3.400.000 Wörter in 10 Tagen: Fallstudie zur Nachbearbeitung bei Localex

Noch vor wenigen Jahren hätte eine Geschichte über einen kleinen Sprachdienstleister, der ein Projekt mit mehreren Millionen Wörtern in wenigen Wochen abwickelt, völlig absurd geklungen. Heute wird dies dank Technologie und Teamarbeit zur Realität.

Localex ist ein Sprachdienstleister, der 2015 von einer Gruppe von Lokalisierungsexperten gegründet wurde, die remote arbeiten. Obwohl das Unternehmen sich nie vor schwierigen Projekten gescheut hat, war die Anfrage, 6.500.000 Wörter in knapp drei Monaten nachzubearbeiten, selbst für ihre Verhältnisse eine Herausforderung. Hinzu kam, dass es sich bei dem Kunden um eines der weltweit führenden Technologieunternehmen handelte, sodass nicht nur Geld, sondern auch der Ruf auf dem Spiel stand.

Der LSP beschloss, das Projekt anzunehmen. Trotz der Hindernisse, denen sie unterwegs begegneten, konnten sie es zu einem Erfolg machen. Auf welche Schwierigkeiten stießen sie und wie haben sie diese überwunden? Finden wir es heraus.

Aber schauen wir uns zunächst einmal die Zahlen an:

Nun zu den Herausforderungen.

Localex arbeitet sowohl mit internen als auch mit vertrauenswürdigen freiberuflichen Sprachexperten zusammen. Für ein Projekt dieser Größenordnung mussten sie jedoch ihre Teams auf über 20 Linguisten für einige Sprachen und auf insgesamt über 100 Linguisten erweitern.

Localex musste seine Teams für einige Sprachen auf über 20 Linguisten und insgesamt auf über 100 erweitern.

Dank des 250.000 Mitglieder starken Marktplatzes von Smartcat konnte Localex schnell neue Post-Editoren finden und sie in den Übersetzungsprozess einbinden – alles über die Benutzeroberfläche von Smartcat und ohne eine einzige E-Mail zu versenden oder externe Jobbörsen zu durchsuchen.

In einer herkömmlichen Umgebung wären für die Verwaltung von 130 Linguisten 10 bis 15 Projektmanager erforderlich. Das sind mehr, als Localex intern zur Verfügung stehen. Darüber hinaus würde dies unweigerlich zu einer Erhöhung des Projektpreises führen. Und Sie würden dann einen Manager benötigen, der alle Projektmanager verwaltet.

Hinweis: In einer herkömmlichen Umgebung würden Sie 10 bis 15 Projektmanager und zusätzlich einen Manager benötigen, der alle Projektmanager leitet.

Das Herzstück von Smartcat ist eine leistungsstarke Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der Sie den Fortschritt verfolgen, mit Mitwirkenden kommunizieren und Projektressourcen an einem Ort verwalten können. So konnte Localex das gesamte Projekt mit nur vier internen Projektmanagern abwickeln.

„Smartcat hat uns eine nahtlose Kommunikation ermöglicht, was bei der Zusammenarbeit mit einem so großen Team aus Post-Editoren, Korrektoren, QS-Spezialisten und Projektmanagern unerlässlich ist.“ – Çiğdem Tura, Localex Operations Manager

Bei einem Projekt dieser Größenordnung ist es verlockend, gewisse „Toleranzen“ hinsichtlich niedrigerer Qualitätsstandards zuzulassen und ausschließlich automatisierte QA-Tools einzusetzen. Dies entsprach jedoch nicht den Vorstellungen von Localex.

„Wir wollten uns nicht hinter dem hohen Arbeitsvolumen und der knappen Frist verstecken und diese als Ausreden für eine geringere Arbeitsqualität nutzen.“

Localex hat zwar eigens Mitarbeiter damit beauftragt, die Qualität sowohl aus technischer als auch aus sprachlicher Sicht sicherzustellen, doch ein zusätzlicher und oft übersehener Qualitätsgewinn ergab sich aus der kollaborativen Arbeitsweise von Smartcat.

