David gegen Goliath – oder wie man als kleiner Sprachdienstleister das digitale Zeitalter aufmischt

Die Content-Economy setzt kleine Übersetzungsagenturen stark unter Druck. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die Inhalte werden immer kürzer, was zu einem höheren Aufwand bei der Ein- und Ausarbeitung von Projekten führt; Kunden verlangen viel mehr Sprachen, wodurch die Anzahl der Mitarbeiter steigt, mit denen man zusammenarbeiten muss; und jeder will Automatisierung, sodass man nicht nur einen Projektmanager, sondern auch einen Entwickler braucht – mindestens!

Manchmal scheint es, als könnten in diesem Umfeld nur die großen Agenturen erfolgreich sein – jene, die in neue Technologien investieren und von Skaleneffekten profitieren können – oder von Risikokapital finanzierte „One-Click-Übersetzungs“-Plattformen, die im Grunde ebenfalls Agenturen sind, jedoch über einen umfangreichen Tech-Stack verfügen.

Heute möchten wir über einen wirklich kleinen Sprachdienstleister sprechen, der sich erfolgreich durch die rauen digitalen Gewässer navigiert – und, wie er selbst zugibt, Spaß daran hat. Unser Gast ist Vova Zakharov, Mitbegründer von Gyglio ⚜️ Grows you global.

Lassen Sie uns zunächst ein paar Worte über Ihr Unternehmen sagen. Oder vielleicht: Woher kommt dieser ungewöhnliche Name, Gyglio? Wie spricht man ihn übrigens aus?

(lacht) Es heißt „jee-lyo“ und ist eigentlich eine Abkürzung für „grows you global“, wobei die Betonung auf „grows“ liegt. Der Gedanke dahinter ist, dass wir unseren Kunden nicht nur Übersetzungen liefern wollen – wir möchten ihnen helfen, ihre Wurzeln weltweit auszubreiten und sich auf jedem Markt fest zu etablieren.
Daher der Slogan, das Lilien-Maskottchen (⚜️ — Sc), der Name – der übrigens aus dem Italienischen übersetzt „Lilie“ bedeutet –, der Baumhintergrund auf unserer Website und das allgemeine „vegetative“ Gefühl, das wir vermitteln (lacht).

Gyglio.com – Startseite

Nun, wir sind eigentlich nur zwölf Übersetzer in zwölf verschiedenen Sprachpaaren. Das war von Anfang an so. Die Sache war die: Wir kannten uns schon eine Weile und wussten, dass wir gute Übersetzer waren, ja sogar großartige. Also dachten wir, wir könnten einfach zu gleichen Teilen Geld investieren, um eine minimale Online-Präsenz aufzubauen und uns als Agentur zu positionieren, die Übersetzungen in diese zwölf Sprachen anbietet und die Arbeit in den anderen Sprachpaaren untereinander aufteilt. Wie naiv wir doch waren (lacht)!

Warum war das naiv?

Nun, wir können zwar etwa 80 % der Arbeitslast selbst bewältigen, aber es gibt immer diese 20 %, die sich auf wundersame Weise als die für den Kunden wichtigsten herausstellen (lacht). Selbst wenn man den Luxus hat, sich die verantwortungsbewusstesten und verständnisvollsten Kunden aussuchen zu können, die normalerweise bei großen Projekten eine Woche im Voraus Bescheid geben, gibt es dennoch gelegentlich dringende Aufträge. Was sagt man ihnen in diesem Fall? „Tut mir leid, aber suchen Sie sich doch jemanden, der schneller ist?“

Ja, das könnte wohl nicht funktionieren. Wie geht ihr denn mit solchen dringenden Projekten um?

Jetzt kommt der spaßige Teil, denn wir haben ja Smartcat, oder (lacht)? Aber Spaß beiseite: Smartcat ist hier eine riesige Hilfe. Zusätzlich zu unserem zwölfköpfigen „Kernteam“ haben wir ein paar Dutzend Übersetzer und Lektoren, auf die wir zurückgreifen können, wenn der Arbeitsaufwand zu groß ist.

Haben Sie diese Übersetzer und Lektoren auf Smartcat gefunden?

