten.

Denken Sie daran, dass manche Sprachen mehr Wörter benötigen als andere, um etwas auszudrücken, was sich auf das Layout und die Lesbarkeit des Dokuments auswirken kann. Bei Bedarf können Sie die Schriftgrößen, die Absatzstruktur oder andere Formatierungen ändern, um die Lesbarkeit in der Zielsprache zu verbessern. Hier finden Sie eine Anleitung zur Navigation im Smartcat Editor:

Word-Tipp: Sind Sie frustriert, weil die Abstände oder Formatierungen in Word nicht Ihren Vorstellungen entsprechen? Klicken Sie in der Symbolleiste „Start“ auf die Schaltfläche „Ausgeblendete Zeichen einblenden“ (mit einem Absatzsymbol, das so aussieht: ¶), um die ausgeblendeten Zeichen in Word einzublenden. Dadurch werden Zeichen angezeigt, die sich auf die Formatierung des Dokuments auswirken, und Sie können Anpassungen vornehmen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Lokalisieren Sie spezielle Formatierungen Spezielle Formatierungselemente wie Fußzeilen, Kopfzeilen, Datums- und Zeitangaben erfordern eine sorgfältige Lokalisierung, um Genauigkeit und Relevanz zu gewährleisten. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass diese Elemente korrekt übersetzt und entsprechend der Zielsprache und Region formatiert sind.

Beispielsweise wird im amerikanischen Englisch ein anderes Datumsformat (MM/TT/JJJJ) verwendet als im britischen Englisch (TT/MM/JJJJ). Ebenso sollten Dokumente, die für die USA bestimmt sind, imperiale Maßeinheiten (Zoll, Fuß, Pfund, Gallonen) anstelle von metrischen Maßeinheiten (Zentimeter, Meter, Kilogramm, Liter) verwenden. In einigen Ländern werden Brüche mit einem Punkt (.) gekennzeichnet, in anderen mit einem Komma (,). Auch Anführungszeichen und Ausrufezeichen für Zitate werden in verschiedenen Ländern unterschiedlich behandelt. Um einen reibungslosen Lokalisierungsprozess zu gewährleisten, sollten Sie mit lokalen Experten zusammenarbeiten, die sich mit speziellen Formatierungsanforderungen auskennen.

Grafiken und visuelle Elemente sollten ebenfalls lokalisiert werden, um sie an die Vorlieben und kulturellen Normen der Zielgruppe anzupassen.Übersetzen Sie alle Texte in Bildern oder Grafiken und ersetzen Sie Bilder gegebenenfalls durch kulturell angemessene Alternativen.

Sie werden vielleicht überrascht sein, wie unterschiedlich die Einstellung zu Bildern, Symbolen und Farben in verschiedenen Kulturen ist.

Beispielsweise wird die Farbe Rot in Südkorea bei Beerdigungen verwendet, und es kann Unglück bringen, den Namen einer Person in einem Dokument in Rot zu schreiben.[4] In China symbolisiert dieselbe Farbe jedoch Glück und Wohlstand. Deshalb ist es wichtig, Lokalisierungsexperten und Korrektoren sowohl in die visuellen als auch in die textlichen Elemente Ihrer Dokumente einzubeziehen.

Der Image Translation Agent von Smartcat erkennt und übersetzt Text in Bilddateien mithilfe von OCR-Technologie und erstellt dann das Bild mit dem übersetzten Inhalt neu – ohne manuelle Designarbeit. Dieser Agent ermöglicht es Übersetzern und lokalen Experten, sowohl an Text- als auch an visuellen Elementen zu arbeiten, wodurch eine nahtlose Integration lokalisierter Grafiken gewährleistet wird.

Wenn Sie diese Tipps befolgen und die Funktionen des Dokumentübersetzungsagenten von Smartcat nutzen, können Sie Ihre Word-Dokumente präzise und effizient für neue Zielgruppen übersetzen und lokalisieren.

Mit diesem Agent können Sie:

• Kampagnenbeschreibungen, Schulungsunterlagen, One-Pager und mehr sofort übersetzen

• Formatierung und Layout beibehalten, sodass die Inhalte sofort einsatzbereit sind und nicht überarbeitet werden müssen

• Ein einheitlicher Ton, eine einheitliche Terminologie und ein einheitliches Branding in allen Sprachen sicherstellen

• Verkürzung der Bearbeitungszeit und Reduzierung des manuellen Aufwands für Qualitätssicherung und Lieferantenkoordination

Das Team vonStanley Black & Decker nutzt regelmäßig den benutzerfreundlichen Document Translation Agent von Smartcat. Das Team stellte fest, dass es Dokumente in jedem Format, wie Google Docs, Google Sheets, Word, VTT, Excel, InDesign oder PDF, schnell hochladen oder per Drag & Drop verschieben undsofort übersetzen lassen, wobei die Formatierung des Dokuments erhalten bleibt.