Wie Topcon die Lokalisierung ohne ein großes Lokalisierungs-Team skaliert hat

Topcon skalierte die KI-Übersetzung in den Bereichen Technik, technische Dokumentation, Marketing und eLearning, indem Smartcat-KI-Prüfagenten mit einem menschlichen Korrekturleser kombiniert wurden und alles über Vorlagen abgewickelt wurde. Das Ergebnis: Eine Überprüfung von 5.000 Segmenten in 31 Sprachen, die früher zwei Wochen dauerte, wird jetzt über Nacht fertiggestellt, und die übersetzte Benutzeroberfläche wird innerhalb weniger Tage statt zweimal im Jahr ausgeliefert.

In einer kürzlich durchgeführten Smartcat-Webinar-Sitzung setzte sich Brittany Clark, Senior Director of Product Marketing bei Smartcat, mit Michelle Quirke, Program Engagement Manager bei Topcon, zusammen, um zu analysieren, wie Topcon dieses Ziel erreicht hat: den Workflow, die Metriken, die Vertrauen schufen, und die Lektionen, von denen sie sich wünschte, sie hätte sie schon vor zehn Jahren gekannt.

• Geschwindigkeit ohne Einbußen bei der Qualität: Smartcat-KI-Review-Agenten überprüfen jede Datei in etwa einer Stunde, sodass ein Job mit 31 Dateien, der am Ende des Tages gestartet wird, am nächsten Morgen für das menschliche Korrekturlesen bereit ist.

• Daten statt Bauchgefühl führten zur Abschaffung des internen Überprüfens: Topcon hat das obligatorische Überprüfen von E-Learning im Land eingestellt, nachdem ein Bericht zeigte, dass die Prüfer weit unter 5 % des Inhalts als Änderungen vornahmen.

• Jede KI-Änderung wird erklärt: Der Prüf-Agent hinterlässt einen Kommentar zu jedem Segment, das er bearbeitet, und bietet Projekt-Eigentümern eine Transparenz, die sie bei reinen Human-Workflows nie hatten.

• Vorlagen sind der Hebel zur Skalierung: Zuweisungs- und Projektvorlagen machen die Lokalisierung mit wenigen Klicks für Teams möglich, die nicht täglich in Smartcat arbeiten.

• Die weiter Grenze ist Content Governance: Topcon möchte, dass KI als Hilfe dient, um doppelte, widersprüchliche und veraltete Inhalte zu finden, bevor sie überhaupt als Übersetzung verarbeitet werden.

Topcon ist ein weltweiter Hersteller von Präzisionstechnologie, einschließlich Maschinen, die in der Landwirtschaft intensiv genutzt werden. Seine Übersetzung-Reise begann in Lateinamerika, wo viele Maschinenbediener kein Englisch sprechen – und Topcon keine Handbücher auf Portugiesisch oder Spanisch hatte.

Ein Support-Manager in der Region begann damit, Smartcat zu nutzen, um kurze Kurzanleitungen für Kunden und Händler zu übersetzen. Michelle wurde gebeten zu beurteilen, ob die Plattform zweckmäßig war. „Ich habe es mir angesehen und wurde dann einfach hineingezogen“, sagte sie.

Die Anfangszeit war schmerzhaft. Die ersten beiden Handbücher, die Topcon übersetzte, waren Word-Dateien, die viele Menschen im Laufe der Jahre bearbeitet hatten. Nach der Übersetzung verbrachte Michelle 30–40 Stunden damit, sie wieder zusammenzusetzen, wobei sie jedes Mal, wenn sie eine Seite neu ausrichtete, versteckte Bilder und verstreuten Text fand.

Heute leistet sie Support für Teams in den Bereichen Engineering, technische Dokumentation, Marketing und E-Learning – ohne ein großes, dediziertes Lokalisierungs-Team.

Das Modell von Topcon basiert auf zwei Prinzipien: Eigentümerschaft und risikobasierte Beteiligung.

• Geschäftsbereiche sind für ihre eigene Übersetzung selbst verantwortlich. Jedes Team übernimmt die Verantwortung für seinen Workflow, damit die Arbeitsbelastung nicht auf eine Person zurückfällt.

• Inhalte mit hohem Risiko unterliegen einer aktiven Aufsicht. UI-Strings im Bereich Engineering können bis zu 20.000 Wörter und 5.000–6.000 Segmente umfassen. „Wenn wir uns irren, dann irren wir uns gewaltig“, sagte Michelle. Daher überprüft sie UI-Projekte im Voraus und sperrt Segmente, die sich nicht ändern dürfen.