Meistens ja, aber nicht alle. Was mir besonders gut gefällt, ist, dass sogar diejenigen, die wir zu Smartcat geholt haben, dort mittlerweile als Freiberufler tätig sind – mit ansprechenden Profilen, umfangreichen Portfolios und vielen positiven Kundenbewertungen.

Hast du keine Angst, dass sie dich verlassen könnten?

Pff. Man kann niemanden verlassen, dem man nicht gehört. Es erstaunt mich immer wieder, wie manche Agenturen ihre Übersetzer als ihr Eigentum betrachten. Jeder, mit dem ich zusammenarbeite, kann frei entscheiden, mit welchem Kunden er zusammenarbeiten möchte. Außerdem empfehle ich sie gerne jedem weiter, der glaubt, den Prozess selbst bewältigen zu können. Der wahre Wert einer Agentur liegt darin, Menschen zu führen, nicht darin, Menschen zu versklaven.

Das leuchtet ein. Warum kümmern sich dann nicht alle Kunden selbst um die Verwaltung ihrer Übersetzer?

Manche tun das auch. Im Allgemeinen liegt das jedoch zu weit außerhalb ihres eigentlichen Kerngeschäfts, und sie würden mehr Geld dafür ausgeben, effektive Prozesse aufzubauen – oder die Folgen zu beseitigen, wenn dies nicht gelingt. Deshalb brauchen die meisten Unternehmen einen schnellen, professionellen und agilen Lokalisierungspartner in Form einer kleinen Agentur.

Wie schafft es also eine kleine Agentur mit nur zwölf Übersetzern, ihren Kunden einen agilen Prozess zu ermöglichen?

Mit Smartcat geht das ganz einfach. Man braucht zwar ein wenig lokalisierungstechnisches Wissen, wie zum Beispiel den Umgang mit APIs und das „Tanzen mit den Tamburinen“, wie wir in Russland sagen, aber im Allgemeinen handelt es sich um einen einmaligen Aufwand, der sich schnell auszahlt.

Lassen Sie uns etwas konkreter werden. Nehmen wir an, ich bin Entwickler von mobilen Apps, bringe jede Woche ein neues Update heraus und möchte, dass es über Nacht in zwanzig Sprachen erscheint. Was würdet ihr tun?

Komisch, dass du das gerade erwähnst – wir haben einen Kunden genau wie dich (lacht)! Okay, lasst uns hier mit meinem Glücksstift ein paar Diagramme zeichnen, und ihr verwandelt das dann in euer schickes kubistisches Kunstwerk.

Das ist Suprematismus.

Suprematismus, Verzeihung. Also, los geht’s:

Ich hoffe, das erklärt sich von selbst. Die Teile mit der Git-Integration werden über Serge.io abgewickelt, ich bin mir ziemlich sicher, dass es einen Hilfeartikel gibt, der erklärt, wie man das konfiguriert [den gibt es tatsächlich, hier ist er – Sc]. Der Teil mit den Benachrichtigungen und der Zuweisung läuft halbautomatisch, da man vor dem Versenden der Einladungen an die Übersetzer manuell überprüfen möchte, ob alles in Ordnung ist, aber das dauert nur etwa zwei Minuten – vor allem mit der neuen Schaltfläche „Meinem Team zuweisen“, ein großes Lob dafür!

Und wie lange würde es sonst dauern?

Es würde einfach gar nicht passieren (lacht)! Ich meine, die andere Möglichkeit wäre, dass der Kunde seine Zeichenfolgen selbst herunterlädt, sie dir per E-Mail schickt, auf deine Bestätigung wartet, sie dann in ein paar Tagen von dir erhält und sie wieder hochlädt. Glaubst du, die würden sich die Mühe machen? Und du müsstest das ganze Hin- und Herschicken cha-cha-cha erledigen, um was, fünf Dollar zu verdienen?

Kostet es bei einer automatisierten Einrichtung nicht immer noch nur fünf Dollar?

