Zahlungen in der Übersetzungsbranche – Wie man die Rechnungsstellung automatisiert

Wie Übersetzungsunternehmen die Gesamtkosten des Zahlungsprozesses um die Hälfte senken und so ein EBITDA-Wachstum von bis zu 50 % erzielen können.

Die wichtigsten Faktoren für das Wachstum eines Übersetzungsunternehmens sind seine Vertriebs- und Marketingaktivitäten sowie die Skalierbarkeit seiner Produktion, wobei die Automatisierung von Zahlungsvorgängen eine wichtige Rolle spielt. Während die Effizienz des Zahlungsprozesses in der Anfangsphase oft vernachlässigt wird, wird sie schnell unverzichtbar, sobald Ihr Unternehmen zu wachsen beginnt. Sie können ein Sprachdienstleistungsunternehmen (LSP) mit nur wenigen Lieferanten gründen. Aber wenn Sie wachsen, arbeiten Sie mit Dutzenden und dann Hunderten von Freiberuflern zusammen, von denen jeder mehrere Aufträge pro Monat erledigt. Sie müssen also jeden Monat die Rückstellungen für mehrere hundert Aufträge berechnen und dann mit den von den Lieferanten bevorzugten Zahlungsmethoden bezahlen. Zu diesem Zeitpunkt werden Sie wahrscheinlich mehrere Mitarbeiter einstellen, die den gesamten Rechnungs- und Auszahlungsprozess abwickeln. Mit zunehmendem Routineaufwand werden Rechnungsstellung und Auszahlungen zu einem Engpass in Ihrem Arbeitsablauf. Auch wenn Sie in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Übersetzung gute Leistungen erbringen, kommen Sie aufgrund ineffizienter Rechnungsstellung und Auszahlungen möglicherweise nur langsam voran. Wenn Sie ein Niveau erreichen möchten, auf dem Sie problemlos Hunderte oder Tausende von Lieferanten und Kunden auf der ganzen Welt verwalten können, ist es daher unerlässlich, diese Prozesse zu automatisieren.

Ein weiteres bedeutendes Wachstumshemmnis ist der Zahlungseingang von Kunden aus dem Ausland. In Ländern mit weniger entwickelten Finanzmärkten kann dieser Prozess für beide Seiten mit großen Schwierigkeiten verbunden sein. Kunden haben Probleme, Überweisungen an diese Standorte zu tätigen, und entscheiden sich möglicherweise für Anbieter mit Sitz in den USA oder der EU, nur weil die Bezahlung dort einfacher ist. Hinzu kommt, dass die Kosten für die obligatorische Währungsumrechnung und die Provisionen für die Gutschrift des Geldes auf ihr lokales Konto recht hoch sein können.

Durch Gespräche mit Tausenden unserer Nutzer weltweit haben wir einen Weg gefunden, wie Sie typische Fallstricke vermeiden und durch die Automatisierung Ihres Lieferkettenmanagements und insbesondere Ihrer Zahlungsvorgänge wettbewerbsfähiger werden und schneller wachsen können.

Die folgenden Best Practices beschreiben sechs wichtige Routinen, die Sprachdienstleister automatisieren können, um ihre Effizienz zu steigern und ihren Gewinn um bis zu 50 % zu erhöhen.

Sie müssen nicht jeden Freiberufler oder Sprachdienstleister separat unter Vertrag nehmen. Sie unterzeichnen einen einzigen Übersetzungsdienstleistungsvertrag mit Smartcat und bezahlen eine einzige Rechnung, die alle Zahlungen an die von Ihnen in diesem Zeitraum beauftragten Lieferanten umfasst. Sie können Ihre Zahlungsbedingungen selbst festlegen, sodass Sie Ihre derzeitigen Auszahlungsverfahren nicht ändern müssen.

Smartcat automatisiert Ihre Auszahlungen und Ihren Papierkram für jeden einzelnen Freiberufler oder Sprachdienstleister.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten all diese Vereinbarungen nicht mehr pflegen und sich nicht mehr mit Hunderten von monatlichen Transaktionen befassen. Allein diese Änderung wird sich erheblich auf Ihre Effizienz auswirken, insbesondere wenn Sie bereits Dutzende (und es werden immer mehr) aktive Lieferanten haben.

