Monatlich 31 Arbeitsstunden eingespart: Babbels Übersetzungsumwandlung mit Smartcat
Babbel, die weltbekannte Plattform zum Sprachenlernen mit über 10 Millionen aktiven Nutzern weltweit, muss ein qualitativ hochwertiges lokalisiertes Erlebnis in mehr als 14 Sprachen bieten. Wir haben uns kürzlich mit dem Babbel-Lokalisierungsteam getroffen, um die Erfolgsgeschichte der Übersetzung mit Smartcat zu besprechen. Dabei ging es vor allem darum, wie sie die Stunden an manueller, sich wiederholender Arbeit pro Monat erheblich reduzierten, mehr mehrsprachige Inhalte produzierten und die Qualität insgesamt verbesserten.
Babbels Übersetzungsleistungen
31
Stunde gespart pro Monat
dank Smartcats All-in-One-Plattform, unternehmenskonformer Beschaffungslösung und WordPress Plug&Play-Integration.
95%
pünktliche Lieferung von Übersetzungen
mit menschlichen KI-Arbeitsabläufen, einem intuitiven Editor und einem benutzerfreundlichen, kollaborativen Arbeitsbereich.
100%
Hochwertige Inhalte, die an interne Stakeholder geliefert werden
durch geprüfte Linguisten vom Smartcat Marketplace und Babbels Fokus auf Qualität.
Die Herausforderung
Theresa Hein, Content-Strategie- und Lokalisierungsleiterin, und Chiara Zannoni, Lokalisierungsmanagerin für das Marketingteam, setzten sich mit Loie Favre, Content-Leiterin bei Smartcat, zusammen, um zu verraten, wie sich ihre Übersetzungsprojekte seit Beginn der Nutzung von Smartcat im Oktober 2022 entwickelt haben.
Da die Marketing- und Produktabteilungen ihre beiden größten internen Kunden sind, ist das Lokalisierungsteam für die Lokalisierung der folgenden Inhaltstypen verantwortlich:
Blogartikel
Alle bezahlten und organischen Marketingressourcen
CRM (ein großer Teil ihres Inhalts)
Umfragen für die Marktforschungs- und UX-Teams
Benutzeroberfläche des Produkts
Multimedia: Video, YouTube, Untertitel und Skripte
Zu Beginn besprachen wir einige der Probleme, mit denen sie vor dem Start mit Smartcat konfrontiert waren.
Manuelles Kopieren und Einfügen
Vor dem Wechsel zu Smartcat war der Übersetzungsprozess auf mehrere Plattformen verteilt und erforderte viel manuelle Arbeit, wie z. B. Kopieren und Einfügen zwischen Apps. Sie speicherten Artikel als Google-Dokumente und mussten Quelltexte manuell von WordPress herunterladen und dann wieder hochladen. Für jede Übersetzungsanfrage mussten sie ein Ticket bei ClickUp erstellen (einem Projektmanagement-Tool, das nicht für die Lokalisierung gedacht ist).
„In die Übersetzungen unseres mehrsprachigen Blogs wurde viel Zeit des Projektmanagements gesteckt. Die Verwaltung von Übersetzungsanfragen war zeitaufwändig, wir mussten Tickets erstellen und Inhalte manuell herunterladen und hochladen.“
Langwierige Suche nach Linguisten
Es erwies sich als zeitaufwändig, kompetente Linguisten zu finden, die Babbels wachsendes Angebot an benötigten übersetzten Sprachen bewältigen konnten.
Das Team investierte viel Zeit in die Suche nach geeigneten Lieferanten auf verschiedenen Plattformen (LinkedIn und persönliche Netzwerke), sammelte relevante Details, verhandelte über die Bedingungen und Tarife, führte Tests durch und erleichterte den Onboarding-Prozess, wobei es sich hauptsächlich auf die Kommunikation per E-Mail stützte.
Darüber hinaus stand das Team vor besonderen Herausforderungen bei der Suche nach Linguisten mit Kenntnissen in seltenen Sprachkombinationen.
Ineffizienzen bei der Rechnungsstellung
Babbel verfügt über einen Pool von rund 50 Freelancern. Jeden Monat mussten zwischen 20 und 30 Rechnungen bearbeitet und von der Buchhaltung ausgezahlt werden. Sie haben alles in Tabellenkalkulationen nachverfolgt, darunter Aufgaben, Wortanzahl, Servicearten und Endpreise.