Das stimmt, aber das sind fünf Dollar, die man in zwei Minuten verdient, also 150 Dollar pro Stunde. Nicht schlecht, wenn du mich fragst. Wenn man, sagen wir, zehn solcher Kunden hat, sind das fünfzig Dollar pro Woche für nur 20 Minuten Arbeit. Ein Kinderspiel!

Und was ist, wenn es mehr als nur ein paar Zeichenfolgen sind und die Frist trotzdem über Nacht läuft?

Dann ist es nicht gerade ein Kinderspiel (lacht)! Na ja, in diesem Fall nehmen wir hier diese kleine Änderung vor:

Was bedeutet „rocket-assign“?

Ha-ha, das fragst du am besten deinen Produktmanager (lacht). Nun, es bedeutet, dass wir Einladungen an ein Dutzend Freiberufler verschicken, und der Erste, der die Einladung annimmt, bekommt den Auftrag. Im Idealfall würdest du stattdessen „bike-assign“ verwenden – noch ein brillanter Begriff aus deinem Produktteam –, was bedeutet, dass du sehen kannst, wer von ihnen die Einladung angenommen hat, und einen oder mehrere von ihnen auswählen kannst. Aber in dem von dir beschriebenen dringenden Szenario ist das kein Luxus, den wir uns leisten können.

Es gibt also verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu verwalten?

Genau, und das ist übrigens einer der großen Vorteile von Smartcat. Man kann es auf viele, viele verschiedene Arten nutzen. Ein typisches Projekt? Beauftragen Sie Ihr internes Team. Ein ziemlich dringendes Projekt? Beauftragen Sie Freiberufler. Ein Projekt, das „schon gestern fertig sein sollte“? Laden Sie weitere Freiberufler ein und nutzen Sie den „Raketenmodus“. Ein riesiges Projekt? Teilen Sie die Arbeit unter ihnen auf – was sich ebenfalls ganz einfach über dieselbe Benutzeroberfläche für die Auftragserteilung erledigen lässt.

Das können wir uns auch notieren:

Also, verwaltest du alle deine Projekte alleine? Oder stellst du Projektmanager ein?

Bei der derzeitigen Arbeitsbelastung, also einer sechsstelligen Wortzahl pro Monat, kann ich so gut wie alle Projekte selbst bewältigen. Wenn ich aber beispielsweise in den Urlaub fahre, kann ich auch andere Leute hinzuziehen. Das ist jedoch eher die Ausnahme. Ein Problem dabei ist, dass es nicht allzu viele Projektmanager gibt, die Smartcat tatsächlich optimal nutzen können. Und das ist ein großer Nachteil für sie! Deshalb mein Aufruf an alle Übersetzungs-Projektmanager, die das hier vielleicht lesen: Bringt euch das Handwerk bei, tragt euch auf dem Smartcat-Marktplatz ein und arbeitet als freiberuflicher Projektmanager – es lohnt sich auf jeden Fall!

Apropos Geld: Wie verwaltest du dein gesamtes Geschäft in Bezug auf Preise, Zahlungen und so weiter?

Ja, das ist vielleicht der wichtigste Vorteil bei der Nutzung von Smartcat. Selbst wenn wir mit veralteten Desktop-CAT-Tools, dem Versenden von Dateien per E-Mail und so weiter – wir würden mit manuellen Zahlungen nicht zurechtkommen. Das meine ich ernst! Rechne es doch mal grob durch: Du hast zwölf Übersetzer, jeder mit seinem eigenen Tarif und in seinem eigenen Land. Sie haben ein Dutzend weitere Übersetzer, die Sie von Fall zu Fall hinzuziehen. Sie haben Ihren eigenen Prozentsatz als Projektmanager. Zählen wir die damit verbundenen Probleme doch mal an den Fingern ab:

Frage eins: Wie berechnet man das alles? In Excel? Adios Produktivität, hola Stress.

Frage zwei: Wie bezahlt man eigentlich? Manche Länder akzeptieren PayPal-Zahlungen, andere nicht, wieder andere verlangen einen unglaublichen Papierkram zwischen dir und dem Freiberufler, damit die Zahlung überhaupt zustande kommt.

