Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung einer Fallstudie, die ursprünglich auf der Website des Migration Policy Institute veröffentlicht wurde. Die Autorin der Fallstudie ist Peggy Liao, Fachreferentin für Sprachzugangsprogramme und -politik bei der Stadt Seattle.
Wenn wir über sprachlichen Zugang sprechen, denken wir oft an die Bereitstellung von Dolmetscherdiensten, um Menschen mit eingeschränkten Englischkenntnissen (LEP) dabei zu helfen, mit Behördenmitarbeitern zu kommunizieren und am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen. Doch Übersetzungen sind genauso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger.
Die Stadt Seattle hat dies aus erster Hand erfahren, als sie ihr Sprachzugangsprogramm während der COVID-19-Pandemie überarbeitete. Die Stadt hatte lange Zeit auf einen dezentralen Ansatz bei der Übersetzung gesetzt, beschloss jedoch, diesen zu zentralisieren, um einen echten Zugang für Einwohner mit Migrations- und Flüchtlingshintergrund zu gewährleisten.
In dieser Fallstudie werfen wir einen Blick darauf, wie die Stadt Seattle ihre Übersetzungsdienste zentralisiert hat, welche Vorteile sich daraus bisher ergeben haben und welche Schritte andere Städte unternehmen können, um ihre eigenen Sprachzugangsprogramme zu verbessern.
Das Problem: Ein dezentraler Ansatz für die Übersetzung
Vor der Zentralisierung ihrer Übersetzungsdienste verfügte die Stadt Seattle über ein dezentrales System, bei dem jede Abteilung selbst dafür verantwortlich war, Sprachdienstleistungen nach Bedarf extern zu beauftragen. Dieser fragmentierte Ansatz war ineffizient und führte häufig zu Doppelarbeit und Qualitätsschwankungen.
Da es keine zentrale Datenbank gab, in der alle Übersetzungen gespeichert wurden, kam es vor, dass verschiedene Abteilungen dasselbe Dokument mehrfach übersetzten. Neben erhöhten Kosten konnte dies auch dazu führen, dass ein und derselbe Begriff in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich übersetzt wurde, was bei Einwohnern mit eingeschränkten Sprachkenntnissen (LEP) Verwirrung und Frustration auslösen konnte.
Da die Stadt während der Pandemie mit einer beispiellosen Nachfrage nach Übersetzungsdienstleistungen konfrontiert war, kam sie zu dem Schluss, dass ein optimierter und zentralisierter Ansatz erforderlich sei.
Die Lösung: eine zentrale Anlaufstelle für Sprachdienstleistungen
Als ersten Schritt zentralisierte die Stadt Seattle die Übersetzung von Dokumenten. Zu diesem Zweck bildete sie ein Team aus mehr als 50 professionellen Übersetzern aus der lokalen Bevölkerung, um Materialien in die 20 am häufigsten gesprochenen Sprachen in Seattle zu übersetzen. Das „Language Access Team“ des Amtes für Einwanderungs- und Flüchtlingsangelegenheiten (OIRA) wurde zur zentralen Anlaufstelle für Übersetzungsdienstleistungen.
Zweitens beschloss die Stadt, ein computergestütztes Übersetzungstool (CAT) einzusetzen, um ihre Zentralisierungsbemühungen zu unterstützen. Nach Prüfung verschiedener Optionen entschied sich die Stadt für Smartcat, eine cloudbasierte CAT-Plattform. Dank ihrer Online-Verfügbarkeit war der Zugriff für die über verschiedene Standorte verteilten Mitarbeiter der Stadt einfach, und ihre zahlreichen Funktionen – wie Übersetzungsspeicher, Glossare und Tools zur Qualitätssicherung – trugen dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Prozess zu beschleunigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Die Plattform ermöglicht zudem die Abrechnung aller Dienstleister in einem Schritt, was den Beschaffungsprozess rationalisiert.
