Regulatorischer Druck bringt die weltweite Weiterbildung ins Wanken – So übersetzen Sie SCORM-, Storyline- und Rise-Kurse schneller neu

In den Biowissenschaften muss die Fortbildung mit dem Wandel Schritt halten. Änderungen an Produktbezeichnungen, neue Indikationen, sich wandelnde Vorschriften in den einzelnen Märkten – all dies erfordert eine Aktualisierung der Inhalte, die jeden Lernenden in jeder Sprache erreichen muss, bevor Risiken entstehen. Die Unternehmen, die die Nase vorn haben, sind nicht diejenigen mit den größten Teams. Es sind diejenigen, die sich am schnellsten anpassen können.

In dieser Zusammenfassung unseres kürzlich abgehaltenen LTEN Demo Day-Webinars, führen Genevieve Carbone, Director of Product Marketing bei Smartcat, und Nadia Obukova, Learning Experience Advocate, durch die tatsächlichen Herausforderungen, denen L&D-Teams in regulierten Branchen gegenüberstehen, und demonstrieren einen grundlegend anderen Ansatz für die Lokalisierung mehrsprachiger Kurse.

• Die Anpassungslücke ist der Ort, an dem Compliance-Risiken entstehen. In der Zeit zwischen einer Änderung der Vorschriften und dem Zeitpunkt, zu dem alle Lernenden über die richtige Version verfügen, häufen sich Audit-Risiken an und es kommt zu Fehlern.

• Herkömmliche SCORM-Workflows versagen bei großem Umfang. Die meisten Tools übersetzen lediglich Text, während Videos, Bilder, PDFs und interaktive Tests separat behandelt oder gänzlich auf Englisch belassen werden.

• Ein Upload, ein Workflow, alle Arten von Assets. Der Learning Content Agent von Smartcat übersetzt Texte, Videos, Bilder, Dokumente und interaktive Elemente in einem einzigen durchgängigen Prozess – ohne dass Sie zwischen mehreren Tools hin- und herwechseln müssen.

• Der mehrsprachige Export macht Schluss mit dem Datechaos. Anstelle von fünf separaten Paketen für fünf Sprachen wird alles als eine einzige LMS-kompatible SCORM-Datei mit integrierter Sprachumschaltung exportiert.

• Aktualisierungen werden automatisch übernommen. Wenn sich eine Vorschrift ändert, bearbeiten Sie den Text einmalig, und Smartcat erkennt genau, was sich geändert hat, übersetzt nur den aktualisierten Inhalt neu und überträgt ihn in alle Sprachversionen – bereits freigegebene Inhalte bleiben unverändert.

Bevor wir uns mit der Lösung befassen, lohnt es sich, die Faktoren zu verstehen, die den Bedarf an schnellerer Kurslokalisierung. Dies sind die vier Faktoren, die Smartcat immer wieder von Kunden genannt bekommt:

Richtlinien, Vorschriften und Marktzugangsregeln ändern sich je nach Region. Was im letzten Quartal noch konform war, ist heute möglicherweise nicht mehr konform. L&D-Teams, die in mehreren Regionen tätig sind, sehen sich mit einem Ziel konfrontiert, das sich ständig verändert und niemals stillsteht.

Neue Indikationen, Aktualisierungen der Produktinformationen und Änderungen im Portfolio nehmen kein Ende. Wie Genevieve im Webinar erklärte: „Es gibt keine endgültige Version Ihrer Inhalte. Es gibt nur die aktuelle.“ Diese Tatsache bedeutet, dass die Übersetzung von Schulungsinhalten kein einmaliges Projekt sein kann – sie muss eine kontinuierliche Fähigkeit sein.

Von allen wird erwartet, mit weniger mehr zu erreichen. KI kann dabei helfen, diese Lücke zu schließen, doch in einer stark regulierten Branche birgt unkontrollierte KI nur Risiken. Die Herausforderung besteht darin, KI-Lösungen zu finden, die sowohl schnell als auch konform sind.

