Wie die Zentralisierung von Sprachdiensten zum Aufbau integrativerer Gemeinschaften beitragen kann: Eine Fallstudie der Stadt Seattle

Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung eines Fallstudie ursprünglich veröffentlicht auf der Website des Migration Policy Institute. Der Autor der Fallstudie ist Peggy Liao , Spezialistin für Sprachzugangsprogramme und -politik bei der Stadt Seattle.

Wenn wir über Sprachzugang sprechen, denken wir oft an die Bereitstellung von Dolmetscherdiensten, um Menschen mit eingeschränkten Englischkenntnissen (LEP) die Kommunikation mit Regierungsmitarbeitern und die Teilnahme am bürgerlichen Leben zu erleichtern. Doch die Übersetzung ist ebenso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger.

Die Stadt Seattle musste dies aus erster Hand erfahren, als sie während der COVID-19-Pandemie ihr Sprachzugangsprogramm überarbeitete. Die Stadt hatte bei der Übersetzung lange auf einen dezentralen Ansatz gesetzt, entschied sich jedoch für eine Zentralisierung, um Einwanderern und Flüchtlingen echten Zugang zu gewährleisten.

In dieser Fallstudie werfen wir einen Blick darauf, wie die Stadt Seattle ihre Übersetzungsdienste zentralisiert hat, welche Vorteile sich bisher ergeben haben und welche Schritte andere Städte unternehmen können, um ihre eigenen Sprachzugangsprogramme zu verbessern.

Vor der Zentralisierung ihrer Übersetzungsdienste verfügte die Stadt Seattle über ein dezentrales System, in dem jede Abteilung dafür verantwortlich war, Sprachdienstleistungen nach Bedarf auszulagern. Dieses stückweise Vorgehen war ineffizient und führte häufig zu Doppelarbeit und inkonsistenter Qualität.

Da es keine zentrale Datenbank gibt, in der alle Übersetzungen gespeichert sind, kann es passieren, dass verschiedene Abteilungen dasselbe Dokument mehrmals übersetzen. Dies könnte neben den erhöhten Kosten auch bedeuten, dass derselbe Begriff in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich übersetzt wird, was für die Bewohner des LEP verwirrend und frustrierend sein könnte.

Da die Stadt während der Pandemie mit einer beispiellosen Nachfrage nach Übersetzungsdiensten konfrontiert war, kam sie zu dem Schluss, dass ein rationalisierterer und zentralisierterer Ansatz erforderlich war.

Als erstes zentralisierte die Stadt Seattle die Dokumentenübersetzung . Zu diesem Zweck wurde ein Team aus über 50 Fachleuten aus der örtlichen Gemeinde zusammengestellt, um Materialien in die 20 wichtigsten Sprachen Seattles zu übersetzen. Das Language Access Team des Office of Immigrant and Refugee Affairs (OIRA) wurde zur Zentrale für Übersetzungsdienste.

Zweitens beschloss die Stadt, ihre Zentralisierungsbemühungen durch den Einsatz einer Sprachplattform zu unterstützen. Nach Prüfung mehrerer Optionen entschied sich die Stadt für Smartcat, eine cloudbasierte KI-Plattform für Unternehmenssprachen. Der Online-Charakter der Lösung erleichterte den verteilten Mitarbeitern der Stadt den Zugriff und die zahlreichen Funktionen – wie etwa Übersetzungsspeicher, Glossare und Tools zur Qualitätssicherung – trugen dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Prozess bei gleichbleibender Qualität zu beschleunigen. Die Plattform ermöglicht außerdem die Auszahlung an alle Lieferanten auf einmal, was den Beschaffungsprozess rationalisiert.

Während es früher dazu kommen konnte, dass verschiedene Abteilungen dasselbe Dokument mehrere Male übersetzten, gibt es jetzt ein zentrales Repository für alle Übersetzungen, sodass jede Abteilung bei Bedarf darauf zugreifen und sie wiederverwenden kann.

Dank des neuen Systems kann das Language Access Team Anfragen für Übersetzungsdienste nun wesentlich effizienter bearbeiten.

So funktioniert das:

1. Jeder Mitarbeiter der Stadt kann ein Dokument beim Smartcat-Portal einreichen. Sie können die Kosten sofort sehen und später den Fortschritt verfolgen.

2. Das Language Access Team sieht, wie das Projekt in seinem Smartcat-Arbeitsbereich auftaucht. Sie können es mithilfe einer KI übersetzen und die Überprüfung dann einem Community-Prüfer zuweisen.

3. Die Community-Prüfer melden sich bei Smartcat an und sehen eine tabellarische Oberfläche, in der der Originaltext in Sätze aufgeteilt ist, die als Zeilen dargestellt werden. Sie sehen links das Original und rechts die KI-Übersetzung.

4. Wenn mehrere Prüfer am selben Dokument arbeiten, können sie den Fortschritt der anderen in Echtzeit verfolgen und Kommentare hinterlassen.