„Wenn jemand einen Kommentar hinterlässt, können alle Linguisten aller Sprachen diesen sehen. So warnten sich die Linguisten gegenseitig vor Mehrdeutigkeiten, diskutierten mögliche Missverständnisse und tauschten nützliche Links aus. In vielen Fällen konnten wir beobachten, wie sich eine freundschaftliche und produktive Verbindung zwischen den Linguisten entwickelte.“

„^{Wenn jemand einen Kommentar hinterlässt, können alle Linguisten aller Sprachen ihn sehen. Wir haben festgestellt, dass sich zwischen den Linguisten eine produktive Verbindung entwickelt hat.“}

Von Anfang an war es der Wunsch des Kunden, für dieses Projekt Post-Editing zu verwenden. Der Hauptgrund dafür war natürlich der Preis: PEMT kostet mindestens halb so viel, manchmal sogar nur ein Drittel dessen, was eine „herkömmliche“ Übersetzung kostet. Dies brachte eine Reihe besonderer Herausforderungen mit sich.

Obwohl PEMT in der Branche keineswegs ein neues Konzept ist, haben viele Unternehmen und insbesondere Übersetzer dessen Wesen noch nicht verstanden. Viele versuchen, die rohen MT-Ergebnisse zu stark zu bearbeiten, um „Perfektion“ (was auch immer das bedeutet) zu erreichen. Auf der anderen Seite gibt es Menschen, die zu wenig Aufmerksamkeit schenken und MT-Ergebnisse übersehen, die zwar natürlich klingen, aber sachlich falsch sind.

Localex hat allen Post-Editoren die TAUS-Richtlinien zur Verfügung gestellt. Dank der Kommentarfunktion von Smartcat konnten sie dies direkt im Dokument und im Kontext tun, sodass keine endlosen E-Mail-Ketten verschickt werden mussten.

Verschiedene MT-Engines verarbeiten unterschiedliche Arten von Inhalten unterschiedlich, und man kann nie im Voraus wissen, welche für das jeweilige Projekt am besten geeignet ist. Bei einem so großen Projekt können die Kosten eines Fehlers zu hoch sein.

Glücklicherweise unterstützt Smartcat eine Vielzahl von maschinellen Übersetzungsmaschinen, die durch einfaches Anklicken der entsprechenden Kontrollkästchen getestet werden können. Dies kann für jede Sprache einzeln erfolgen:

Obwohl die neuronale maschinelle Übersetzung MT zunehmend für „ausreichend gute“ Übersetzungen geeignet macht, kann sie manchmal nicht einmal das leisten. Zu den üblichen Gründen gehören fehlerhafte Formatierungen im Ausgangstext, Rechtschreibfehler – entweder versehentlich oder absichtlich – und Ähnliches. In einem bestimmten Teilprojekt war das Ergebnis der maschinellen Übersetzung so ungenau, dass der Übersetzer alles von Grund auf neu machen musste.

Localex wandte sich an den Kunden, um ihm die Situation zu erklären, und stieß glücklicherweise auf volles Verständnis und Zustimmung. Sowohl Localex als auch der Übersetzer konnten zu einem höheren Tarif als ursprünglich vereinbart arbeiten. Die entsprechenden Beträge wurden mithilfe der Funktion zur Zahlungsautomatisierung von Smartcat zu den Rechnungen hinzugefügt.

Ein Projekt mit mehreren Millionen Wörtern umfasst oft eine Vielzahl von Formaten, die jeweils einen eigenen Ansatz erfordern. Localex musste beispielsweise mit einem Dutzend verschiedener Formate arbeiten, von denen jedes seine eigenen Besonderheiten aufwies.

Obwohl die meisten CAT-Tools verschiedene Dateiformate unterstützen, unterscheidet sich der Umfang der Unterstützung von Tool zu Tool. Localex konnte Smartcat für die meisten davon verwenden, obwohl einige eine anfängliche Vorverarbeitung erforderten – mehr dazu später.

Bei IT-Projekten können Dokumente in benutzerdefinierten Formaten vorliegen, die von CAT-Tools nicht standardmäßig erkannt werden. Ein Format, mit dem Localex beispielsweise arbeiten musste, war XLF. Obwohl es auf XML basiert, stellte es aufgrund zahlreicher Herausforderungen eine große Hürde für die Lokalisierung dar. Dazu gehörten extrem lange Segmente, komplizierte Tag-Strukturen und benutzerdefinierte Platzhalter.

Localex führte einige Normalisierungsaufgaben am Quelltext durch, entfernte unnötige Zeilenumbrüche, verbarg Tags, segmentierte den Text neu und fügte Platzhalter für nicht übersetzbare Teile hinzu. Dies erleichterte den Post-Editoren die Arbeit am Text und steigerte letztendlich die Produktivität.

Wenn Sie 130 Linguisten bezahlen müssen, die über den ganzen Globus verstreut sind, wird die Bezahlung zu einem viel größeren Problem als bei nur einem Dutzend Mitarbeitern in einem Land. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften für eingehende Zahlungen, und einige Länder unterstützen die von Ihnen gewohnten Zahlungsmethoden nicht, ganz zu schweigen davon, dass die Transaktionskosten von akzeptabel bis absurd hoch reichen können.