Patentabläufe, Preisregulierungen und Druck seitens der Kostenträger führen dazu, dass das Zeitfenster für die Wertschöpfung durch ein neues Produkt immer kleiner wird. Jede Woche Verzögerung ist eine Woche, die Sie nicht zurückgewinnen können. Wenn Ihre Schulungen noch nicht fertig sind, können Ihre Vertriebsteams nicht aktiv werden.

Smartcat definiert die Anpassungslücke als den Zeitraum zwischen dem Zeitpunkt einer Änderung und dem Zeitpunkt, zu dem alle Lernenden in allen Märkten über die korrekte, genehmigte Version verfügen. In den Biowissenschaften ist diese Lücke nicht nur ein operatives Problem – sie ist der Ort, an dem Compliance-Risiken entstehen, sich Prüfungsrisiken häufen und Markteinführungen verzögert werden, weil die Teams nicht rechtzeitig bereit sind.

Genau dieses Problem sollen die KI-Agenten von Smartcat lösen. Wenn sich Vorschriften ändern oder ein Produkt aktualisiert wird, passt sich Ihr Training innerhalb von Stunden an, nicht erst nach Wochen. Die Agenten lernen von Ihren Fachexperten und wenden bei jeder Ausgabe automatisch alle genehmigten Begriffe und Standards an.

Um die Probleme zu veranschaulichen, wurde im Webinar Melissa vorgestellt – eine Instructional Designerin bei einem globalen Life-Science-Unternehmen, die einen Kurs in fünf Sprachen benötigt. Ihre derzeitige Situation wird den meisten L&D-Fachleuten bekannt vorkommen.

Die meisten SCORM-Übersetzungstools können nur Text übersetzen. Videos, beschriftete Bilder, PDFs und interaktive Tests müssen jeweils separat behandelt werden – oder sie bleiben einfach auf Englisch. Dies führt zu einer uneinheitlichen Lernerfahrung und potenziellen Compliance-Lücken.

Eine Überprüfung bedeutet, Dateien zu exportieren, einen Fachexperten ausfindig zu machen und per E-Mail um Feedback zu bitten. Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, was im letzten Quartal genehmigt wurde. Jeder Zyklus beginnt bei Null, und die manuelle Koordination dauert oft länger als die Übersetzung selbst.

Um zu prüfen, wie der Kurs tatsächlich aussieht, muss Melissa ihn exportieren, in Articulate öffnen und dort überprüfen. Ein Problem mit der Schriftart? Es finden, hochladen, manuell anwenden. Textüberlauf? Exportieren, korrigieren, erneut hochladen – und das für jede Sprache. Wenn es dann endlich richtig aussieht, exportiert sie jede Sprache einzeln. Fünf Sprachen bedeuten fünf Dateien, fünf LMS-Uploads und fünf Möglichkeiten, dass etwas nicht synchron ist.

Im ersten Teil der Vorführung wurde gezeigt, wie Smartcat den ursprünglichen Übersetzungsworkflow verändert.

In Smartcats Course Translator Agent von Smartcat können Benutzer das Projekt benennen, die Frist festlegen und die Ausgangssprache auswählen – diese muss nicht unbedingt Englisch sein. Anschließend werden die Zielsprachen ausgewählt. Ob es sich nun um fünf oder zwanzig Sprachen handelt, entscheidend ist, dass alle Sprachen in einem einzigen SCORM-Paket enthalten sind, was zukünftige Aktualisierungen realistisch macht.

Die KI-Übersetzungsprofile basieren auf der „Customer Intelligence Fabric“ von Smartcat, die Terminologie, den Markenton und das Übersetzungsgedächtnis erfasst. Das System lernt aus jeder Änderung, die Fachexperten im Laufe der Zeit vornehmen, sodass die Übersetzungen mit jedem Projekt präziser werden.

Nach dem Hochladen des SCORM-Pakets erkennt Smartcat automatisch alle Inhalte der Datei – nicht nur Text, sondern auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDFs. Benutzer können die Inhalte schnell überfliegen und mit einem Klick auswählen, welche übersetzt, übersprungen oder ein- bzw. ausgeschlossen werden sollen.