Diese Struktur, kombiniert mit KI, veränderte den Veröffentlichungsrhythmus. Wo das Engineering früher zwei große Übersetzungs-Updates pro Jahr auslieferte, betreiben einige Teams heute Live-Projekte, die wöchentlich oder monatlich kleine Updates bereitstellen. Sogar die UI-Übersetzung ist innerhalb weniger Tage fertig.

Für das eLearning ist die Zeitersparnis konkret: Michelle hat etwa 2,5 Stunden gemessen, die pro Kurs und Sprache gespeichert wurden. Ein in neun Sprachen lokalisierter Landwirtschaftskurs speichert etwa 22 Stunden praktischer Arbeit.

Ein KI-Prüfungsagent ist ein KI-Mitarbeiter, der übersetzte Inhalte im Kontext prüft – wobei Terminologie, Bedeutung und Konsistenz kontrolliert werden – und Segmente bei Bedarf bearbeitet, bevor ein menschlicher Korrekturleser den letzten Durchgang vornimmt.

Der Kern-Workflow von Topcon für das eLearning sieht folgendermaßen aus:

1. KI-Übersetzung erstellt den ersten Entwurf.

2. Ein KI-Agent für kontextuelle Überprüfung überprüft und korrigiert es.

3. Ein Smartcat-Marktplatz-Korrekturleser schließt die abschließende Überprüfung durch einen menschlichen Prüfer ab.

Topcons unternehmensweite Regel ist einfach: KI-Agenten sind im Workflow willkommen, solange ihnen immer ein Mensch folgt.

Marketing ist weiter an der Reihe. Sein aktueller Workflow verwendet zwei Marktplatz-Phasen plus ein internes Überprüfen. Der geplante Workflow fügt einen KI-Agenten zur kontextuellen Überprüfung und einen SEO-Agenten hinzu, gefolgt von einem Marktplatz-Korrekturleser. Internes Überprüfen wird für neue Produkte zu einer optionalen Erweiterung zum Hinzufügen, nicht zu einer Standard-Phase.

Michelle führte einen direkten Vergleichstest durch. Während sie untersuchte, warum sich langjährige Benutzeroberflächen-Übersetzungen unerwartet geändert hatten, schlug sie eine Plausibilitätsprüfung für eine Produkt-Benutzeroberfläche vor, die seit Jahren live war – in 31 Sprachen.

Sie ließ Smartcat-KI-Agenten die Benutzeroberfläche überprüfen. Zum Vergleich erstellte sie auch separate Agenten mit Microsoft Copilot, die darauf beschränkt waren, nur die von ihr bereitgestellten Inhalte zu überprüfen.

Die anderen Agenten konnten das Volumen nicht bewältigen und ihre Ergebnisse wichen ab – „eine Weile ging es gut, und dann sind sie einfach abgedriftet.“ Die KI-Überprüfung hebt bedenkliche Bereiche hervor, und Menschen treffen die endgültige Entscheidung darüber, welche Änderungen umgesetzt werden.

Jahrelang fügte Topcon eine abschließende interne Phase zum Überprüfen hinzu. Die Überprüfung im Land ist ein Schritt, bei dem ein muttersprachlicher Mitarbeiter, der das Produkt kennt, die Übersetzung vor der Veröffentlichung überprüft. Es ist eine bewährte Praxis, und die Forschung in regulierten Bereichen wie der Bewertung klinischer Ergebnisse empfiehlt dies nach wie vor. Bei Topcon erledigten jene, die überprüften, dies jedoch zusätzlich zu ihren Vollzeit-Jobs.

Michelle nutzte die Berichterstattung von Smartcat, um jedes E-Learning-Projekt zu überprüfen und zu messen, wie viele Änderungen die internen Prüfer tatsächlich vorgenommen haben. Das Ziel war alles unter 5 %, und die meisten Projekte lagen deutlich darunter.

Währenddessen war die Phase ein Engpass. Einige Projekte verharrten ein ganzes Jahr lang in der internen Überprüfung, und ihnen hinterherzulaufen nahm mehr von Michelles Zeit in Anspruch als jeder andere Teil des Prozesses.

Topcon hat also vor etwa 18 Monaten bis zwei Jahren das interne Überprüfen aus dem eLearning entfernt. Der Beweis lag in den Kursen selbst: Mitarbeiter, Support-Mitarbeiter und Händler müssen sie abschließen, sodass sie die übersetzte Qualität aus erster Hand sehen. Sobald andere Teams die Daten und die Ergebnisse sahen, zog die technische Dokumentation nach und behielt das interne Überprüfen nur für einige Handbücher neuer Produkte bei.

