Lieferantenmanagement und wie man es in Sprachdienstleistungen gut umsetzt

Unter Lieferantenmanagement verstehen wir die Beschaffung, Zuweisung und Pflege von Beziehungen zu den Personen, die die eigentliche Arbeit in Ihrem Übersetzungsunternehmen leisten – Übersetzer, Lektoren, Korrektoren, DTP-Spezialisten usw.

Wie bei jedem komplexen System ist auch das Management von Übersetzungsdienstleistern anfällig für Ineffizienzen und unerwartete Probleme. In diesem Whitepaper zeigen wir die größten Hindernisse auf, mit denen die meisten Sprachdienstleister beim Lieferantenmanagement konfrontiert sind, und geben einige Hinweise, wie diese überwunden werden können.

Selbst wenn Sie über eine große und zuverlässige Datenbank mit Freiberuflern verfügen, gibt es immer wieder Projekte, die ein zusätzliches Maß an Zuverlässigkeit erfordern. Wenn Ihr Text sehr spezifisch ist oder wenn Sie trotz der Beauftragung vieler Freiberufler einen einheitlichen Stil beibehalten müssen, möchten Sie sicher sein, dass die Freiberufler gut und im gleichen Stil übersetzen. Andernfalls kann es passieren, dass Sie am Ende ein Dokument erhalten, das insgesamt ein Durcheinander ist, unabhängig davon, wie gut seine einzelnen Teile sind.

Die Durchführung einer groß angelegten Testkampagne für Übersetzer ist eine echte Herausforderung. Sie müssen Anzeigen in mehreren Jobbörsen und/oder Foren schalten, dann unzählige E-Mails versenden und noch viel mehr beantworten. Dabei erhalten Sie immer wieder dieselben Fragen und führen immer wieder dieselben Diskussionen, sodass Sie viel zu viel Zeit damit verbringen, den Prozess am Laufen zu halten.

Sie haben die Wahl, entweder selbst einen effizienten Prozess aufzubauen oder den Vendor-Management-Service auszulagern. Im letzteren Fall können Sie sich keine Gedanken mehr über administrative Belange machen. Sie senden einfach das Dokument, das Sie für die Bewertung verwenden möchten, an den VM-Anbieter, der dann anhand eines strengen und bewährten Prozesses die Tests für Sie durchführt. Im Idealfall sollten Sie die Tests bequem an einem einzigen Ort überprüfen und alle Freiberufler, deren Tests Sie geprüft haben, schnell zu Ihrem TMS-Tool hinzufügen können, damit Sie sie schnell zu Ihren zukünftigen Projekten einladen können.

Selbst wenn Sie es schaffen, die Tests zu versenden und genügend Antworten zu erhalten, wie können Sie dann genau wissen, welche davon gut sind? Wenn Sie Muttersprachler der Zielsprache sind, ist das eine Sache – aber was ist, wenn Sie es nicht sind? Sie müssen muttersprachliche Korrektoren für diese – und eigentlich für jede – Sprachkombination einstellen. Aber woher wissen Sie, ob Ihre Korrektoren gut sind?

Um aus diesem Teufelskreis herauszukommen, müssen Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen Testprüfern haben und die besten auswählen. Dies ist nur schwer zu erreichen, wenn Sie nicht ständig, jeden Tag Übersetzungstests durchführen. Auch hier können Sie mit einem externen VM-Anbieter sicher sein, dass die Tests der Kandidaten von kompetenten Prüfern durchgeführt werden.

In jedem Geschäft möchten Kunden weniger bezahlen und Anbieter immer mehr verdienen. Die ideale Lösung besteht darin, dass sich beide Seiten in der Mitte treffen, sodass der Kunde das bezahlt, was er sich leisten kann, und der Anbieter das verdient, was er verdient. Leider ist das Ergebnis im Bereich der Übersetzung meist eine unvollkommene Lösung: Der Kunde zahlt weniger, und der Übersetzer schafft es gerade so, seinen Stundensatz hoch genug zu halten, indem er viel schneller arbeitet, als es für eine akzeptable Qualität erforderlich wäre. Dazu kann gehören, dass er seine eigene Arbeit nicht selbst überprüft, eine wörtliche Übersetzung liefert, die nicht natürlich klingt, oder einfach eine leicht überarbeitete maschinelle Übersetzung eingibt, anstatt eine ordentliche Übersetzung anzufertigen.

Das Schlimmste daran ist, dass man im Gegensatz zu beispielsweise einem Taxidienst, bei dem man sofort erkennen kann, ob der Fahrer unachtsam ist, erst dann merkt, dass eine Übersetzung schlecht ist, wenn es bereits zu spät ist – aus den Gründen, die bereits im vorigen Kapitel genannt wurden.

Um die bestmögliche Garantie gegen überteuerte oder leistungsschwache Übersetzer zu erhalten, müssen entweder Sie oder Ihr VM-Anbieter Folgendes tun:

• Halten Sie sich über die Durchschnittspreise für jedes Sprachpaar und jedes Fachgebiet auf dem Laufenden.