Smartcat unterstützt alles von vollständig KI-gesteuerten Übersetzungen bis hin zur Überprüfung durch menschliche Übersetzer. Nutzer wählen die Workflow-Vorlage aus, die zur Arbeitsweise ihres Teams passt. Interne Prüfer oder Linguisten können direkt in das Projekt eingeladen werden, oder Teams können auf Smartcats Marktplatz mit über 500.000 geprüften Übersetzern nutzen.

Sobald die KI-Übersetzung abgeschlossen ist, erfolgt die Überprüfung im Smartcat-Editor – einer speziell für die Lokalisierung von Kursen entwickelten Umgebung.

Der Text wird nebeneinander mit einer Live-Vorschau angezeigt, sodass die Prüfer die Übersetzung stets im tatsächlichen Kontext sehen. Jede Änderung wird sofort in der Vorschau angezeigt. Dadurch entfällt der übliche Hin- und Rückweg zu Articulate, der den Prozess normalerweise verlangsamt.

Der Editor verfügt über eine umfassende Symbolleiste mit professionellen Übersetzungstools, darunter auch KI-Funktionen. Glossare werden automatisch synchronisiert, sodass die Terminologie in allen Sprachen einheitlich bleibt. Dies ist besonders wichtig für regulierte Branchen, in denen bestimmte Begriffe präzise verwendet werden müssen.

Über das Medienmenü können Benutzer zu anderen Inhaltstypen wie Bildern wechseln. Sie können zoomen, die Ausrichtung anpassen, Textgröße und -farbe ändern oder verschiedene Schriftarten auswählen. Für Videos unterstützt der Editor die Überprüfung von Untertiteln und die direkte Videobearbeitung, einschließlich einer umfassenden KI-Voiceover-Bibliothek.

Bei mehreren Sprechern können jedem einzelnen unterschiedliche Stimmen zugewiesen werden. Alle Sprachversionen sind mit einem Klick erreichbar – keine zahlreichen Registerkarten, alles befindet sich in einem Arbeitsbereich.

Im Webinar wurden außerdem die Funktionen zur Storyline-Übersetzung vorgestellt. Benutzer können .story-Dateien hochladen, Text und Foliennotizen übersetzen, zwischen Folien wechseln, Szenen über die integrierte Zeitleiste abspielen und über Ebenen hinweg arbeiten. Medienelemente sind enthalten und können direkt im selben Editor bearbeitet werden.

Die Vorführung wurde unterbrochen, um die Umgestaltung zusammenzufassen:

Früher: Eine SCORM-Datei war lediglich eine Textdatei. Alles andere blieb unberührt oder wurde separat behandelt. Um einen Prüfer hinzuzufügen, musste man die Plattform verlassen, jemanden ausfindig machen und hoffen, dass das Feedback rechtzeitig zurückkam.

Danach: Sie lädt die Dateien einmal hoch, und alle Asset-Typen durchlaufen einen einzigen, vernetzten Workflow. Sie weist die Prüfer direkt in Smartcat zu. Keine Exporte. Keine E-Mail-Verläufe.

Für Melissa ist das der Unterschied zwischen einer Markteinführung, die sich verzögert, und einer, die pünktlich in jeder Sprache und mit allen tatsächlich lokalisierten Inhalten startet.

Im zweiten Teil der Vorführung ging es um das, was traditionell länger dauert als die Übersetzung selbst – den Vorschau- und Exportvorgang.

Vor dem Export führen die Nutzer eine abschließende Überprüfung durch und zeigen eine Vorschau direkt in Smartcat an. Sie können das SCORM-Format anpassen, indem sie benutzerdefinierte Schriftarten hochladen – sobald diese hochgeladen sind, können sie auf alle zukünftigen Kurse angewendet werden. Farbschemata lassen sich anpassen, Navigationsstile ändern und Kurscover bei Bedarf austauschen.

Benutzer können überprüfen, wie der Kurs auf verschiedenen Geräten dargestellt wird, um sicherzustellen, dass die Lernenden überall ein einheitliches Erlebnis haben. Die Sprachversionen lassen sich direkt in der Vorschau vergleichen, indem man zwischen ihnen wechselt – es muss nichts anderes geöffnet werden.