Frage drei: Wo bewahrt man das Geld auf? Eines muss man sagen: Der Betrieb einer Übersetzungsagentur ist ein Geschäft mit extrem geringen Gewinnspannen. Man führt vielleicht ein Projekt im Wert von 10.000 Dollar durch, und der eigene Anteil daran beträgt gerade einmal 1.000 Dollar. Sie müssen also nicht nur die zehn Riesen erhalten, sondern sich auch um sie kümmern – und dabei das Risiko tragen, sie aus irgendeinem Grund zu verlieren. Nur wenige, wenn überhaupt, Agenturen berücksichtigen dieses Risiko bei der Gewinnprognose. Und ich kenne mehr als eine, die in Konkurs gegangen ist – und dabei ihren guten Ruf verloren hat –, weil sie ihre Freiberufler nicht bezahlen konnte.

Mit Smartcat ist das kein Thema. Ihre Freiberufler erhalten das Geld in dem Moment, in dem Sie das Geld erhalten. Tatsächlich können Sie einfach Ihren gerechten Anteil erhalten und müssen die anderen 90 %, die anderen Personen zustehen, nie einbehalten oder sehen.

Frage vier: Wie bewältigen Sie den ganzen Papierkram? Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bin kein großer Fan davon, mich mit den Finanzbehörden auseinanderzusetzen. Ich würde lieber mein Geschäft betreiben und jemand anderen die rechtlichen Kopfschmerzen übernehmen lassen. Und genau das macht Smartcat.

Vier Finger hoch – betrachten wir das also als Daumen hoch für Smartcat. Ich bin mir sicher, dass ihr daraus eine hübsche Infografik machen könnt (lacht).

^{Das schaffen wir!}

Können wir das Ganze also mit einer Zusammenfassung Ihres Lebens „vor und nach Smartcat“ abrunden?

Eigentlich habe ich meine Hausaufgaben gemacht (lacht)! Ich habe hier einige Vorher-Nachher-Zahlen, von denen ich hoffe, dass sie für Ihre Leser nützlich sind. Natürlich gibt es viele Faktoren, die die Leistung einer Agentur beeinflussen, aber ich habe nur diejenigen aufgeführt, bei denen der Effekt durch den Einsatz von Smartcat offensichtlich ist.

So sieht die Rechnung aus:

Du hast unseren Designern heute eine Menge Arbeit beschert.

Ich weiß. Grüß Ilya und sein Team von mir (lacht).

Bevor wir zum Schluss kommen: Welche drei Tipps würdest du anderen kleinen Agenturen da draußen mit auf den Weg geben?

Bleibt klein (lacht)! Okay, mal sehen. Drei, richtig?

1. Wachst mit Bedacht. Nehmt euch nicht mehr vor, als ihr bewältigen könnt. Der Ruf ist alles in unserer Branche – ruiniert ihn nicht, indem ihr ein entscheidendes Projekt vermasselt.

2. Nutzt Technologie, aber bleibt menschlich. Ersteres ist ein Kinderspiel: Entweder man ist technikaffin oder man verschwindet vom Markt. Aber da die Technik den Großteil der Routinearbeit übernimmt, sind es eure menschlichen Beziehungen – zu euren Kunden, Partnern, Übersetzern –, die zum wichtigsten Unterscheidungsmerkmal werden.

3. Und schließlich: Ihr schafft das. Es mag so aussehen, als sei dieses digitale Zeitalter nur etwas für die Giganten, aber das ist es nicht. Eigentlich bin ich mir ziemlich sicher, dass kleinere Kunden – all diese Start-ups mit großartigen Ideen und Risikokapital im Rücken (zwinker, zwinker) – mehr davon profitieren könnten, mit einem kleinen, agilen Anbieter zusammenzuarbeiten als mit einem Giganten mit dreihundert Niederlassungen weltweit, dem das alles eigentlich egal wäre. Also ja, du schaffst das – und genieße den Prozess. Ich tue es jedenfalls.

Lasst uns dieses digitale Zeitalter rocken! ?

Das werden wir. Danke, Vova, und viel Erfolg beim Ausbau von Gyglio weltweit!

Ha-ha, danke, viel Erfolg auch dabei, die „Purple Power“ in die Welt zu tragen!