Wenn Linguisten Rechnungen einreichten, musste das Lokalisierungsteam diese manuell mit Tabellenkalkulationen abgleichen. Manchmal fand das Buchhaltungsteam Fehler, was dazu führte, dass das Lokalisierungsteam die Linguisten per E-Mail kontaktieren musste, um Korrekturen anzufordern.
Komplexes Aufgabenmanagement
Neben der Beschaffung und Bezahlung übernahm das Team von Theresa und Chiara das gesamte Projektmanagement der Lokalisierung über mehrere Plattformen. Dazu gehörte auch E-Mail, wo es viel Zeit in Anspruch nahm, die Verfügbarkeit von Linguisten zu besprechen, Dateien auszutauschen und sich über abgeschlossene Aufgaben zu informieren, ohne dass man die Fortschritte externer Linguisten in Echtzeit sehen konnte.
Die Lösung
Das Lokalisierungsteam von Babbel entschied, dass es einen schlankeren und zentralisierten Ansatz für die Übersetzung und Lokalisierung benötigte, der manuelle Schritte wie Kopieren und Einfügen zwischen Plattformen, langwierige Suche nach Linguisten und Zahlungen überflüssig machen würde.
Ein maßgeschneiderter Connector zur Optimierung von WordPress-Übersetzungen
Smartcat hat einen benutzerdefinierten WordPress-Connector für Babbel erstellt, der mittlerweile eine weit verbreitete und beliebte Plug&Play-Integration ist, die allen Smartcat-Benutzern zur Verfügung steht.
„Die Einrichtung mit der WordPress-Integration war einer unserer wichtigsten Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe, die wir mit Smartcat abgedeckt haben. Dadurch haben wir insgesamt die größten Verbesserungen bei der Übersetzung des Babbel-Magazins erreicht.“
Theresa Hein, Leiterin Content-Strategie und Lokalisierung bei Babbel
Das Magazin ist ein kultur- und sprachzentrierter Blog, der Babbel-Lernende inspirieren, helfen und weiterbilden soll.
Was macht der WordPress-Connector und wie sieht sein Blog-Workflow aus?
Inhalte werden automatisch aus WordPress abgerufen.
Der Smartcat-WordPress-Connector zieht Quelltexte sofort aus dem WordPress-Content-Management-System (CMS) in ein Übersetzungsprojekt auf der Smartcat-Plattform. Übersetzungen können auch direkt über WordPress angefordert werden.
Linguisten arbeiten an den Übersetzungen im Smartcat TMS, das auf Benutzerfreundlichkeit, Zusammenarbeit und hohe Qualität ausgelegt ist. Alle freigegebenen Übersetzungen werden im Translation Memory gespeichert.
Die Inhalte werden von geprüften Linguisten aus Babbels Freelancer-Pool oder dem Smartcat Marketplace übersetzt. Dort arbeiten sie mit den Lokalisierungs- und Redaktionsteams von Babbel zusammen. Linguisten übersetzen und korrigieren den Inhalt, und das interne Team überprüft ihn.
Der übersetzte Inhalt wird wieder in das WordPress-CMS und in lokalisierte Versionen der Site übernommen.
Wenn der Übersetzungsauftrag genehmigt wird, werden die Übersetzungen automatisch in die lokalisierten Versionen der WordPress-Website zurückübertragen. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Lokalisierungsprozess, der absolut kein Kopieren und Einfügen erfordert.
Lokale Babbel-Redakteure kümmern sich um alle weiteren erforderlichen Formatierungen in WordPress und finden die neue Integration sehr hilfreich.
Integrationen mit Google Sheets zum Kopieren
Die Google Sheets-Integration half dem Babble-Team dabei, einen kontinuierlichen Übersetzungsworkflow zu erstellen, wenn es um die Lokalisierung seiner Marketingtexte ging. Sie könnten in ihrer gewohnten digitalen Umgebung arbeiten, also Kopien in die Blätter einfügen, die für Webseiten, digitale Anzeigen, visuelle Assets, Videos und mehr erforderlich sind.
Die Google Sheets-Integration überträgt den Quelltext aus den Tabellen in Smartcat , wo auf Marketing spezialisierte Linguisten ihn übersetzen. Anschließend zieht das System die ansprechenden und anklickbaren lokalisierten Inhalte zurück in die entsprechenden Sprachspalten.
