Übersetzungsprojektmanagement, das Zeit und Geld spart (oder wie man ein Frosch wird)

Projektmanagement. Nicht gerade das attraktivste Konzept. Sperrige Aktenschränke, das Klappern von Schreibmaschinen und starker Tabakrauch in holzgetäfelten Büros – Mad Men, anyone?

Okay, in der Geschäftswelt sieht es heute nicht mehr ganz so aus. Heutzutage dreht sich alles um Smartphones, E-Mails und die Cloud (und dazu kommt jetzt noch das Homeoffice). Aber haben Sie auch Ihre Arbeitsweise bei Projekten geändert, ebenso wie Ihre Arbeitsausstattung und -einrichtung? Was Übersetzungen angeht, werden Sie vielleicht überrascht sein, dass Ihr Ansatz beim Projektmanagement einer Aktualisierung bedarf. Noch wichtiger ist, dass Sie dadurch möglicherweise Zeit und Geld verlieren.

Wenn man also der Logik der Geschichte folgt, sollten Sie, sofern Sie nicht gerade erst mit der internationalen Expansion Ihres Unternehmens begonnen haben und Wert darauf gelegt haben, einen robusten Lokalisierungsprozess mit der neuesten Übersetzungsmanagement-Technologie eingerichtet haben (d. h. es sei denn, Sie sind ein Frosch, der gerade in einen Topf mit kochendem Wasser geworfen wurde und sofort herausspringt), lassen Sie Ihre Inhalte wahrscheinlich immer noch auf die altmodische Weise übersetzen (d. h. Sie sind ein Frosch im Topf, Sie sind schon eine Weile dort und alles ist in bester Ordnung).

Bei der Übersetzung auf altmodische Weise können Projekte zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen dauern und oft eine Flut von E-Mails mit Briefings, Fragen, Dateien, Verträgen, Zahlungen usw. mit sich bringen.

Die Wahrheit ist, dass an diesem Ansatz nichts auszusetzen ist (d. h. ein Frosch im Topf zu sein). Er kann für Sie funktionieren, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und es Ihnen relativ egal ist, wie viel Zeit Sie für die Übersetzung benötigen (d. h. Sie sind ein Frosch im Topf und das Wasser ist schön kühl).

Aber wer ist schon entspannt im Geschäftsleben? Wahrscheinlich könnten Sie die Dinge in dieser Welt, in der Inhalte sofort veröffentlicht werden müssen, beschleunigen (d. h. das Wasser im Topf ist nicht mehr so kühl und erfrischend). Tatsächlich hängt das Wachstum Ihres Unternehmens wahrscheinlich davon ab.

Das Wasser wird heiß, vielleicht beginnt es sogar zu kochen. Sie sind immer noch im Topf.

Entschuldigen Sie bitte die dramatische Analogie, aber Sie verstehen sicher, worauf ich hinaus will. Kurz gesagt: Geschwindigkeit ist zum Standard in der Geschäftswelt geworden, und der alte Ansatz des Übersetzungsprojektmanagements ist nicht mehr zeit- oder kosteneffizient.

Es ist also an der Zeit, unnötige Aufgaben zu streichen, die Zeit effizienter zu nutzen und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Aber wie? Schauen wir uns den Übersetzungsprojektzyklus genauer an, um zu sehen, wie Sie das erreichen können.

Es kann sehr aufwendig sein, alles vorzubereiten, bevor die Übersetzung überhaupt beginnt. Sie müssen sich einen Überblick über den Übersetzungsumfang, die Projektkosten, die Ressourcen und den Zeitrahmen verschaffen. Dazu gehören das Herunterladen von Dateien, das Berechnen der Wortzahl, das Hochladen von Arbeitsdateien, das Einrichten von Translation Memories und Glossaren sowie das Festlegen von Fristen für jede Aufgabe.

Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit der Einrichtung von Übersetzungsprojekten.

Lösung: 🐸Suchen Sie sich eine All-in-One-Übersetzungsplattform, die den gesamten Prozess zentralisiert und Ihnen die Automatisierung der Projekteinrichtung ermöglicht. 🐸

Es ist an der Zeit, Linguisten für das Projekt zu finden. Sofern Sie nicht über Ihr eigenes Übersetzerteam haben, müssen Sie nach unabhängigen Auftragnehmern suchen, die Ihre Übersetzungen übernehmen. Dazu müssen Sie unter anderem deren Verfügbarkeit, Erfahrung, Fachkenntnisse und Preise recherchieren und bewerten. (Viele Übersetzungsprojektmanager sagen, dass dies der schwierigste Teil ist. Vielleicht haben Sie einen perfekten Kandidaten im Sinn, aber wenn Sie ihn kontaktieren, stellen Sie fest, dass er nicht verfügbar ist, wenn Sie ihn brauchen, oder dass seine Preise seit Ihrer letzten Zusammenarbeit erheblich gestiegen sind.)

Sobald Sie die richtigen Linguisten gefunden haben, müssen Sie sie einweisen, ihnen Dateien schicken, ihnen die Aufgaben zuweisen und ihre Fragen beantworten. Das bedeutet mehr Hin und Her – was nicht nur Ihre Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch den Übersetzungsprozess verzögert.

Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit der Suche und Einarbeitung von Übersetzern.

