Monatlich 31 Arbeitsstunden eingespart: Babbels Übersetzungsumwandlung mit Smartcat

Theresa Hein, Leiterin für Inhaltsstrategie und Lokalisierung, und Chiara Zannoni, Lokalisierungsmanagerin des Marketingteams, trafen sich mit Loie Favre, Leiterin für Inhalte bei Smartcat, um zu besprechen, wie ihre Übersetzungsprojekte seit Beginn der Nutzung von Smartcat im Oktober 2022 vorangekommen sind.

Da die Marketing- und Produktabteilungen die beiden größten internen Kunden sind, ist das Lokalisierungsteam für die Lokalisierung einer Reihe von Inhaltstypen verantwortlich:

• Blogartikel

• Alle bezahlten und organischen Marketingressourcen

• CRM (ein großer Teil ihres Inhalts)

• Umfragen für die Marktforschungs- und UX-Teams

• Benutzeroberfläche des Produkts

• Multimedia, einschließlich Videos, YouTube, Untertitel und Skripte

Zu Beginn diskutierten sie einige der Probleme, mit denen sie vor dem Start mit Smartcat konfrontiert waren.

Vor der Umstellung auf Smartcat war der Übersetzungsprozess auf mehrere Plattformen verteilt und erforderte viel Handarbeit, beispielsweise das Kopieren und Einfügen zwischen Apps. Sie speicherten Artikel als Google-Dokumente und mussten Quelltexte manuell von WordPress herunterladen und dann wieder hochladen. Für jede Übersetzungsanfrage mussten sie ein Ticket bei ClickUp erstellen (einem Projektmanagement-Tool, das nicht für die Lokalisierung gedacht ist).

Die Suche nach kompetenten Anbietern zur Bewältigung der zunehmenden Anzahl an zu übersetzenden Sprachen von Babbel erwies sich als zeitaufwändig. 

Das Team investierte viel Zeit in die Suche nach geeigneten Lieferanten auf verschiedenen Plattformen (LinkedIn und persönliche Netzwerke), sammelte relevante Details, verhandelte über die Bedingungen und Tarife, führte Tests durch und erleichterte den Onboarding-Prozess, wobei es sich hauptsächlich auf die Kommunikation per E-Mail stützte. 

Darüber hinaus stand das Team vor besonderen Herausforderungen bei der Suche nach Anbietern, die seltene Sprachkombinationen beherrschen.

Babbel verfügte über einen Pool von rund 50 freiberuflichen Anbietern. Jeden Monat mussten zwischen 20 und 30 Rechnungen bearbeitet und über die Buchhaltung ausbezahlt werden. Sie haben alles in Tabellenkalkulationen verfolgt, einschließlich Aufgaben, Wortzahlen, Servicearten und Endpreise.

Wenn Linguisten Rechnungen einreichten, musste das Lokalisierungsteam diese manuell mit Tabellenkalkulationen abgleichen. Manchmal fand das Buchhaltungsteam Fehler, was dazu führte, dass das Lokalisierungsteam die Linguisten per E-Mail kontaktieren musste, um Korrekturen anzufordern.

Neben der Beschaffung und Bezahlung übernahm das Team von Theresa und Chiara auch das gesamte Projektmanagement der Lokalisierung über mehrere Plattformen. Einer dieser Wege war der E-Mail-Verkehr. Hier wurde viel Zeit darauf verwendet, die Verfügbarkeit von Anbietern zu besprechen, Dateien auszutauschen und sich über abgeschlossene Aufgaben zu informieren, ohne dass man die Fortschritte der externen Anbieter in Echtzeit verfolgen konnte.

Das Lokalisierungsteam von Babbel kam zu dem Schluss, dass ein rationalisierterer und zentralisierterer Ansatz für die Übersetzung und Lokalisierung erforderlich sei, der manuelle Schritte wie das Kopieren und Einfügen zwischen Plattformen, die langwierige Suche nach Anbietern und Zahlungen überflüssig machen würde.

Smartcat hat einen benutzerdefinierten WordPress-Connector für Babbel erstellt, der mittlerweile eine weit verbreitete und beliebte Plug&Play-Integration ist, die allen Smartcat-Benutzern zur Verfügung steht.

Das Magazin ist ein kultur- und sprachzentrierter Blog, der Babbel-Lernende inspirieren, helfen und weiterbilden soll.

1. Inhalte werden automatisch aus WordPress abgerufen.

Der Smartcat WordPress-Connector zieht Quelltexte sofort aus dem WordPress-Content-Management-System (CMS) in ein Übersetzungsprojekt auf der Smartcat AI-Plattform. Übersetzungen können auch direkt über WordPress angefordert werden.

2. Im Smartcat TMS wird eine KI-Übersetzung erstellt, die auf Benutzerfreundlichkeit, Zusammenarbeit und hohe Qualität ausgelegt ist. Anschließend führen fachkundige Gutachter bei Bedarf eine Qualitätskontrolle durch. Alle freigegebenen Übersetzungen werden in einem Translation Memory gespeichert.

