Haben Sie genug von sich wiederholenden Aufgaben und komplexen Übersetzungsprojekten? Entdecken Sie, wie die Projektvorlagen von Smartcat Ihren Arbeitsablauf optimieren können. Erfahren Sie, wie Sie Zeit sparen, Konsistenz gewährleisten und Ihren Prozess optimieren können – ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Projektmanager sind oder gerade erst anfangen.
Warum Projektvorlagen der beste Freund eines Projektmanagers sind
Projektvorlagen helfen Ihnen, viel Zeit und Mühe zu sparen, indem sie sich wiederholende Aufgaben und Prozesse automatisieren. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erhalten ein neues Übersetzungsprojekt. Sie könnten Stunden damit verbringen, manuell einen Projektplan zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und Termine festzulegen. Oder Sie könnten einfach eine Projektvorlage verwenden, die Sie bereits erstellt haben. Das würde Ihnen Zeit und Aufwand sparen, und Sie könnten sofort mit dem Projekt beginnen.
Projektvorlagen sparen Ihnen nicht nur Zeit, sondern helfen Ihnen auch dabei, Konsistenz und Genauigkeit im Projektmanagement zu gewährleisten. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, können Sie sicher sein, dass alle Ihre Projekte nach demselben Ablauf ablaufen. Dies trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und stellt sicher, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.
Schließlich können Projektvorlagen dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Wenn alle dieselbe Vorlage verwenden und damit vertraut sind, sorgt dies für einheitliche Abläufe und den Aufbau von Know-how. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und Effizienz zu steigern und die Arbeit an Projekten angenehmer zu gestalten.
„Dank des Smartcat-Arbeitsbereichs können wir schnell Vorlagen mit leicht anpassbaren Einstellungen erstellen. Das geht viel schneller als früher, und das Smartcat-Team steht uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Wir sind begeistert von dem Vorlagensystem!“
Fallstricke bei der Nichtverwendung von Vorlagen
Werden keine Vorlagen verwendet, kann es bei Projekten zu Problemen wie Inkonsistenzen, Fehlern und Ineffizienzen kommen, die zu Störungen im Arbeitsablauf führen und möglicherweise die Projektergebnisse beeinträchtigen.
Inkonsistenz: Ohne Vorlagen besteht ein höheres Risiko für inkonsistente Arbeitsabläufe und Schwankungen in der Übersetzungsqualität aufgrund manueller Abweichungen bei der Einrichtung.
Erhöhte Fehlerquote : Die manuelle Projekteinrichtung kann zu mehr Fehlern und Versehen bei der Aufgabenzuweisung, der Inhaltsvorbereitung und der Projektkonfiguration führen.
Zeitverschwendung : Das Fehlen von Vorlagen führt zu sich wiederholenden manuellen Aufgaben, wodurch Zeit verschwendet wird, die für die eigentliche Übersetzung und das Projektmanagement genutzt werden könnte.
Passen Sie Ihre Projektvorlagen an
Eine Projektvorlage ist eine Funktion der Smartcat-Plattform – ein vorkonfiguriertes Rahmenwerk, in dem Sie Folgendes festlegen können:
Vorlagenname – wählen Sie einen Namen, der einen Bezug zu Ihrer Abteilung oder Ihrer Projektart herstellt
Übersetzungsworkflow – umfasst verschiedene Phasen wie KI-Übersetzung, Überprüfung durch einen Menschen, Bearbeitung, Korrekturlesen, Transkreation usw. Sie können so viele Phasen hinzufügen, wie Sie möchten. Am häufigsten wird die Kombination aus KI-Übersetzung und menschlicher Bearbeitung verwendet
Ausgangs- und Zielsprachen
Projekteigenschaften, wie z. B. Fristen
Sprachressourcen, wie z. B. Übersetzungsspeicher, Glossare
Regeln für Sprachressourcen, z. B. wann Phrasen aus dem Übersetzungsspeicher verwendet werden
Konfiguration der Zuweisungen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten einer Projektvorlage
Durch die Anpassung Ihrer Übersetzungsvorlage können Sie Ihren Übersetzungsprozess optimieren und so stets effiziente und qualitativ hochwertige Übersetzungen gewährleisten.
Um eine Projektvorlage zu erstellen, wählen Sie in Ihrem Smartcat-Arbeitsbereich Projektvorlage erstellen aus.
Wählen Sie zunächst einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage, der deren Zweck widerspiegelt. Wenn die Vorlage beispielsweise für juristische Dokumente gedacht ist, könnten Sie sie „Vorlage für die Übersetzung juristischer Dokumente“ nennen.
Wählen Sie als Nächstes den „AI Human Translation“-Workflow, der KI-Übersetzung mit menschlicher Überarbeitung kombiniert, um optimale Effizienz und Qualität zu gewährleisten.
Legen Sie die Ausgangs- und Zielsprachen für das Übersetzungsprojekt fest. Smartcat unterstützt über 280 Sprachen und ermöglicht es Ihnen so, jedes Publikum weltweit anzusprechen.
