Wie TopCon seinen Content-Lokalisierungsprozess souverän skalierte: Fallstudie

Als Topcon ein exponentielles Wachstum seiner Produktpalette verzeichnete, stellte das Unternehmen bald fest, dass seine Lokalisierungslösung das rapide steigende Volumen an lokalisierten Schulungsmaterialien und eLearning-Kursen, die zur Unterstützung sowohl der weltweiten Kunden als auch der Mitarbeiter erforderlich waren, nicht bewältigen konnte.

Um hier Abhilfe zu schaffen, entschied sich Michelle Quirke, Program Engagement Manager bei Topcon in Australien, für eine Zusammenarbeit mit Smartcat als strategischem Partner, um mehrsprachige Inhalte zu skalieren, die Produktivität zu verbessern und die Markteinführungsgeschwindigkeit zu erhöhen.

Die 1932 gegründete Topcon Corporation ist ein weltweit tätiger Hersteller in den Branchen Positionierung (Vermessung und GPS), Bau und Landwirtschaft. Topcon beschäftigt 5.000 Mitarbeiter, verfügt über 65 Niederlassungen in 29 Ländern weltweit und liefert Produkte in 198 Länder und Regionen. Im Jahr 2021 erzielte Topcon einen Nettoumsatz von 137,2 Milliarden Yen (ca. 1 Milliarde US-Dollar).

Wenn das Unternehmen ein neues Produkt auf den Markt bringt, müssen Michelle und ihr Team E-Learning- und Schulungsmaterialien für Kunden und Mitarbeiter auf der ganzen Welt bereitstellen, um sicherzustellen, dass jeder auf dem neuesten Stand und umfassend geschult ist.

Sie müssen Lehrinhalte regelmäßig in zehn Sprachen übersetzen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Spanisch, Russisch, Türkisch, vereinfachtes Chinesisch und brasilianisches Portugiesisch.

Vor der Zusammenarbeit mit Smartcat hatte Topcon einige grundlegende Übersetzungsprozesse im Einsatz, die eine Zeit lang funktionierten. Als das Unternehmen jedoch vor einigen Jahren exponentiell zu wachsen begann, brauchte es eine Möglichkeit, den Lokalisierungsprozess zu skalieren und zu beschleunigen. Michelle und ihr Team benötigten insbesondere eine Möglichkeit, mehrsprachige Inhalte in ihren Regionalbüros und für ihre internationalen Kunden zu skalieren.

Darüber hinaus hatte Michelles Team einfache Mitarbeiter ohne jegliche Lokalisierungserfahrung gebeten, Inhalte zu übersetzen. Obwohl sie Muttersprachler waren, verfügten sie über keinerlei Fachkenntnisse und letztlich auch nur über eine begrenzte Bandbreite, um bei der Bewältigung der Arbeitslast zu helfen.

Dank der benutzerfreundlichen und intuitiven Mensch-KI-Workflows von Smartcat waren Topcon und insbesondere Michelles Team in der Lage, einen nachhaltigen und produktiven Lokalisierungsprozess einzurichten, der nur einen minimalen Einarbeitungsaufwand erforderte und Transparenz über alle Funktionen hinweg bot.

Anschließend intensivierte Michelles Team die Lokalisierung noch weiter und erstellte Stilhandbücher und personalisierte Stimmen für ihre Kundenpersönlichkeiten, die sie zusätzlich zu Glossaren als Ressourcen zu Smartcat hinzufügen konnten.

„Die Benutzerfreundlichkeit der intuitiven Plattform von Smartcat, der Support, den Smartcat bietet, und die Möglichkeit, innerhalb derselben Plattform nach freiberuflichen Gutachtern oder Anbietern zu suchen. Alles, was ich brauche, ist hier, in einer KI-Lösung in Unternehmenssprache.“

Michelles Team konnte Smartcats branchenweit einzigartige KI-basierte Beschaffung von Prüfern nutzen, um schnell Projekte mit Übersetzern und Korrekturlesern aus dem Smartcat Marketplace zu finden, an Bord zu holen und zu starten. Der Marktplatz ist in die KI-basierten Arbeitsabläufe des Teams integriert. Mit über 500.000 geprüften Gutachtern und Agenturen ist der Marktplatz von Smartcat der größte der Branche. Tatsächlich sticht Smartcat in der Lokalisierungsbranche hervor, da über 50 % des Übersetzermarktes auf seiner Plattform vertreten sind.