Smartcat KI-Aktion
„Ich bin ein großer Fan der KI-Aktionen im Smartcat Editor“, sagte Chiara, die auch gespannt ist, wie sie sie sonst noch an ihren eigenen Anwendungsfall anpassen kann.
Smartcat AI Actions verwendet kontextbezogene Verbesserungen bei Übersetzungen und lernt den Ton, die Stimme und die spezifische Terminologie Ihrer Marke. Smartcat gewährleistet außerdem robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Benutzerdaten und verschlüsselt und speichert Daten in sicheren Rechenzentren an verschiedenen Standorten und hält dabei strenge Compliance-Vorschriften ein. Daten werden von OpenAI niemals für das Training verwendet.
Schnellere und einfachere Suche nach Linguisten
Lokalisierungsmanagerin Chiara nutzt jetzt auch die unternehmenskonforme Beschaffungslösung Smartcat, um Lieferanten zu finden. Sie nutzt die KI-Sourcing-Funktionalität, die Sprachpaare, Spezialisierung, Verfügbarkeit, Preise und Bewertungen von Linguisten mit den Inhalten und Projektanforderungen des Unternehmens abgleicht.
Darüber hinaus hat das Team Zugriff auf die Datenbank des Smartcat Marketplace mit 500.000 geprüften Linguisten.
Chiara Zannoni
Babbel-Lokalisierungsmanager
„Mit dem Smartcat Marketplace könnten wir mehr Sprachen als zuvor abdecken und haben viel Flexibilität, insbesondere bei der Suche nach ungewöhnlichen Sprachkombinationen für unser Magazin.“
Einfaches Projektmanagement und Zusammenarbeit
„Mit dem Smartcat Marketplace könnten wir mehr Sprachen als zuvor abdecken und haben viel Flexibilität, insbesondere bei der Suche nach ungewöhnlichen Sprachkombinationen für unser Magazin.“
Zentralisierte, vereinfachte Lieferantenzahlungen und Rechnungsstellung
Theresa Hein
Leiter Content-Strategie und Lokalisierung
Mit Smartcat können sie jetzt alle Linguisten im Rahmen einer Vereinbarung und einer Rechnung einstellen und bezahlen. Alle laufenden Aufgaben und abgeschlossenen Aufträge können auf einer zentralen Seite der Plattform eingesehen werden, die in Echtzeit aktualisiert wird, sodass kein Raum für Fehler oder Missverständnisse bleibt.
Das Ergebnis
Das Lokalisierungsteam wusste, dass es für seine Geschäftseinheit wichtig war, Übersetzungs- und Lokalisierungs-KPIs zu berechnen und zu messen, um die im vergangenen Jahr erzielten Fortschritte aufzuzeigen.
Lokalisierungs-KPIs, die Babbel mit Smartcat erreicht hat
7 Stunden gespart dank WordPress-Connector
4 Stunden beim Rechnungsstellungsprozess eingespart
18 Stunden eingespart durch manuelle Übersetzungsaufträge
2 Stunden eingespart bei der Suche nach Linguisten
95 % pünktliche Lieferung
Ein Erfolgsrezept: Babbels Streben nach hohen Standards und die zentralisierte Plattform von Smartcat
Da Qualität, kulturelle Angemessenheit und Kundenorientierung den Kern der Unternehmenskultur von Babbel bilden, hat sich das Lokalisierungsteam diese Werte zu Herzen genommen, um die Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse des Unternehmens aktiv zu verbessern. Durch den Einsatz der ganzheitlichen All-in-One-Übersetzungsplattform Smartcat konnten sie die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe verbessern und in kürzerer Zeit mehr mehrsprachige Inhalte erhalten.
Dank der definierten Übersetzungs- und Qualitätskontrollverfahren konnte das Lokalisierungsteam von Babbel seine Qualitätskennzahlen mit Bravour erreichen: 100 % qualitativ hochwertiger Inhalt für interne Stakeholder.
Was kommt als nächstes?
Babbel wird weiterhin Smartcat nutzen, um seine mehrsprachigen Marketing- und Vertriebsmaterialien zu verwalten. Derzeit hat das Produktteam bestätigt, dass es sich dabei befindet, auf Smartcat als primäres Tool zur Lokalisierung der Benutzeroberfläche der Babbel-Lernplattform zu migrieren.
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