Wurden früher dieselben Dokumente unter Umständen von verschiedenen Abteilungen mehrfach übersetzt, gibt es nun ein zentrales Repository für alle Übersetzungen, sodass jede Abteilung bei Bedarf darauf zugreifen und diese wiederverwenden kann.
„Wenn Abteilungen ein Projekt einreichen, das einem früheren Projekt ähnelt, erinnert das System die Übersetzer an bereits übersetzte Inhalte“, sagt Peggy Liao, Spezialistin für Sprachzugangsprogramme und -richtlinien der Stadt. „Sowohl das Translation Memory als auch die Terminologiedatenbanken sorgen für eine einheitliche und professionelle schriftliche Kommunikation in der jeweiligen Sprache.“
Der Ablauf: von der Anfrage über die Übersetzung bis zur Bezahlung
„Allein die Lieferantenmanagement-Funktion von Smartcat hat uns jährlich etwa 1.000 Stunden an Verwaltungs- und Projektmanagementaufwand eingespart (das entspricht einer halben Vollzeitstelle), indem sie unseren Papierkram und die Zahlungen an die mehr als 50 Linguisten automatisiert hat, die wir regelmäßig aus unserer lokalen Community beauftragen“, fügt Peggy hinzu. „Die automatische Übersetzungstechnologie von Smartcat, Smartwords, ermöglicht es uns, bereits übersetzte Inhalte problemlos wiederzuverwenden, und hat unsere Übersetzungskosten um 17 % gesenkt. Für eine Stadtverwaltung machen diese Zahlen einen großen Unterschied bei der Zuweisung unserer Ressourcen, um unseren Gemeinden besser dienen zu können.“
Mit dem neuen System kann das Language Access Team nun Anfragen nach Übersetzungsdienstleistungen wesentlich effizienter bearbeiten.
So funktioniert es:
Jeder Mitarbeiter der Stadtverwaltung kann ein Dokument über das Smartcat-Portal einreichen. Er sieht sofort die Kosten und kann später den Fortschritt verfolgen.
Das Language Access Team sieht das Projekt in seinem Smartcat-Arbeitsbereich erscheinen und weist es Community-Übersetzern zu.
Die Community-Übersetzer melden sich bei Smartcat an und sehen eine tabellarische Oberfläche, in der der Originaltext in Sätze unterteilt ist, die als Zeilen dargestellt werden. Auf der linken Seite sehen sie den Originaltext und geben die Übersetzung auf der rechten Seite ein.
Wenn mehrere Übersetzer an demselben Dokument arbeiten, können sie den Fortschritt der anderen in Echtzeit verfolgen und Kommentare hinterlassen. Das Gleiche gilt für alle Korrektoren oder Lektoren, die die Übersetzung überprüfen müssen.
Dabei haben die Übersetzer Zugriff auf Übersetzungsspeicher – also die Datenbank mit bereits übersetzten Inhalten. Sie müssen diese auch nicht manuell durchsuchen – sobald Smartcat eine Übersetzung „erkennt“, die sie bereits angefertigt haben, wird diese als Vorschlag angezeigt.
Die Übersetzer können zudem auf Terminologiedatenbanken, auch „Glossare“ genannt, zugreifen, in denen sie bestimmte Wörter oder Ausdrücke nachschlagen können, deren Übersetzungen als Standard genehmigt wurden.
Sobald die Übersetzung fertig ist, kann das Language Access Team sie sofort einsehen, ohne dass Dateien hochgeladen oder per E-Mail versendet werden müssen.
Zweimal im Monat erstellt das Team auf der Plattform eine Rechnung über alle im Monat fertiggestellten Übersetzungen. Nach Begleichung der Rechnung verteilt Smartcat die Gelder entsprechend an die Übersetzer.