Michelle sagte auch, dass sie eine direkte und dauerhafte Beziehung zu den Übersetzern aus dem Smartcat-Marktplatz aufbauen konnte, die die Produkte und die Markenstimme von Topcon kennengelernt haben.

„Wir können jetzt problemlos Variationen eines grundlegenden KI-Mensch-Workflows erstellen, um den Prozess besser zu verwalten und manuelle Ad-hoc-Aufgaben zu eliminieren. Wir brauchten mehr Zusammenarbeit in der Phase der Inhaltserstellung, um sicherzustellen, dass alle Informationen in unserem Workflow unseren Übersetzungsanforderungen entsprachen.“

Automatisierte Lokalisierungs-Workflows eliminieren manuelle Wiederholungsaspekte, indem sie den Zeitaufwand für die Ausführung einer Aufgabe, das Fehlerrisiko und die kontinuierliche Überprüfung auf möglicherweise übersehene Aufgaben reduzieren. Zuvor waren die Prozesse isoliert: Übersetzungen wurden per E-Mail gesendet und empfangen, Dateien manuell importiert und exportiert und die Kommunikation mit Übersetzern und internen Mitarbeitern erfolgte dezentral.

„Die automatisierten KI- und Mensch-Workflows von Smartcat ermöglichen uns das ‚Einstellen und Vergessen‘ und geben uns die Gewissheit, dass die Arbeit erledigt wird.“

Michelles Team begann außerdem, die KI-Übersetzung von Smartcat mit der automatisierten Projektmanagementlösung „Lights Out“ zu verwenden. Es nutzt die automatische Übersetzung und Übersetzungsspeicher von Smartcat, kümmert sich um Routinevorgänge wie die Zuweisung und Aufteilung der Arbeitslast auf die Lieferanten und bietet vollständige Transparenz. Darüber hinaus kümmert es sich dank seiner unternehmenskonformen Beschaffungsplattform auch um die Rechnungsstellung und Bezahlung der Gutachter.

„Die KI-Übersetzungs- und automatisierte Projektmanagementlösung von Smartcat spart mir viel Zeit und Arbeit. Sobald sie eingerichtet sind, kann ich sie ihrem Ding überlassen. Alle diese Funktionen arbeiten wirklich gut zusammen.“

Michelle hat Smartcat außerdem mit der Jira-Integration von TopCon verbunden, um automatisch und kontinuierlich Übersetzungen zu senden und zu empfangen.

„Sobald eine Jira-Übersetzungsanfrage genehmigt wurde, werde ich in Smartcat über das neue Projekt benachrichtigt. Ich überprüfe die Projektkonfiguration und weise sie dann dem AI-Reviewer-Sourcing und dem automatisierten Projektmanagement von Smartcat zu. Wenn das Projekt abgeschlossen ist (nach der letzten internen Korrekturlesephase), erhalte ich eine Benachrichtigung, dass das Jira-Übersetzungsticket mit den angehängten Zieldateien aktualisiert wurde und das Smartcat-Projekt abgeschlossen ist.“

Die benutzerfreundliche KI-Plattform von Smartcat bietet Entwicklern außerdem die Flexibilität, Arbeitsabläufe und Integrationen zu personalisieren, was sich laut Michelle als hilfreich für ihre Arbeitsabläufe erwiesen hat.

„Wir haben 298 Projekte produziert, davon waren über 80 % eLearning-Kurse. Mit Smartcat konnten wir unsere anfänglichen zwei Zielsprachen einfach und schnell auf zehn erweitern.“

Früher benötigte die Abteilung 13 Stunden, um einen eLearning-Kurs in 10 Sprachen zu erstellen. Mit der neuen Jira-Integration konnte dieser Zeitaufwand auf 11 Stunden pro Kurs reduziert werden. Durch die KI-Übersetzung und das automatisierte Projektmanagement von Smartcats, das das Projekt von der Aufgabenzuweisung bis zur Fertigstellung verwaltet, spart TopCon schätzungsweise weitere zwei Stunden pro Kurs.

„Das wichtigste Ergebnis ist mein Vertrauen in unsere Fähigkeit, den Umfang der von uns durchgeführten Inhaltslokalisierung einfach und schnell zu steigern. Da unser Kernpublikum aus Mitarbeitern, Händlern, Kunden und Endbenutzern besteht, haben wir das Potenzial, ihren Lernprozess mit einem echten Mehrwert zu bereichern.“