• Vermeiden Sie es, jemanden zu beauftragen, dessen Preis weit über dem Marktstandard liegt, es sei denn, es gibt einen zwingenden Grund dafür.

• Verwenden Sie automatisierte Tools, die dabei helfen, maschinelle Übersetzungen zu erkennen, wenn eine menschliche Übersetzung erwartet wird.

Ein allzu häufiger Fehler „junger“ Sprachdienstleister besteht darin, eine groß angelegte Testkampagne ohne konkrete Einstellungspläne durchzuführen – oder schlimmer noch, mit falschen Einstellungsversprechen, die niemals umgesetzt werden. Sie bauen eine Datenbank mit „guten“ Übersetzern auf, die sie für die Zukunft aufbewahren und nutzen möchten.

Aber das funktioniert einfach nicht:

• Übersetzer mögen keine Agenturen, die sie mühsamen Tests unterziehen und dann verschwinden. Das bedeutet nicht, dass sie Ihr Angebot ein Jahr später ablehnen werden, aber die Beziehung wird bis dahin bereits getrübt sein.

• Übersetzer, insbesondere diejenigen, die unbezahlte Tests absolvieren, sind in ihrer Verfügbarkeit sehr unbeständig. In einem Jahr werden Sie möglicherweise feststellen, dass die Hälfte Ihrer „Neuzugänge” nicht mehr als Übersetzer tätig ist.

• Andere werden ihre Preise erhöht haben – was für einen Übersetzer eine natürliche Entwicklung ist –, sodass Ihre ursprünglichen Budgetschätzungen falsch sein werden.

Sie müssen also dafür sorgen, dass die Übersetzer ständig beschäftigt sind, damit sie schnell auf neue Projektanfragen von Ihnen reagieren können. Auch dies ist möglicherweise mit einem externen VM-Anbieter einfacher. Ganz gleich, ob Sie ein Dutzend Übersetzer für ein großes Projekt oder einen Übersetzer für eine seltene Sprachkombination oder ein seltenes Fachgebiet suchen, auf diese Weise finden Sie sie wahrscheinlich schneller als auf eigene Faust.

Schließlich kann man in den meisten Ländern nicht einfach jemanden – z. B. einen Übersetzer – einstellen und bezahlen. Man benötigt „schriftliche Nachweise“: Annahmebescheinigungen, Rechnungen, Berichte und so weiter. Das Schlimmste daran ist, dass diese von Land zu Land unterschiedlich sind, und – man staune – wenn man einen Sprachdienstleister betreibt, zumindest einen mehrsprachigen, ist man zwangsläufig mit Menschen aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Und dann sind da noch die Steuern – jedes Land hat seine eigenen. Wer diese Unwägbarkeiten nicht berücksichtigt, muss mit unerwarteten Gewinneinbußen oder schlimmer noch mit Geldstrafen rechnen.

Obwohl dies kein weit verbreiteter Service ist, können einige Anbieter von Vendor-Management-Dienstleistungen auch den Papierkram übernehmen, sodass Sie sich überhaupt nicht um Formalitäten oder Steuern kümmern müssen. In diesem Fall bezahlen Sie lediglich eine monatliche Sammelrechnung – oder wie anderweitig vereinbart – und sparen so jeden Monat Dutzende von Stunden Zeit.

Bei der Verwaltung Ihrer Übersetzungsprojekte riskieren Sie, an Schwung und Qualität zu verlieren. Um mit dem Markt Schritt zu halten und Ihr Übersetzungsgeschäft am Laufen zu halten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Stellen Sie engagierte Lieferantenmanager ein. Dies könnte die bevorzugte Option sein, wenn Sie ein großes Unternehmen sind und sich zusätzliches nicht-produktives Personal leisten können. Wenn Sie jedoch ein kleines, wachsendes Unternehmen sind, möchten Sie die Kosten für eine ganze Vollzeitstelle – oder mehrere – vielleicht lieber für etwas Effektiveres ausgeben, wie beispielsweise Geschäftsentwicklung, Vertrieb oder Marketing.

2. Beauftragen Sie einen externen Lieferantenmanagement-Anbieter. Durch die Auslagerung der Lieferantenmanagementfunktion sparen Sie nicht nur die zusätzlichen Verwaltungskosten, die mit einem Vollzeitmitarbeiter verbunden sind, sondern befreien sich auch von den damit verbundenen organisatorischen und verwaltungstechnischen Problemen. Außerdem bedeutet die Skaleneffizienz, dass das Team des Anbieters, das sich mit einem viel größeren Lieferantenmanagementvolumen als Sie – oder die meisten Sprachdienstleister – befasst, selbst bei den direkten Kosten erheblich weniger kostet.

Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile, und hoffentlich hilft Ihnen dieses Whitepaper dabei, eine wohlüberlegte Entscheidung zu treffen.