Die Vorteile: eine barrierefreiere Stadt
Bislang hat die Stadt Seattle durch die Zentralisierung ihrer Übersetzungsdienste in verschiedener Hinsicht eine Reihe von Vorteilen erzielt, darunter:
Gleichberechtigter Zugang. Durch die Bündelung aller Sprachdienstleistungen an einem Ort ist es der Stadt gelungen, einen gleichberechtigten Zugang für Einwohner mit Migrations- und Flüchtlingshintergrund zu gewährleisten. Nun können Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation besser koordiniert werden, da alle Abteilungen auf denselben Übersetzungsbestand zurückgreifen.
Einheitliche Kommunikation. Der Einsatz von Übersetzungsspeichern und Terminologiedatenbanken durch die Stadt hat dazu beigetragen, eine einheitliche und professionelle Kommunikation in der jeweiligen Sprache über alle Abteilungen hinweg sicherzustellen. Übersetzungsspeicher und Glossare tragen dazu bei, dass derselbe Begriff jedes Mal auf dieselbe Weise übersetzt wird, sodass es keine Verwirrung oder Frustration bei Einwohnern mit eingeschränkten Sprachkenntnissen (LEP) gibt.
Effiziente Arbeitsabläufe. Der Einsatz von Technologie hat dazu beigetragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Übersetzungsprozess zu beschleunigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Da nun alle Abteilungen Zugriff auf denselben Übersetzungspool haben, müssen keine Doppelarbeiten mehr geleistet werden und es besteht keine Sorge mehr vor Inkonsistenzen.
Lokale Arbeitskräfte. Durch die Zusammenarbeit mit Übersetzern aus der Gemeinde konnte die Stadt die lokale Arbeitskräftebasis unterstützen. Auf diese Weise haben Einwohner mit Migrations- und Flüchtlingshintergrund nicht nur besseren Zugang zu städtischen Dienstleistungen, sondern auch die Möglichkeit, für die Stadt zu arbeiten und einen Beitrag zu ihrer Gemeinschaft zu leisten.
Das Fazit: Was andere Städte von Seattle lernen können
Die Geschichte der Stadt Seattle ist keineswegs einzigartig. Tatsächlich stehen viele andere Städte und Gemeinden vor denselben Herausforderungen, wenn es um den sprachlichen Zugang geht. Dies ist besonders relevant in der aktuellen geopolitischen Lage, in der Hunderttausende von Flüchtlingen und Einwanderern in Städte auf der ganzen Welt strömen.
Die Erfahrungen der Stadt Seattle können anderen Kommunen dabei helfen, ihre eigenen Programme zur sprachlichen Barrierefreiheit zu verbessern, indem sie diese fünf wesentlichen Schritte umsetzen:
Eine zentrale Anlaufstelle. Durch die Ernennung eines Vollzeitmitarbeiters für die Sprachzugangspolitik kann die Stadt sicherstellen, dass dem Programm die gebührende Aufmerksamkeit zuteilwird.
Standardisierung. Durch den Aufbau von Terminologiedatenbanken und die Nutzung von Übersetzungsspeichern kann die Stadt sicherstellen, dass ihre Übersetzungen einheitlich und von hoher Qualität sind.
Lokale Gemeinschaften. Durch die Zusammenarbeit mit lokalen professionellen Sprachdienstleistern oder Übersetzern aus der Gemeinde kann die Stadt lokale Arbeitskräfte unterstützen.
Technologie. Durch den umsichtigen Einsatz von Technologie kann die Stadt Arbeitsabläufe optimieren und den Übersetzungsprozess beschleunigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.
Austausch bewährter Verfahren. Durch den Beitritt zu einem regionalen Netzwerk für sprachlichen Zugang kann die Stadt bewährte Verfahren mit anderen Kommunen austauschen und aus deren Erfahrungen lernen.
Dank der von Smartcat angebotenen Lokalisierungslösungen können Städte einen ganzheitlicheren und koordinierteren Ansatz für den Sprachzugang verfolgen. Durch die Zentralisierung ihrer Übersetzungsdienste können sie einen gleichberechtigten Zugang für alle Einwohner, effiziente Arbeitsabläufe und eine einheitliche Kommunikation über alle Abteilungen hinweg gewährleisten.