Wenn alles in Ordnung ist, exportieren die Nutzer die Datei und wählen das gewünschte SCORM-Format aus – 1.2 oder 2004. Das ist das Besondere daran: Smartcat unterstützt mehrsprachigen SCORM-Export. Anstelle von fünf separaten Paketen wird alles als ein LMS-fähiger Kurs mit integrierter Sprachumschaltung bereitgestellt.

Benutzer von Storyline können die Datei „translated.story“ direkt zurück in Articulate Storyline exportieren, um die Bearbeitung abzuschließen und auf Layoutprobleme zu prüfen.

Früher: Jeder Überarbeitungsdurchgang war ein Hin- und Her. Exportieren, Articulate öffnen, ein Problem entdecken, zurückgehen, es beheben, erneut exportieren.

Danach: Sie sieht sich die Vorschau direkt in der Plattform an und behebt Probleme sofort. Wenn sie bereit für die Bereitstellung ist: ein Export, eine mehrsprachige Datei, LMS-kompatibel. Nicht fünf Dateien, nicht fünf Uploads – nur eine einzige.

Für ein Team, das Schulungen in mehreren Märkten einer regulierten Branche verwaltet, ist das nicht nur schneller. Es ist eine grundlegend zuverlässigere Arbeitsweise.

Im dritten Teil der Präsentation ging es darum, was nach der Markteinführung geschieht – denn in den Biowissenschaften sind Inhalte nie wirklich fertig.

Drei Wochen nach der Veröffentlichung gibt es eine Aktualisierung der Vorschriften. Ein Absatz muss geändert werden. In Melissas herkömmlicher Arbeitswelt bedeutet das, alle fünf Sprachversionen zu öffnen, die gleiche Änderung in jeder Version manuell vorzunehmen, neu zu exportieren und erneut in das LMS hochzuladen. Wenn ein Dienstleister die ursprüngliche Übersetzung erstellt hat, muss sie diesen gesamten Prozess von Grund auf neu beginnen. Eine einzige Änderung an der Quelle führt zu wochenlanger manueller Arbeit.

In den Biowissenschaften ist das nicht nur ein operatives Problem – es ist ein Compliance-Risiko. Die Lücke zwischen der Aktualisierung einer Vorschrift und dem Zeitpunkt, zu dem alle Lernenden über die richtige Version verfügen, birgt ein Risiko.

Alles, woran Melissa gearbeitet hat, wird in ihrem Smartcat-Arbeitsbereich gespeichert. Anstatt ganz von vorne anzufangen, kehrt sie zum bestehenden Kurs zurück und klickt auf „Bearbeiten“. Dadurch öffnet sich der Canvas-Editor – eine visuelle Umgebung im Builder-Stil, in der sie Änderungen direkt an der Kursstruktur vornehmen kann.

Im Canvas-Editor kann Melissa mit einem Klick die Farben von Blöcken ändern, veraltete Links durch neue ersetzen und auf eine umfassende Bibliothek verschiedener Blöcke zurückgreifen – Textblöcke, Medienblöcke, interaktive Elemente und Wissensüberprüfungen. Sie kann eine neue offene Frage direkt in die Kursstruktur ziehen, Text hinzufügen, das Design anpassen – und schon ist alles fertig.

Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, klickt sie erneut auf „Übersetzen“. Das Schöne an diesem Ansatz: Nur das neue Element wird zur Übersetzung gesendet. Nichts anderes wird verändert. Nichts wird neu übersetzt. Nichts geht kaputt.

Nach wenigen Sekunden erscheint der neue Block in allen Sprachversionen. Alle bestehenden Inhalte bleiben genau so, wie sie waren – freigegeben, geprüft und unverändert. Sobald alles in Ordnung ist, exportiert Melissa das aktualisierte SCORM-Paket und übermittelt es an ihr LMS.

Diese Umstellung ist für die Skalierbarkeit von entscheidender Bedeutung.

Früher: Jedes Update erforderte einen kompletten Neuaufbau in allen Sprachen. Den Anbieter informieren, den Überprüfungszyklus neu starten, erneut exportieren, erneut hochladen.