5. Dabei haben die Prüfer Zugriff auf sogenannte Translation Memories, also die Datenbank mit bereits übersetzten Inhalten. Sie müssen auch nicht manuell danach suchen. Immer wenn Smartcat eine bereits erstellte Übersetzung „sieht“, wird sie als Vorschlag angezeigt.

6. Darüber hinaus haben die Prüfer Zugriff auf Glossare und können dort bestimmte Wörter oder Ausdrücke nachschlagen, deren Übersetzungen als Standard anerkannt wurden.

7. Sobald die Übersetzung abgeschlossen ist, kann das Language Access-Team sie sofort sehen, ohne dass Dateien hochgeladen oder per E-Mail empfangen werden müssen.

8. Zweimal im Monat erstellt das Team auf der Plattform eine Rechnung für alle im jeweiligen Monat abgeschlossenen Übersetzungen. Nach Bezahlung der Rechnung verteilt Smartcat die Gelder entsprechend an die Gutachter.

Die Stadt Seattle konnte durch die Zentralisierung ihrer Sprachdienste bislang auf unterschiedliche Weise zahlreiche Vorteile erzielen.

• Gleichberechtigter Zugang . Durch die Konsolidierung aller Sprachdienste an einem Ort konnte die Stadt Einwanderern und Flüchtlingen einen gleichberechtigten Zugang ermöglichen. Jetzt können Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation koordinierter durchgeführt werden, da alle Abteilungen mit derselben Übersetzungsdatenbank arbeiten.

• Konsequente Kommunikation . Durch die Verwendung von Übersetzungsspeichern und Glossaren hat die Stadt dazu beigetragen, eine konsistente und professionelle Kommunikation in allen Sprachen aller Abteilungen sicherzustellen. Übersetzungsspeicher und Glossare tragen dazu bei, dass derselbe Begriff jedes Mal auf die gleiche Weise übersetzt wird, sodass es bei den LEP-Bewohnern nicht zu Verwirrung oder Frustration kommt.

• Effiziente KI-Workflows . Der Einsatz von KI hat dazu beigetragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Übersetzungsprozess bei gleichbleibender Qualität zu beschleunigen. Da alle Abteilungen nun Zugriff auf denselben Pool an Übersetzungen haben, besteht keine Notwendigkeit für doppelte Arbeit und auch keine Sorge über Inkonsistenzen .

• Lokale Belegschaft . Durch die Zusammenarbeit mit Community-Gutachtern konnte die Stadt die örtliche Belegschaft unterstützen. Auf diese Weise haben Einwanderer und Flüchtlinge nicht nur einen besseren Zugang zu städtischen Dienstleistungen, sondern auch die Möglichkeit, für die Stadt zu arbeiten und einen Beitrag für ihre Gemeinschaft zu leisten .

Die Geschichte der Stadt Seattle ist keineswegs einzigartig. Tatsächlich stehen viele andere Städte und Gemeinden vor den gleichen Herausforderungen, wenn es um den Zugang zu Sprachen geht. Dies ist insbesondere angesichts der gegenwärtigen geopolitischen Lage relevant, in der Hunderttausende Flüchtlinge und Einwanderer in Städte auf der ganzen Welt strömen.

Die Erfahrungen der Stadt Seattle können anderen Kommunen dabei helfen, ihre eigenen Sprachzugangsprogramme zu verbessern, indem sie diese fünf wichtigen Schritte unternehmen:

1. Einziger Verantwortungspunkt . Durch die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters für die Sprachzugangspolitik kann die Stadt sicherstellen, dass dem Programm die Aufmerksamkeit zuteil wird, die es verdient.

2. Standardisierung . Durch die Erstellung von Glossaren und die Verwendung von Übersetzungsspeichern kann die Stadt die Konsistenz und hohe Qualität ihrer Übersetzungen sicherstellen.

3. Lokale Gemeinschaften . Durch die Zusammenarbeit mit professionellen Gutachtern vor Ort kann die Stadt die Arbeitskräfte vor Ort unterstützen .

4. Technologie . Durch den umsichtigen Einsatz von Technologie kann die Stadt Arbeitsabläufe optimieren und den Übersetzungsprozess beschleunigen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Austausch bewährter Vorgehensweisen . Durch den Beitritt zu einem regionalen Sprachenzugangsnetzwerk kann die Stadt bewährte Verfahren mit anderen Kommunen teilen und von deren Erfahrungen lernen.

Dank der von Smartcat angebotenen KI-Lokalisierungslösungen können Städte einen ganzheitlicheren und koordinierteren Ansatz für den Sprachzugang verfolgen. Durch die Zentralisierung ihrer Sprachdienste können sie einen gleichberechtigten Zugang für alle Bewohner, effiziente Arbeitsabläufe und eine konsistente Kommunikation zwischen allen Abteilungen sicherstellen.