Wenn Sie das Glück haben, in einem wirtschaftlich entwickelten Land ansässig zu sein und Zahlungen nur innerhalb dessen Grenzen zu tätigen, sind die Transaktionskosten möglicherweise relativ gering. Wenn Ihr Zahlungsprozess jedoch mehr als nur ein paar Länder mit günstigen Bedingungen umfasst, werden Sie zwangsläufig bis zu 5–10 % allein für Provisionen für Geldüberweisungen ausgeben. Und möglicherweise können Sie nicht genau nachvollziehen, wofür Sie diese Ausgaben tätigen, da die Analyse dieser Transaktionen noch mehr Zeit in Anspruch nimmt. Dabei sind die Zeiten, die Sie für die Abstimmung von Zahlungsmethoden, die Aushandlung von Vereinbarungen, die Berücksichtigung steuerlicher Auswirkungen und die Vereinbarung der Aufteilung der Provisionen mit den Zahlungsempfängern aufwenden, noch nicht einmal berücksichtigt. In der Regel neigen Sie dazu, diese zusätzlichen Transaktionskosten zu vergessen, zu ignorieren oder haben einfach Schwierigkeiten, sie zu berechnen. Sie schätzen die Auszahlungskosten als reine direkte Transaktionskosten ein und fragen sich dann, wo die Marge geblieben ist.

Mit Smartcat führen Sie einfach eine Überweisung oder Online-Kartenzahlung zu Ihren eigenen Zahlungsbedingungen durch, und schon sind Sie fertig. Der Rest erfolgt automatisiert und wird von Smartcat übernommen.

Verschiedene Länder behandeln Steuerfragen für Zahlungen von Unternehmen an Privatpersonen unterschiedlich. Das Gleiche gilt für grenzüberschreitende Zahlungen. All diese Unterschiede in der Besteuerung von Freiberuflern sind Überbleibsel aus einer Zeit vor Jahrzehnten, als das Geschäft noch nicht so global war wie heute und Unternehmen noch nicht so häufig mit freiberuflichen Mitarbeitern aus dem Ausland zusammenarbeiteten wie heute. Wenn Sie im Übersetzungsgeschäft wachsen wollen, müssen Sie sich mit anderen Sprachpaaren als Ihrer Muttersprache befassen und daher mit Freiberuflern aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Im Durchschnitt sind nur 10 % der Mitarbeiter eines Übersetzungsunternehmens fest angestellt, der Rest sind Freiberufler aus aller Welt. Aber die Unterschiede bestehen nach wie vor, und Sie möchten nicht, dass Ihr Buchhaltungsteam Zeit damit verschwendet, sich mit Steuer- und Compliance-Risiken auseinanderzusetzen. Um unter diesen Umständen effizient und in großem Umfang arbeiten zu können, benötigen Sie einen transparenten und einheitlichen Prozess für Massenauszahlungen an alle Lieferanten weltweit.

Sie müssen sich keine Gedanken über die zu zahlenden Steuern oder die zu sammelnden Formulare machen, je nach Steuerwohnsitz Ihres Zahlungsempfängers.

Und Sie müssen Ihre rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen nicht ändern, um mit den ständigen Änderungen der Steuergesetze Schritt zu halten, insbesondere wenn Sie mit Dutzenden von Ländern zusammenarbeiten. Die Verwaltung einer Vereinbarung mit Smartcat ist einfach und transparent. Und Sie können sich stets darauf verlassen, dass Sie die steuerlichen Anforderungen vollständig erfüllen.

Die Einbindung neuer Lieferanten war noch nie eine leichte Aufgabe. Sie neigen dazu, viele Fragen zu stellen, bevor sie Ihren Geschäftsbedingungen zustimmen und bereit sind, ihren ersten richtigen Auftrag zu übernehmen. Ihre Lieferantenmanager müssen die Preise, Rabattprogramme sowie Zahlungsbedingungen und -methoden der Lieferanten überprüfen, was wiederum zu mehr Papierkram führt. Manchmal führt dies dazu, dass ein erfolgreich getesteter Lieferant, den Sie wirklich in Ihrem Team haben wollten, nicht aufgenommen wird. Diese Probleme treten in der Regel auch dann wieder auf, wenn die erste Phase erfolgreich war: Lieferanten ändern ständig ihre Finanz- und Geschäftsinformationen, und Sie verschwenden mit jedem neuen Lieferanten mehr Aufwand.

Alternativ können Sie dies einfach an Smartcat delegieren und müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen.

Auch die Lieferanten sind zufriedener. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf alle ihre Daten, können die Geschäftsbedingungen einsehen und haben für jedes Land eine Vielzahl von Zahlungsmethoden zur Auswahl. Nach unseren Erfahrungen mit Sprachdienstleistern in verschiedenen Ländern entfällt bis zur Hälfte ihrer Zeit für das Lieferantenmanagement auf die Einbindung von Lieferanten und die anschließende kontinuierliche Abstimmung der Geschäftsbedingungen. Die andere Hälfte wird in der Regel für die Suche und Prüfung aufgewendet. Indem Sie Ihrem VM-Team diese Arbeit abnehmen, steigern Sie dessen Effizienz um das Doppelte.