Danach: Sie nimmt die Änderung einmal vor. Smartcat erkennt genau, was sich geändert hat, übersetzt nur den aktualisierten Inhalt neu und überträgt ihn automatisch in alle Sprachversionen. Alles, was bereits freigegeben wurde, bleibt unverändert.

Das ist nicht nur schneller. Wenn sich die Vorschriften an einem Dienstag ändern, müssen ihre Lernenden nicht wochenlang warten. Sie erhalten sofort die richtige Version. So sieht es aus, wenn die Lokalisierung nicht mehr der Engpass ist.

Zur Erinnerung: Hier ist die Antwort, die Melissa erhalten hat:

• Jeder Asset-Typ —Text, Video, Bilder, Interaktionen—in einem einzigen Workflow übersetzt

• Kein Hin- und Herwechseln zu Articulate, um die Formatierung richtig hinzubekommen

• Ein Export, eine mehrsprachige Datei, bereit für das LMS

• Vier Schritte, die früher in vier verschiedenen Tools durchgeführt wurden, finden nun in einem statt

Für Unternehmen in regulierten Branchen sind Sicherheit und Compliance unverzichtbar. Smartcat ist SOC 2-konform und ISO-zertifiziert, wodurch die Einhaltung der vorgeschriebenen Protokolle für stark regulierte Branchen gewährleistet ist. Die Plattform unterstützt 280 Sprachen, sodass praktisch alle sprachlichen Anforderungen erfüllt werden können.

Über die KI-Übersetzung hinaus verwaltet Smartcat Glossare und Übersetzungsspeicher. Die Übersetzungen werden mit der Zeit immer besser, da Fachexperten oder Korrektoren alle Änderungen direkt in der Plattform vornehmen. Das bedeutet, dass Korrektoren immer weniger Zeit für die Überprüfung aufwenden müssen, da das System die Präferenzen Ihres Unternehmens lernt.

Während der Fragerunde des Webinars wurden mehrere wichtige Fragen behandelt:

Haben der Prozess und die Qualität der KI-Übersetzung die Notwendigkeit einer lokalen Überprüfung überflüssig gemacht?

Die Antwort hängt von der jeweiligen Organisation ab. Obwohl die KI-Übersetzung von Smartcat qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert, behalten viele Unternehmen – insbesondere in regulierten Branchen – die manuelle Überprüfung als obligatorischen Schritt bei, um die Einhaltung der Markenstimme und des Stils sicherzustellen. Der AI Reviewer Agent kann die Hauptarbeit automatisch übernehmen und so den Zeitaufwand für menschliche Prüfer reduzieren, doch die endgültige Entscheidung über die Prüfungsanforderungen liegt bei den Compliance-Anforderungen der jeweiligen Organisation.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Derzeit unterstützt Smartcat Articulate Rise sowie Articulate Storyline. Dynamic SCORM wird ebenfalls unterstützt.

Sind Sie bereit, die Anpassungslücke in Ihrem Unternehmen zu schließen? Smartcat ist stolz darauf, mit führenden Life-Science-Unternehmen weltweit zusammenzuarbeiten, darunter Johnson & Johnson. Vereinbaren Sie eine persönliche Beratung, um zu erfahren, wie der Learning Content Agent Ihre Arbeitsabläufe bei mehrsprachigen Kursen optimieren kann.

Carbone, G., & Obukova, N. (2026). LTEN Demo Day: Regulatorischer Druck bringt L&D ins Wanken – Wie man SCORM-, Storyline- und Rise-Updates beschleunigt [Webinar]. Smartcat. https://www.smartcat.com/events/lten-demo-days-ai-course-translation/

Stanford University. (2025). AI Index Report 2025. Stanford Institute for Human-Centered Artificial Intelligence. https://aiindex.stanford.edu/report/

Haftungsausschluss: Die in diesem Artikel vorgestellten Ergebnisse und Demonstrationen spiegeln den zum Zeitpunkt des Webinars verfügbaren Funktionsumfang wider. Produktfunktionen und unterstützte Formate können sich ändern. Die aktuellsten Informationen erhalten Sie bei Smartcat.