Lösung: 🐸Finden Sie einen Marktplatz für Übersetzungsdienstleister , der einfach zu bedienen ist – finden Sie schnell die Preise, Verfügbarkeit und Termintreue der Anbieter, um sicher zu beauftragen🐸

Außerdem sparen Sie mit einer Übersetzungsplattform, die sowohl einen Marktplatz als auch ein CAT-Tool bietet, sparen Sie viel Zeit – Sie Quelle Linguisten und lassen die Übersetzungen an einem Ort anfertigen. Es fördert auch die langfristige Zusammenarbeit mit Fachleuten auf dem Marktplatz und stärkt die konsistente Übersetzungsqualität. Selbst wenn Sie über interne Übersetzer verfügen, lohnt es sich, alle auf derselben Plattform zu haben und synchron zusammenzuarbeiten.

Sobald alle an ihren Aufgaben arbeiten, möchten Sie wahrscheinlich ab und zu nachsehen, wie die Arbeit voranschreitet. Wenn alle Übersetzer unterschiedliche Übersetzungstools verwenden, gibt es keine schnelle und einfache Möglichkeit für Sie, den Fortschritt zu überprüfen, es sei denn, Sie kontaktieren die Übersetzer direkt. Das bedeutet mehr E-Mail-Verkehr und mehr Unterbrechungen der Arbeit der Übersetzer.

Problem: Entweder verbringen Sie zu viel Zeit damit, sich bei den Übersetzern zu erkundigen, oder Sie tappen im Dunkeln und hoffen, dass alles nach Plan läuft.

Lösung: 🐸Verwenden Sie eine transparente Übersetzungsplattform, mit der Sie den Fortschritt der Arbeit verfolgen (und Probleme frühzeitig erkennen) können🐸

Sobald die Übersetzungen fertig sind, müssen Sie alle Dateien sammeln, überprüfen, ob alle Dateien korrekt wieder zusammengesetzt sind, und den Inhalt veröffentlichen (z. B. in ein CMS wie WordPress hochladen).

Sobald dies geschehen ist, der Inhalt erneut überprüft werden, um sicherzustellen, dass er korrekt ist und im Kontext Sinn ergibt. All diese Schritte sind zeitaufwändig und können zu menschlichen Fehlern führen, insbesondere wenn die Person, die den Inhalt hochlädt, die übersetzte Sprache nicht spricht.

Problem: Das Sammeln und Veröffentlichen von Übersetzungen ist zeitaufwändig und kann zu Fehlern führen.

Lösung: 🐸Verwenden Sie eine Übersetzungsplattform verwenden, die die Bereitstellung von Inhalten in Ihrem CMS automatisiert🐸

Durch die Wahl einer Übersetzungsplattform mit CMS-Integrationen können Inhalte automatisch importiert und exportiert werden, was Ihnen viel Zeit spart und Fehler verhindert.

Zahlungen sind technisch gesehen nicht Teil des Projekts, aber jemand muss dafür sorgen, dass die Lieferanten entsprechend und pünktlich bezahlt werden. Dazu gehört es, alle Verbindlichkeiten zu berechnen, Zahlungsmethoden für die Lieferanten einzurichten, die Steuervorschriften jedes Landes zu überprüfen und sicherzustellen, dass jeder den richtigen Betrag erhält.

Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit Rechnungsstellung und Zahlungen.

Lösung: 🐸Richten Sie ein automatisiertes Zahlungssystem ein, mit dem Sie alle Lieferanten auf einmal bezahlen können🐸

Ein umfassendes Zahlungssystem, das in Ihre Übersetzungsplattform integriert ist, berechnet automatisch die Auszahlungen für jeden Anbieter und ermöglicht es Ihnen, alle mit einer einzigen Rechnung zu bezahlen. Das Rechnungs- und Zahlungssystem sollte auch die Steuerinformationen für alle Länder enthalten, damit Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.

Machen Sie also immer noch alles auf die „Frosch-im-Topf“-Art? Ist Ihnen bewusst, wie viel Zeit Sie für all diese zusätzlichen Kleinigkeiten in jedem Schritt des Lokalisierungsprozesses aufwenden? Das summiert sich – und vieles davon könnte vermieden werden.

Das Team von Smartcat hat lange und intensiv darüber nachgedacht, wie es Unternehmen am besten dabei helfen kann, ihre Übersetzungsprozesse effizienter zu gestalten – d. h. wie man sie schneller und kostengünstiger machen kann, ohne dabei Abstriche bei der Übersetzungsqualität zu machen. Das Ergebnis ist Smartcat Autopilot.

Smartcat Autopilot dient der Automatisierung wichtiger Teile des Übersetzungsprozesses:

• Suche nach Übersetzern, die Ihren Projektanforderungen entsprechen (Budget, Verfügbarkeit, Spezialisierung usw.)

• Aufteilung der Arbeit, um die Belastung auf die Übersetzer zu verteilen

• Zuweisung von Übersetzungsaufgaben an die ausgewählten Lieferanten

• Sicherstellung, dass die Arbeit in jeder Phase planmäßig verläuft

• Einrichtung automatischer Zahlungen an alle Lieferanten

Durch die Automatisierung all dieser scheinbar einfachen, aber zeitaufwändigen Aufgaben sparen Sie Zeit, halten die Kosten niedrig und stellen sicher, dass die Übersetzungsstandards hoch bleiben.

Sind Sie bereit, aus dem kochenden Wasser zu springen und das Übersetzungsprojektmanagement in Ihrem Unternehmen effizienter zu gestalten?

🐸Zeigen Sie mir, wie ich mit Smartcat Zeit und Geld sparen kann🐸