LSP-Projektmanagement-Tools zur Kostensenkung und Wertsteigerung

Der Wettbewerb auf dem LSP-Markt ist hart. Weltweit gibt es Tausende etablierter Sprachdienstleister, Freiberufler nicht mitgerechnet. LSPs stehen nicht nur im Wettbewerb mit zahlreichen Mitbewerbern, auch das Arbeitstempo hat sich erhöht. Kontinuierliche Lokalisierung wird zum Standard, was bedeutet, dass Sprachdienstleister unter hohem Druck stehen, mit dem stetigen Strom an Inhalten Schritt zu halten und sich gleichzeitig von der Konkurrenz abzuheben, während sie ein wachsames Auge auf ihre Einnahmen haben müssen. Einige positionieren sich als globale Marketingberater und versprechen eine Lokalisierung, die spezielles lokales Wissen widerspiegelt, insbesondere in Bereichen, in denen der grenzüberschreitende E-Commerce boomt.

Ein Sprachdienstleister kann jedoch auch im Hintergrund viel tun, um seine Dienstleistungen und sein Team von anderen abzuheben.

Eine einfache Automatisierung der Arbeitsabläufe kann Verschwendung und Lieferzeiten erheblich reduzieren – ein wichtiger Faktor für viele Kunden. Das bedeutet nicht, dass alles von Robotern ausgeführt wird und die Erfahrung anonym ist, sondern nur, dass menschliche Eingriffe nur dort erfolgen, wo sie einen Mehrwert bieten. Bei Smartcat nennen wir das „Projektmanagement auf Autopilot”.

Eine Übersetzungstechnologie für Sprachdienstleister kann ihnen dabei helfen, schnell, weltweit und rund um die Uhr einen konsistenten Kundensupport zu bieten. Hier werden wir fünf Bereiche diskutieren, in denen Kosten gesenkt und gleichzeitig der Kundennutzen gesteigert werden kann.

Angenommen, Ihr Ziel als Sprachdienstleister ist es, die Zeit zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kunde eine Übersetzung benötigt, und dem Zeitpunkt, an dem Sie ihm ein konkretes Angebot und einen Zeitplan unterbreiten, zu verkürzen. Dabei könnten Ihnen einige Hindernisse im Weg stehen: Die Kommunikation über ein Projekt ist über mehrere Kommunikationskanäle verstreut, oder Sie und Ihr Kunde haben keine standardisierte Vorgehensweise für die Vergabe und Annahme von Projekten. Verpasste Nachrichten können zu Frustration und Schlimmerem führen. Im Zeitalter der kontinuierlichen Lokalisierung möchten Sie niemanden Zeit damit verschwenden lassen, Enttäuschungen aufgrund von Missverständnissen zu bewältigen.

Ein Self-Service-Portal, über das Kunden neue Projektanfragen erstellen und Angebote erhalten und annehmen können, kann dabei helfen. Kunden und Sprachdienstleister können über das Portal an Projekten arbeiten, wodurch sich der Zeitaufwand für die Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg reduziert. Über ein Self-Service-Portal können Kunden außerdem Dateien hochladen und den Projektfortschritt einsehen. So verschwendet man keine Zeit mehr mit E-Mails oder Slack-Nachrichten, um nach dem aktuellen Stand zu fragen.

Immer mehr Kunden möchten Dateien heute nicht mehr manuell zur Übersetzung einreichen. Sie verfügen über eigene Systeme zur Verwaltung von Inhalten, bei denen es sich manchmal um dieselben Systeme handelt, die sie auch für Code verwenden, was insbesondere bei Softwareunternehmen häufig der Fall ist. Die Möglichkeit, diese Inhalte über APIs abzurufen und nach Fertigstellung zurückzusenden, spart viel Zeit und ist ein starkes Verkaufsargument für Sprachdienstleister.

Wir gehen davon aus, dass der „alte“, dateibasierte Content-Stream mit der Zeit versiegen wird, einfach weil Unternehmen ihre Markteinführungszeiten verkürzen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig wird der Traffic bei automatisierten Integrationsinhalten wahrscheinlich Jahr für Jahr zunehmen.

Der Projektmanager eines Sprachdienstleisters ist dafür verantwortlich, Linguisten auszuwählen, die über einschlägige Fachkenntnisse und positive Bewertungen von früheren Kunden verfügen, deren Preise zum Projektbudget passen und – nicht zuletzt – zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Nach unseren internen Untersuchungen ist dies der stressigste Teil der Arbeit eines Projektmanagers. Hier verlieren sie auch die meiste Zeit.

Die gängigste Methode, um mehrere Linguisten zu kontaktieren und zu erfahren, wer verfügbar ist, ist nach wie vor die E-Mail, wobei es Stunden dauern kann, bis man eine Antwort erhält. Instant-Messenger-Dienste sind in dieser Hinsicht nicht unbedingt besser. Wenn jemand nicht verfügbar ist oder ein Anbieter nicht antwortet, muss der Projektmanager immer wieder denselben Vorgang des Sendens und Wartens wiederholen. Die Einarbeitung eines neuen Linguisten kann dann zu zusätzlichem logistischem Stress führen, während dieser sich mit den spezifischen Arbeitsabläufen des Sprachdienstleisters vertraut macht.

Um den Zeit- und Energieaufwand eines Projektmanagers für diesen Schritt deutlich zu reduzieren, ist die Automatisierung der Lieferantenauswahl mithilfe eines datengestützten Prozesses die ideale Lösung. Ein Lieferantenmanagementsystem kann detaillierte – und überprüfbare – Informationen über die Fähigkeiten, Erfahrungen und bisherigen Rückmeldungen von Linguisten liefern und auf der Grundlage des jeweiligen Ausgangsmaterials automatisch Spezialisten vorschlagen und kontaktieren.