Die KI-Übersetzung wird von geprüften Prüfern aus dem Freelancer-Pool von Babbel oder dem Smartcat Marketplace überprüft. Diese Prüfer arbeiten im Smartcat Editor mit den Lokalisierungs- und Redaktionsteams von Babbel zusammen. Externe Prüfer prüfen die KI-Übersetzung und das interne Team gibt ihre Arbeit frei. 

3. Der übersetzte Inhalt wird wieder in das WordPress-CMS und in lokalisierte Versionen der Site übernommen.

Wenn der Übersetzungsauftrag genehmigt wird, werden die Übersetzungen automatisch in die lokalisierten Versionen der WordPress-Website übernommen. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Lokalisierungsprozess, der absolut kein Kopieren und Einfügen erfordert.

Lokale Babbel-Redakteure kümmern sich um alle weiteren erforderlichen Formatierungen in WordPress und finden die neue Integration sehr hilfreich.

Mithilfe der Google Sheets-Integration konnte das Babbel-Team einen kontinuierlichen Übersetzungs-Workflow für die Lokalisierung ihres Marketingtextes erstellen. Das bedeutete, dass sie in ihrer gewohnten digitalen Umgebung arbeiten konnten, d. h. Kopien in die Tabellen einfügen konnten, die für Webseiten, digitale Anzeigen, visuelle Assets, Videos und mehr erforderlich sind.

Durch die Google Sheets-Integration wird der Quelltext aus den Tabellen in Smartcat übertragen, wo er mithilfe einer KI übersetzt und anschließend bei Bedarf von auf Marketing spezialisierten Prüfern überprüft wird. Abschließend zieht das System die ansprechenden und klickwürdigen lokalisierten Inhalte zurück in die entsprechenden Sprachspalten.

Smartcat AI Actions verwendet kontextbezogene Verbesserungen, um Übersetzungen zu erstellen und den Ton, die Stimme und die spezifische Terminologie Ihrer Marke zu erlernen. Smartcat gewährleistet außerdem robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Benutzerdaten und verschlüsselt und speichert Daten in sicheren Rechenzentren an verschiedenen Standorten und hält dabei strenge Compliance-Vorschriften ein. Die Daten werden niemals zum Trainieren generativer KI verwendet.

Lokalisierungsmanagerin Chiara nutzt jetzt auch die unternehmenskonforme Beschaffungslösung Smartcat, um Lieferanten zu finden. Sie nutzt die KI-Sourcing-Funktionalität, die Sprachpaare, Spezialisierung, Verfügbarkeit, Tarife und Rezensionen der Rezensenten mit den Inhalts- und Projektanforderungen des Unternehmens abgleicht.

Darüber hinaus hat das Team auch Zugriff auf die Smartcat Marketplace -Datenbank mit 500.000 geprüften Linguisten.

„Mit dem Smartcat Marketplace könnten wir mehr Sprachen als zuvor abdecken und haben viel Flexibilität, insbesondere bei der Suche nach ungewöhnlichen Sprachkombinationen für unser Magazin.“

Mit Smartcat kann Babbel jetzt alle Prüfer im Rahmen einer Vereinbarung und einer Rechnung einstellen und bezahlen. Alle laufenden Aufgaben und abgeschlossenen Aufträge können auf einer zentralen Seite der Plattform angezeigt werden, die in Echtzeit aktualisiert wird, sodass kein Raum für Fehler oder Missverständnisse bleibt.

Dem Lokalisierungsteam war klar, dass es für die Geschäftseinheit wichtig war, Übersetzungs- und Lokalisierungs-KPIs zu berechnen und zu messen, um die im vergangenen Jahr erzielten Fortschritte aufzuzeigen.

• 7 Stunden gespart dank WordPress-Connector

• 4 Stunden beim Rechnungsstellungsprozess eingespart

• 18 Stunden gespart durch Vermeidung manueller Übersetzungsaufträge

• 2 Stunden eingespart bei der Suche nach Linguisten

• 95 % pünktliche Lieferung

Qualität, kulturelle Angemessenheit und Kundenorientierung bilden den Kern der Unternehmenskultur von Babbel. Das Lokalisierungsteam hat sich diese Werte zu Herzen genommen, um die Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse des Unternehmens aktiv zu verbessern. Durch die Verwendung der ganzheitlichen All-in-One-KI-Plattform für Unternehmenssprachen von Smartcat konnten sie die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und in kürzerer Zeit mehr mehrsprachige Inhalte erstellen.

Dank der definierten Übersetzungs- und Qualitätskontrollverfahren ist es dem Lokalisierungsteam von Babbel außerdem gelungen, seine Qualitätskennzahlen völlig zu übertreffen: den internen Stakeholdern werden 100 % hochwertige Inhalte bereitgestellt.

Babbel wird Smartcat AI weiterhin zur Verwaltung seiner mehrsprachigen Marketing- und Verkaufsmaterialien verwenden. Das Produktteam hat bestätigt, dass es dabei ist, auf Smartcat als primäres Tool zu migrieren, um die Benutzeroberfläche der Babbel-Lernplattform zu lokalisieren.