Legen Sie außerdem die Projekteigenschaften fest, wie z. B. die Projektfristen, die Beschreibung und das Thema. Diese Angaben helfen dabei, Ihr Projekt den am besten geeigneten Linguisten zuzuordnen.
Ergänzen Sie Ihre Vorlage durch die Auswahl der richtigen sprachlichen Ressourcen wie Glossare und Übersetzungsspeicher. Diese Ressourcen gewährleisten Konsistenz in Bezug auf Terminologie, Formulierungen und Tonfall in all Ihren Übersetzungen. Sie können außerdem Regeln für sprachliche Ressourcen festlegen und so definieren, wie und wann diese während des Übersetzungsprozesses angewendet werden sollen.
Schließlich können Sie die Aufgabenzuweisungen innerhalb der Projektvorlage konfigurieren. Definieren Sie für dieses Projekt Workflow-Phasen, die KI-Übersetzung, Korrekturlesen, Lektorat und viele weitere Optionen umfassen. Legen Sie Fristen und andere Projektmeilensteine fest, um eine termingerechte Lieferung sicherzustellen.
Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, können Sie diese auch beim Start neuer Projekte verwenden, um sicherzustellen, dass das Projekt stets denselben Prozessen folgt und jedes Mal zuverlässig die richtigen sprachlichen Ressourcen oder Fachexperten einsetzt.
Erstellen Sie eine Auftragsvorlage, um Ihre Übersetzungsaufträge zu automatisieren
Um eine Auftragsvorlage zur Automatisierung Ihrer Übersetzungsaufträge in Smartcat zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf der Seite „Aufgaben“ Ihres Projekts auf „Aufgabenvorlage erstellen“.
2. Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein und wählen Sie die Projekt-Tags und das Thema aus.
3. Fügen Sie eine Workflow-Phase hinzu und geben Sie die Sprache an, in der die Aufgaben erstellt werden sollen.
4. Fügen Sie einen Mitarbeiter aus Ihrem Team oder einen Fachexperten vom Smartcat Marketplace zu dieser Aufgabe hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche „Lieferanten hinzufügen“ klicken.
5. Legen Sie die Einstellungen für den Auftrag fest, wie z. B. das Abgabedatum, Anweisungen für die Übersetzer und die Qualitätsanforderungen.
6. Speichern Sie die Aufgabenvorlage, um sie für zukünftige Projekte zu verwenden.
Wenn Sie ein neues Übersetzungsprojekt anlegen, können Sie die von Ihnen erstellte Auftragsvorlage auswählen, um automatisch Aufträge für Ihre Lieferanten zu generieren. Das spart Zeit und gewährleistet Konsistenz in Ihrem Übersetzungsprozess. Sie können die Auftragsvorlage bei Bedarf auch für bestimmte Projekte anpassen. Schließlich ermöglicht Ihnen die automatische Ausführung, Ihre Vorlagen sofort und ganz ohne manuellen Aufwand zu nutzen.
Nutzen Sie die KI-Zuweisung, um Übersetzungsprüfungsaufgaben automatisch dem am besten geeigneten Linguisten auf dem Smartcat Marketplace zuzuweisen.
Mit Smartcat können Sie mithilfe von KI Übersetzungsprüfungsaufgaben automatisch an den am besten geeigneten Linguisten aus dem Smartcat Marketplace zuweisen.
Ein wesentlicher Vorteil des Einsatzes von KI bei der Zuweisung von Aufträgen besteht darin, dass dadurch Zeit und Aufwand im Übersetzungsprozess eingespart werden. Durch die Automatisierung der Auswahl des am besten geeigneten Linguisten für eine bestimmte Übersetzungsaufgabe lässt sich der Aufwand für die Beschaffung neuer Ressourcen erheblich minimieren – was an sich schon eine große Herausforderung darstellt.
Darüber hinaus trägt die KI-gestützte Zuweisung dazu bei, eine gleichbleibende Qualität Ihrer Übersetzungen zu gewährleisten, indem Linguisten ausgewählt werden, die über die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen.
Der von Smartcat verwendete Algorithmus zur Auswahl der Auftragnehmer berücksichtigt bei der Auswahl des besten Linguisten für eine bestimmte Aufgabe mehrere Faktoren. Dazu gehören die Gesamtbewertung des Linguisten, seine Erfahrung im jeweiligen Fachgebiet, seine Verfügbarkeit und sein Standort. Der Algorithmus berücksichtigt zudem die Leistung des Linguisten bei früheren Aufgaben sowie etwaiges Feedback anderer Nutzer.
Zusätzlich zum automatischen Auswahlverfahren für die Zuweisung können Sie weitere Kriterien festlegen, um sicherzustellen, dass der zugewiesene Linguist Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. So können Sie beispielsweise den Bildungsgrad, die Berufserfahrung, positive Bewertungen und Bewertungsnoten angeben.
Schließlich können Sie auch Ihr Budget festlegen und die KI-Suche nach Linguisten innerhalb Ihres Budgets durchführen lassen.