Sobald ein Linguist einen Auftrag angenommen hat, müssen noch Hintergrundinformationen und Projektdateien koordiniert und bestimmte Übersetzungsaufgaben zugewiesen werden. Die manuelle Aufteilung der Aufgaben auf mehrere verschiedene Linguisten kann mühsam sein. Wenn das verwendete Lieferantenmanagementsystem jedoch flexibel genug ist, um auch PM-Funktionen zu integrieren, ist ein LSP in einer besseren Position. Er kann die Kapazitäten jedes Linguisten automatisch auf der Grundlage der aktuellen Arbeitsbelastung und der bisherigen Produktivität verfolgen – beides lässt sich leicht berechnen, da alle Arbeiten und relevanten Informationen an einem Ort gespeichert sind.

Es ist eine große Hilfe, wenn eine Maschine alle PM-Berechnungen übernimmt. Kein Übersetzer arbeitet mit derselben Geschwindigkeit, und nicht alle leben in derselben Zeitzone, insbesondere bei mehrsprachigen Projekten. Die Verwendung einer einzigen Benutzeroberfläche zur Verwaltung des Lieferantenauswahlprozesses spart nicht nur Aufwand, sondern erhöht auch die Konsistenz und Zuverlässigkeit. Unabhängig davon, welchen Prozess Sie bevorzugen – intern oder freiberuflich –, ist die Abfolge der Schritte ähnlich und vertraut.

Die Faktoren, die das Wachstum eines LSP vorantreiben, sind sein Vertrieb und Marketing sowie seine Produktionsskalierbarkeit, wobei die Zahlungsautomatisierung eine Schlüsselrolle spielt. Sie können Ihr LSP-Geschäft natürlich mit nur wenigen Lieferanten beginnen, aber wenn Sie wachsen, arbeiten Sie bald mit Dutzenden und dann Hunderten von Freiberuflern zusammen. Sie müssen jeden Monat die Rückstellungen für mehrere hundert Aufträge berechnen und die Zahlungen gemäß den bevorzugten Zahlungsmethoden der einzelnen Lieferanten vornehmen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie wahrscheinlich mehrere Mitarbeiter einstellen, die den gesamten Abrechnungs- und Auszahlungsprozess abwickeln.

Heute ist es jedoch möglich, Hunderte oder Tausende von Lieferanten und Kunden rund um den Globus bequem zu verwalten, selbst wenn es sich um Übersetzer handelt, die in Ländern mit weniger entwickelten Finanzmärkten leben. Stellen Sie sich vor, Sie unterzeichnen nur einen einzigen Vertrag für Übersetzungsdienstleistungen und bezahlen eine einzige Rechnung, die alle Zahlungen an alle Lieferanten umfasst, die Sie in diesem Zeitraum beauftragt haben.

Smartcat verfügt beispielsweise über Bankkonten in mehreren Währungen und lokale juristische Personen auf der ganzen Welt und kann daher bessere Preise als bei herkömmlichen Banküberweisungen anbieten, was zu grenzüberschreitenden Gebühren von nur 1 US-Dollar und sogar noch weniger für inländische Auszahlungen führt. Durch die Einhaltung einer einzigen Vereinbarung können Sie außerdem sicher sein, dass Sie die sich ständig ändernden Steuergesetze in verschiedenen Ländern vollständig einhalten.

Zu guter Letzt sind noch computergestützte Übersetzungssysteme (CAT-Systeme) zu nennen. Die meisten Sprachdienstleister nutzen diese Technologie bereits, einige jedoch noch nicht – dieser Abschnitt richtet sich an sie.

Warum ist die Verwendung eines CAT-Tools so wichtig? Sich wiederholende Inhalte können das Geschäftsergebnis eines Sprachdienstleisters erheblich beeinträchtigen. Die manuelle Suche nach Textabschnitten, die bereits in früheren Projekten übersetzt wurden oder die dieselbe Terminologie verwenden, ist für heutige Sprachdienstleister möglicherweise nicht mehr tragbar. Im Zeitalter der kontinuierlichen Lokalisierung entwickeln sich Dinge und Projekte zu schnell.

Ein gutes kundenspezifisches CAT-Tool kann bei der Übersetzung wiederkehrender Inhalte Zeit und Geld sparen. Ob der Sprachdienstleister die Einsparungen in andere Bereiche seines Kerngeschäfts investiert oder den Preisnachlass an seine Kunden weitergibt, bleibt natürlich ihm selbst überlassen.

Übersetzungsspeicher sorgen auch dafür, dass die Stimme des Kunden während des gesamten Projekts konsistent bleibt. Für Kunden, denen Marke und Stil ebenso wichtig sind wie die Kosten, ist dies von großer Bedeutung.

„Profi-Tipp: Testen Sie den kostenlosen Online-CAT-Editor von Smartcat.“

In einer Welt, in der Inhalte zum Lebenselixier jedes Unternehmens werden, ist die Automatisierung möglichst vieler Aufgaben keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Das vernetzte Übersetzungsframework von Smartcat ist eine Möglichkeit, dies zu erreichen. Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden, müssen Sprachdienstleister sich schnell anpassen, um schneller als je zuvor zu arbeiten – oder sie riskieren, gegenüber flexibleren Wettbewerbern ins Hintertreffen zu geraten.