Localex nutzte die Lösung „Payment Automation“ von Smartcat auf zwei Arten: Erstens, um die über Smartcat beauftragten Freiberufler zu bezahlen. In diesem Fall ist der Prozess völlig nahtlos, und Smartcat berechnet automatisch alle Kosten für jeden Auftrag. Zweitens fügte Localex benutzerdefinierte Verbindlichkeiten für nicht übersetzungsbezogene Aufträge hinzu und nahm diese in dieselben Rechnungen auf.

Das Unternehmen musste sich nicht um irgendwelche Formalitäten für Zahlungen an Freiberufler kümmern, sparte Transaktionskosten und musste sich keine Gedanken über rechtliche oder steuerliche Aspekte machen, da all dies von Smartcat übernommen wurde.

Letztendlich lieferte Localex das Projekt termingerecht und zur Zufriedenheit des Kunden. Zu den konkreten Ergebnissen zählen:

• 30–40 % Produktivitätssteigerung

• Durchschnittlich 5.000–8.000 Wörter/Tag, die von jedem Post-Editor übersetzt werden

• 40 % Einsparungen bei den Projektkosten

• Feedback von über 100 Linguisten gesammelt

• Neue Daten für das Training der MT-Engine

• Feedback an Smartcat zur weiteren Verbesserung

Größe

• Finden Sie neue Post-Editoren auf dem Smartcat-Marktplatz

• Nutzen Sie die Workflow-Automatisierung von Smartcat, um zu kommunizieren und den Fortschritt zu verfolgen

• Fördern Sie die Teamarbeit unter den Linguisten, um die Qualität sicherzustellen

Post-Editing

• Teilen Sie die TAUS-Richtlinien mit den Post-Editoren

• Testen Sie verschiedene MT-Engines, um die am besten geeignete zu ermitteln

• Vereinbaren Sie mit dem Kunden einen „MT-Bypass-Plan”

Technische Details

• Stellen Sie sicher, dass Ihr CAT-Tool alle oder die meisten erwarteten Dateiformate unterstützt

• Bereiten Sie Dateien vor und normalisieren Sie sie, um die Übersetzung zu vereinfachen

• Nutzen Sie die Zahlungsautomatisierungsplattform von Smartcat, um Papierkram zu vermeiden

Es mag zunächst widersprüchlich erscheinen, dass ein großes Technologieunternehmen beschlossen hat, ein so umfangreiches Projekt in die Hände einer Boutique-Agentur zu legen und nicht in die eines transnationalen MLV. Wenn man sich diese Fallstudie jedoch genauer ansieht, werden die Gründe dafür offensichtlich.

Zunächst einmal kann eine kleine Agentur alle oder fast alle ihre Ressourcen diesem Kunden widmen und so für die Dauer des Projekts de facto zu einem „Teamkollegen“ des Unternehmens werden. „Wir hatten jeden Morgen ein Meeting mit unserem Kunden, um den Status zu besprechen und mögliche Probleme anzugehen, und standen rund um die Uhr für Anfragen zur Verfügung“, sagt Bekir Diri, International Sales Manager bei Localex.

Zweitens ermöglicht dies einen wesentlich transparenteren Prozess. Ein MLV würde bei einem solchen Projekt höchstwahrscheinlich zehn kleinere LSPs auswählen und Teile des Projekts an diese übertragen. Alles, was auf tieferen Ebenen geschieht, bleibt für den Kunden völlig verborgen, sodass eine Fortschrittsverfolgung in Echtzeit unmöglich ist.

Zu guter Letzt haben MLVs auch viel höhere Gemeinkosten. Dazu gehören:

• Die Armee an Hilfspersonal, die sie benötigen,

• Die Werbekosten, die auf die eine oder andere Weise im Projektpreis enthalten sind, und

• Die Margen aller beteiligten Sprachdienstleister entlang der Lieferkette.

Wenn man all dies zusammennimmt, versteht man, warum Kunden, die tatsächlich eine Vorstellung davon haben, wie die Branche funktioniert, zunehmend zögern, mit den „Giganten“ zusammenzuarbeiten, und kleinere, flexiblere Agenturen als Anbieter bevorzugen.

Leider wissen viele Kunden nicht, wie die Branche funktioniert. Der Ausweg? Teilen Sie diese Geschichte mit ihnen und helfen Sie ihnen, die richtige Wahl zu treffen.