Michelle lieferte einen präzisen Vorher-Nachher-Vergleich für einen Job mit rund 5.000 Segmenten in 31 Sprachen. Sie löst alle 31 Dateien auf einmal aus, stellt für heute fertig und hat sie für das menschliche Korrekturlesen am weitern Morgen bereit.

Diese Geschwindigkeit erstellt Optionen. Wenn ein Produkt-Team mitteilt, dass eine Sprache nur dann freigegeben wird, wenn die Übersetzungen bis zu einer Deadline vorliegen, kann Topcon nun sofort einen reinen KI-Erstentwurf liefern – damit das Team die Benutzeroberfläche auf dem Bildschirm überprüfen kann –, während ein menschlicher Korrekturleser die finale Version innerhalb von zwei Tagen fertigstellt.

Der Smartcat-Überprüfungs-Agent hinterlässt zu jedem Segment, an dem er Änderungen vornimmt, einen Kommentar mit der entsprechenden Begründung. Menschliche Übersetzer geben typischerweise nur dann einen Kommentar ab, wenn sie eine Klärung benötigen.

Diese Kommentare sind nun Topcons bestes Instrument, um andere Teams ins Boot zu holen: Zeigen Sie ihnen die Bearbeitungen und die Begründung. Ein langjähriger Marktplatz-Übersetzer validiert sogar die Kommentare des Agenten und hinterlässt manchmal ein einziges Wort – „großartig“. Wie Michelle es ausdrückte, ist es ein Wort, aber es sagt alles.

Standardisieren Sie den Workflow und blenden Sie die Komplexität hinter Vorlagen aus. Eine Workflow-Vorlage ist eine gespeicherte Gruppe von Phasen, Auftragnehmern und linguistischen Ressourcen, die jedes neue Projekt automatisch übernimmt, sodass Nutzer eine Vorlage auswählen, anstatt ein Projekt von Grund auf neu zu konfigurieren.

Als Michelle zum ersten Mal interne Teams schulte, gab es keine Vorlagen. Jeder Nutzer musste lernen, wie man ein Projekt erstellt und welche linguistischen Ressourcen angehängt werden müssen. Jetzt erledigen Zuweisung und Projektvorlagen – zusammen mit Connectors von Adobe Experience Manager (AEM) und Adobe Workfront – diese Arbeit automatisch.

Für gelegentliche Nutzer bedeutet das ein paar Klicks und der Job ist erledigt. Für Michelle bedeutet dies, dass sie nicht mehr täglich jedes Projekt überwacht. Benachrichtigungen teilen ihr mit, wenn etwas Aufmerksamkeit erfordert; ansonsten „läuft es von selbst“.

Eine schnellere Übersetzung offenbart ein größeres Problem: zu wissen, welche Inhalte aktuell sind. Die Inhalte von Topcon stammen aus dem Support, dem Produktmanagement, von Fachexperten und technischen Redakteuren. Mit der Zeit entstehen so nahezu doppelte Kurzanleitungen und Handbücher, die geringfügig voneinander abweichen.

Die Regulierung erhöht den Einsatz. Eine neue EU-Vorgabe bedeutet, dass Konformitätserklärungen ohne Login verfügbar sein müssen, und Länder wie Frankreich verlangen den gesamten Produktinhalt in der Landessprache, bevor ein Produkt verkauft werden darf.

Topcon reagiert darauf mit der Einführung von Simplified Technical English für kürzere, besser wiederverwendbare Handbücher, der Tätigkeit als Verfasser in AEM und dem Schutz einer einzigen Quelle der Wahrheit, sodass eine einmal vorgenommene Änderung überall aktualisiert wird. Michelle erkundet auch den kommenden Content Update Coworker von Smartcat, der bestehende Inhalte überprüft und empfiehlt, was zu erstellen oder zu aktualisieren ist, damit ein interner Experte dies genehmigen kann.

Ihre Bitte an Smartcat: sich auf beiden Seiten noch weiter in den Workflow hineinzuerstrecken – vor der Übersetzung und danach. Der Grund, warum es wichtig ist, ist der Kunde.

Das deckt sich mit dem, was wir marktweit beobachten: Laut dem Global Growth Bericht 2026 von Smartcat bauen 96 % der Unternehmen ihre mehrsprachigen Inhalte aus.