Die Rechnungsstellung ist zeitaufwändig, wenn Ihre Projektmanager alle Projektstatistiken pflegen und die jedem Lieferanten zustehenden Beträge manuell berechnen müssen. In der Regel tun sie dies in einer Tabellenkalkulation oder einem TMS (Translation Management System) und können die von den Lieferanten ausgeführten Aufträge nicht automatisch verfolgen. Daher müssen sie dies jedes Mal tun, wenn sich etwas ändert, und in einem Übersetzungsprojekt ändert sich ständig etwas. Die Anzahl der zu zahlenden Wörter kann sich nach Fertigstellung aufgrund von TM-Übereinstimmungen ändern. Einige Lieferanten sind möglicherweise nicht in der Lage, ihren Auftrag fristgerecht fertigzustellen, sodass die Projektmanager weitere Lieferanten hinzufügen und die ursprüngliche Wortzahl neu berechnen müssen. Und so weiter und so fort. Dies ist für viele Sprachdienstleister eine tägliche Routine.

Stellen Sie sich nun vor, dass die meisten dieser Berechnungen automatisch während der Ausführung des Auftrags durchgeführt werden. Sie haben vollständige Transparenz und Sicherheit darüber, wie viel Sie einem Lieferanten zu einem bestimmten Zeitpunkt schulden.

Sie haben immer alles, was Sie zur Planung Ihres Cashflows benötigen. Und Lieferanten können online verfolgen, wie viel Geld sie in einem bestimmten Zeitraum verdient haben. Dies entlastet Ihre Projektmanagement- und Buchhaltungsteams in der Regel um bis zu 10 % ihrer Arbeitslast. Und das ist enorm, wenn man es in Einnahmen umrechnet!

Es ist nicht immer gleich bequem, einen Dienstleister im Ausland und im eigenen Land zu bezahlen. Dies ist einer der Gründe, warum Käufer oft lieber mit einem lokalen Sprachdienstleister zusammenarbeiten. Es gibt Länder, in denen dieses Problem besonders groß ist und das Bezahlen/Bezahltwerden sowohl für den Kunden schwierig als auch für Sie teuer sein kann. Umrechnung in lokale Währungen, unverschämte Bankgebühren für die einfache Gutschrift auf Ihr Konto und noch mehr Papierkram – das ist nicht gerade hilfreich, um Ihr Unternehmen effizient zu führen und schnell zu vergrößern. Die naheliegendste Lösung ist die Registrierung und Führung einer eigenen juristischen Person in einem anderen Land, beispielsweise in den USA, was Finanztransaktionen für Sie und Ihren Kunden vereinfacht. Keine schlechte Idee, aber sie erfordert einige Vorabinvestitionen, sowohl in Form von Geld als auch Zeit, und das kann teurer sein als die Transaktionskosten selbst. Außerdem fallen Wartungskosten an, und Sie möchten nicht, dass Ihr teurer US-Wirtschaftsprüfer etwas mit Ihren zahlreichen Freiberuflern aus verschiedenen Ländern vermasselt. Nicht alle von ihnen verfügen über die erforderliche Spezialisierung, um mit Lieferanten aus verschiedenen Ländern umzugehen. Und Sie möchten keinen noch teureren Anwalt, wenn etwas mit den Steuern schiefgeht.

Die einfache, zuverlässige und kostengünstige Lösung wäre, Smartcat als Partner zu beauftragen, Ihren Kunden in Ihrem Namen Rechnungen auszustellen, wann und wo immer Sie dies benötigen.

Das Schöne an diesem System ist, dass es Ihnen nicht nur den Aufwand für den Zahlungseingang von Kunden im Ausland erspart, sondern Ihnen auch ermöglicht, dasselbe Geld für die Bezahlung Ihrer Freiberufler überall zu verwenden, wodurch eine zusätzliche Transaktion entfällt. Auf diese Weise können Sie Ihre Effizienz im Vergleich zur reinen Automatisierung der Rechnungsstellung und Auszahlung verdoppeln.

Einigen unserer Nutzer zufolge konnten sie durch die Automatisierung der oben aufgeführten sechs Routinen ihre Gesamtzahlungskosten um die Hälfte senken, was zu einem EBITDA-Wachstum von bis zu 50 % führte.

Die Effizienzsteigerung verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil in der Region und beschleunigt Ihr globales Wachstum.